Tapahtumien budjetoinnin täydellinen opas

Tapahtumien budjetin tasapainottaminen on yksi suurimmista haasteista, jotka suunnittelijat kohtaavat, ja useimpien rahaongelmien perimmäinen periaate voidaan jäljittää alkuperäisiin keskusteluvaiheisiin. On aina parasta aloittaa tapahtuman suunnitteleminen käytettävissä olevien taloudellisten resurssien suhteen eikä päinvastoin. Alla olevat tiedot auttavat arvioimaan kustannuksia ja tunnistamaan alueet, joilla voit leikata niitä.

Outline-tapahtumien suunnittelukulut

Kulut voivat olla peräisin monista eri lähteistä, kun ajattelet kaikkia toimintoja, jotka liittyvät funktioon.

Ilmeisimpiä ovat ruokailu ja paikanvaraus, mutta lista vain kasvaa sieltä. Asia on, että yhdestä kustannusluokasta voi olla tuhoisaa vaikutusta per henkilösi menot. Napsauta tästä kattavan luettelon tapahtumamenoista.

Kysymyksiä asiakkaille

Tapahtumasuunnittelijana tehtävänne on tarjota asiantuntija-apua sekä tapahtuman koordinoinnissa että taloushallinnossa. Muista, että asiakkaasi haaveilee täydellisyyttä, ja tämä voi helposti pilata heidän tuomionsa, mikä on verotuksellisesti mahdollista. Aika kuroa talousarvion ja odotusten välinen kuilu on aivan alusta asti. Usein kertaa se on niin yksinkertaista kuin kysymys oikeista kysymyksistä ja budjetin laatiminen ensimmäisen kokouksen aikana. Napsauta tätä, jos haluat kysyä kysymyksiä.

Perustapahtuman budjetin perustaminen

Kun sinulla on näkemys tapahtumasta ja arvio siitä, kuinka paljon rahaa sinulla on työskennellä, on lopulta aikaa rakentaa talousarvio.

Tärkeä vaihe tässä on kertoa asiakkaillemme, että tapahtumien budjetit ovat "työskentelyluonnoksia", jotka todennäköisesti muuttuvat, kun lisää tietoja tulee. Muista, että harvoilla asiakkailla on kokemusta osallistumisvaihteluihin liittyvistä kustannuksista ja maksuista, joten parasta rakentaa 10% puskurivyöhykkeellä, jotta varoja ei loppuisi.

Klikkaa tästä saadaksesi lisää vinkkejä perusbudjetin rakentamiseen.

Tapahtumasuunnittelupalkkiot

Tietenkin sinun on sisällytettävä suunnittelumaksut budjettiin, ja tämä voi olla joihinkin kiinnostava aihe. Tapahtumasuunnittelijoilla on useita tapoja periä palveluistaan ​​alkaen suorista maksuista prosenttipalkkioihin. Loppujen lopuksi kyse on keskipitkän tiedon löytämisestä, jonka molemmat osapuolet voivat sopia. Varmista, että maksurakenne on dokumentoitu sopimuksessa ja sisällyttää se kustannukseksi kaikissa talousarvion luonnoksissa. Napsauta tästä tarkistaaksesi tapahtumasuunnittelijoiden vakiopalkkiojärjestelmät.

Tapahtumakustannusten leikkaaminen

Harvoin työskentelet tapahtumalla, jolla on rajoittamaton budjetti. Enemmän kuin todennäköisesti saavutat pisteen suunnitteluprosessissa, jossa on tehtävä päätöksiä kustannusten leikkaamisesta. Täällä kokenut tapahtumasuunnittelija voi todella loistaa auttaa asiakkaitaan.Tavoitteena on selvittää, mitkä vaihtoehdot ovat suurin vaikutelma vieraille. Esimerkiksi, jos käytät vähemmän keskuskappaleita gourmet-jälkiruokinnan säilyttämiseksi? Joissakin tapauksissa suunnittelija voi käydä kuluja ja neuvotella uudelleen tai leikata alueilta, joilla vieraat eivät koskaan huomaa. Napsauta tästä, jos kuusi aluetta kohdennetaan kustannussäästöihin.

Audio / visuaalisten kulujen hallinta

Valaistus ja äänentoistolaitteilla on suuri vaikutus tapahtuman esittelyyn, mutta sillä on myös suuri vaikutus talousarvioon.

Kun otetaan huomioon muut A / V-kustannukset, kuten projektorit, internetyhteys ja videopalvelut, tämän luokan ei tule kestää kauan, jotta se olisi yksi budjettisi suurimmista numeroista. Napsauta tästä, miten voit estää A / V-tarpeiden liiallisen käytön.

Edullisten markkinointivaihtoehtojen löytäminen verkossa

Markkinointi on toinen kustannus, joka voi kasvaa eksponentiaalisesti, jos et saa tuloksia heti. Saalis on tietysti se, että ellei markkinoita tehokkaasti, ei ole tarpeeksi osallistujia tukemaan tapahtumakustannuksia. Siksi on järkevää käyttää niin monta vapaata tai edullista vaihtoehtoa, että se levittää alkuperäisen sanan tulevasta tilanteesta. Onneksi internetissä on paljon keinoja, joita voit harkita. Napsauta tästä kuudesta edullisesta ideoista.

Suuri häät suunnittelu pienellä budjetilla

Häät ovat tärkeä esimerkki tapahtumista, joissa budjetit voivat haastaa kulut.

Jokaisen häämäärän taustalla on todellisten ihmisten perhe, jolla on muita taloudellisia velvoitteita harkita, ennen kuin he käyttävät suurta päivää. Useimmat häät koordinaattorit ymmärtävät tämän, mutta parhaimmat tietävät, miten maksimoida jokaisen dollarin häät talousarvio. Vaikka yritysten tapahtumasuunnittelijat työskentelevät muussa ympäristössä kuin häät suunnittelijat, on paljon opittava siitä, miten häät ammattilaiset hoitavat budjettejaan. Katso nämä vinkit pienen budjetin kääntämiseksi isoksi häämalliksi.