3 Yhteistä tapahtumatoimintaa Vältettävät virheet

Puhtaiden kokemusten lisäksi paras tapa tapahtumasuunnittelijalle on vielä parempi tapahtumasuunnittelija osallistumalla vieraaseen tehtävään. Useimmat tapahtumasuunnittelijat viettävät taaksepäin koordinoivan tapahtuman kestoa, mutta tapaaminen tapahtuman kautta asiakkaiden silmissä voi olla silmän avautumista.

Koska vierailu on tapahtumasuunnittelijan sijaan, saat tilaisuuden tarkkailla tapahtumatoimintojen henkilökuntaa toiminnasta, josta on usein helpompi havaita, mikä toimii hyvin - ja mikä ei.

Seuraavassa on kolme virheitä, joita näet todennäköisesti huonosti hoidetuissa tapahtumissa, sekä vinkkejä näiden tapahtumien välttämiseksi.

Virheellinen rekisteritila

Kun vieraat kävelee rekisteröintitaulukkoon, tapahtuman henkilökunnan tulee olla tervetullut ja valmis auttamaan vieraita - riippumatta tilanteesta.

Se ei ole palveluhenkinen tai edes kohtelias olettaa, että joku, joka kävelee rekisteröintitaulukkoon, ei kuulu tapahtumaan. Tästä huolimatta tämä voi tapahtua, jos henkilöstöä ei ole valmisteltu tai tiedotettu asianmukaisesti. Muistuta tapahtuman henkilökuntaa, että rekisteröintitaulukko edustaa isännän ja tapahtuman takana olevaa organisaatiota. Henkilökunnan tulee tervehtiä kaikkia vieraita rekisteröintitaulukossa ja kysyä, ovatko he paikalla tapahtuman tai isännän nimen kirjautumisessa tapahtumaan. Jos virhe on tehty, useimmat vieraat voivat itse korjata ja anteeksi itsensä. Jos näin ei ole, henkilökunnalle olisi annettava ohjeita siitä, miten tilanteeseen päästään parhaiten.

Kunnollisuus menee pitkälle tapahtumatoiminnoissa.

Messy Event Setup

Useimmissa paikoissa siivous puhdistaa tapahtumapaikan, ja juhlatilaisuudet henkilökunnalle suorittavat asetukset. Jos juhlapalvelu laskee lasin ja ei siroa sirpaleita, niin sirut pysyvät lattialla - ellei tapahtuman henkilökunta puhdista.

Rikkoutuneet lasit ja muut roskat eivät ainoastaan ​​jätä kauheaa kuvaa, mutta ne voivat myös aiheuttaa turvallisuuden vaaran. Siksi parhaat tapahtumasuunnittelijat tulevat aina 1-2 tuntia ennen aloitusaikaa tarkkailemaan asennusta ja suorittamaan alueen läpikäyntiä ja etsimään lasia ja muita esineitä 30 minuuttia ja vielä 15 minuuttia ennen tapahtumaa. Jos jokin on paikoillaan, tapahtumasuunnittelija voi tuoda sen juhlatilaisuuksiin.

Ill-Timed Clean Up

Jokaisesta tapahtumasta järjestetään kaksi (joskus kilpailevaa) aikataulua: järjestäjien asialistalla ja tapahtumapaikan henkilökunnan työaikataululla. Tapahtumasuunnittelijan vastuulla on varmistaa, että molemmat ovat sopivasti synkronoituna.

Ohjelman esitys tai keynotapahtuma tapahtuu yleensä jonkinlaisen saapumisvastaanoton jälkeen, joka voi sisältää rekisteröintitaulukoita, ruokaa ja juomia.Siivous- ja repäisytoimien ajoitus on siksi suunniteltava huolellisesti, jotta se ei häiritse tai keskeytä ohjelman ohjelma. Kun puhdasta ja repäisemistä ei käsitellä tapahtumatoimintojen henkilökunnalla ennen aikataulua, tapahtumasuunnittelija saattaa huomata, että taulukot ja muut kohteet voidaan poistaa suoraan isäntien tai vieraiden kaiuttimien edessä ja häiritä kaikkia huoneeseen.

Pitäisikö tapahtumasuunnittelijoiden pitää muistuttaa juhla-johtajia, milloin heidän henkilöstönsä on työskenneltävä ja milloin heidän pitäisi olla hiljaa? Vastaus on kyllä.

Bottom Line

Vaikka hyvin hoidetut paikat ja ahkera tapahtumaoperaattorit ja henkilöstö tekevät tapahtumasuunnittelijan työn helpommaksi, tällainen täydellinen tapahtumien suorittaminen ei aina ole mahdollista. Suuri tapahtumasuunnittelijat tekevät jokaisesta yksityiskohdasta tapahtuman toteuttamisesta liiketoimintaansa. He viettävät aikaa keskustella kokoonpanon, tapahtumapalvelun ja juhlakonseptien kanssa ennen tapahtumaa ja valvovat tapahtumatoimintoja ennen, aikana ja jälkeen, jotta varmistetaan paras mahdollinen tapahtuma asiakkaalle.