Vaiheittainen konferenssin suunnitteluopas

Konferenssin järjestäminen alusta lähtien vaatii valtavan määrän ennakointia ja tiedonkeruuta. Koko prosessi voi kestää parin vuoden riippuen ryhmän koosta, mutta onnistuu käynnistämään onnistunut konferenssi yhdellä vuodella, jos voit tehdä nopeita päätöksiä.

Konferenssin suunnittelun todellisuus on se, että ilman kokemusta voit menettää paljon aikaa yli-ajattelemalla pieniä yksityiskohtia, kun tarkastellaan tärkeämpiä kysymyksiä.

Jotta prosessi yksinkertaisemmaksi ensimmäisillä ajastimilla, olemme hahmottaneet tärkeimmät vaiheet samalla kun saat linkit yksityiskohtaisiin yksityiskohtaisiin läpivienneihimme kullekin kohteelle. Tuloksena on konferenssin suunnitteluopas, joka auttaa sinua aloittamaan kiinteän mallin.

Vaihe 1: Käsittele konferenssinne

Jokainen tapahtuma alkaa visio, mutta sinun on muutettava näkemäsi sanoiksi ja numeroiksi, jotta voidaan mitata kustannuksia ja tehdä tietoisia suunnittelupäätöksiä. Ensin sinun on aloitettava perusasiat, kuten kuka, mitä, milloin, missä ja miksi.

Lue lisää: Tapahtumasuunnittelu 101: Luominen olennaiset tiedot

Vaihe 2: Liiketoimintasuunnitelman luominen

Ellei konferenssia rahoiteta avustuksella tai organisaatiolla, sinun on kartoitettava, missä rahaa tulevat ja mihin sitä käytetään. Tämän yhtälön ensimmäinen osa, tulot, olisi laskettava suunnitteluprosessin alussa.

Nyt, jotta voit asettaa hinnan konferenssiin, sinulla on oltava käsitys siitä, mitä aiot tarjota osallistujille. Sinun matkasuunnitelma ja kaiuttimien kokoaminen ovat myyntitekijä mahdollisille rekisteröijille.

Vaihe 3: Paikkojen ja palveluiden vertailu

Kun olet tarkemmin määritellyt, milloin konferenssi järjestetään ja kuinka monta henkilöä haluat osallistua, voit aloittaa ostoksen sopivaan paikkaan.

Pidä mielessä, että paikkakohtaisi valinta myös määrittää catering- ja audiovisuaaliset kulut. Tämä johtuu siitä, että useimmat konferenssikeskukset ja tapahtumamajat vaativat sinun käyttävän omia palvelujaan paikan päällä tapahtuviin tapahtumiin.

Useimmissa konferensseissa on tarjottava eräänlainen yöpymispaikka alueen ulkopuolella matkustaville. Tämä välttämättömyys luo toisenlaisen näkökulman asemaan päätöksentekoon.

Lue lisää:

• Jokaisen tapahtumapaikan arviointi
• 10 vinkkejä tarjoajien palkkaamiseen

Vaihe 4: Rekisteröijien rekrytointi ja hallinnointi

Jopa suosituimmista konferensseista täytyy tehokkaasti markkinoida tapahtumia täyttääkseen kaikki istuimet talossa. Osallistuminen on tärkein tekijä tapahtuman menestyksen kannalta. Hyvät läsnäololuvut tuovat tuloja ja sponsorointimahdollisuuksia. Ja enemmän rekisteröityneitä henkilöitä lisäävät kysynnän mainos- ja osallistumishakuihin.Pitkä tarina lyhyt, jos voit piirtää väkijoukon, kaikki muu sijoittuu paljon helpommaksi.

Rekisteröinnin hallinta vaikeutuu, kun tapahtuma kasvaa. Tällöin online-rekisteröintijärjestelmä auttaa sinua seuraamaan numeroita, prosessimaksuja ja järjestämään tietoja.

Lue lisää:

• Online-tapahtumarekisteröintiratkaisut
• 6 edullisia tapoja markkinoida konferenssisi verkossa

Vaihe 5: Suunnittelu paikan päällä

Lopuksi, konferenssista, voit alkaa miettiä paikan päällä olevia yksityiskohtia. Tämä sisältää sen, kuinka osallistujat käyvät konferenssissa, kunkin huoneen yleinen asettelu ja ruoan ja juoman jakelu. Tämä on osa konferenssin suunnittelua, jota useimmat ihmiset liittyvät tapahtumasuunnitteluun. Paras tapa koordinoida kaikkia yksityiskohtia on käydä läpi matkareittiasi vieraillesi. Kuvittele, miten he ajattelevat ja toimivat jokaisella päivällä ongelmien ratkaisemiseksi ennen kuin he syntyvät.

Lue lisää:

• Suosittuja neuvotteluhuoneen pohjapiirroksia
• Järjestelmän tehokas rekisteröintitaulukko
• Ilmoitusstrategiat konferenssivirtojen hallitsemiseksi

Vaihe 6: Näyttelyn hallinnan vinkit

tai kokouspohjan, jossa sponsorit ja myyjät vuokraavat tilaa tuotteidensa edistämiseksi.

Tämä voi olla erittäin tuottoisaa tilaisuutta konferenssille, jos järjestät kaiken hyvin. Muista kuitenkin, että näyttelyalue vaatii sekä aikaa että resursseja, joten varmista, että olet valmis hallitsemaan useiden myyjien tarpeita ennen kuin sitoudut tähän muotoon.

Lue lisää:

• Liikevaihdon ja kulut kaupan messuilla