Pilvi sekoittaa? Vihjeitä palveluntarjoajan valitsemiseen

Myös tietokoneavusteiset lakimiehet, jotka haluavat luottaa toimistopohjaisiin palvelimiin antamaan "eetterin" varastointi hyvässä uskossa, voivat helposti pilata pilvipalveluiden nykyiset palvelut. Kun he syövät viimeisen kiinnittimen työpöydälle tai jopa kannettavaan tietokoneeseen, asianajajat kohtaavat erilaisia ​​vaihtoehtoja pilvipohjaiselle tallennukselle. Niin paljon kuin jotkut meistä ovat houkutelleet valitsemaan ensimmäisen palveluntarjoajan, joka lupaa tehdä työstä ja tehdä sen turvalliseksi, toiset ehkä mieluummin perusteellisempaan lähestymistapaan ennen kuin luovutetaan tiedot taivaan suuriin tietokoneisiin.

Tämä kirjailija kertoi Dallas-pohjaiselle Legal Workspace -perustajalle ja toimitusjohtajalle Joe Kellylle siitä, miten juristit ja muut oikeudelliset kentät saattavat lähestyä siirtymistä palvelimesta pilviin ja mitä he saattavat etsiä. Keskusteluamme seuraa.

Lori Tripoli: Onko asianajajia vielä paljon vastustettu säilyttääkseen asiakirjansa pilvessä?

Joe Kelly: On vähän. Mutta on uuden sukupolven asianajajia, jotka arvostavat, että he eivät ole sidottuja palvelimelle toimistossaan, joten he voivat työskennellä turvallisesti missä tahansa. Jotkut tietoturvaajat ajattelevat, että tiedot ovat turvallisempia toimistossa tai palvelimessa, mutta tosiasia on, että jos ne ovat yhteydessä Internetiin, heidän tietonsa ovat paljon turvallisempia jonkun kanssa, kuten meillä, palomuurimme, tehon varmuuskopiot, tunkeutumisen havainnointi- ja ehkäisyjärjestelmät ja kaikki nämä asiat, jotka tulevat datakeskuksiin.

LT: Miten asianajajat yleensä päättävät, mitä pilvipohjaista varastointiyritystä käyttää? Onko olemassa muita tekijöitä lisäksi hinta, helppokäyttöisyys ja turvallisuus?

Joe Kelly: Siellä on paljon kuluttajatason vaihtoehtoja, jotka ovat hyviä, mutta eivät tarjoa erikoistuneita sovelluksia ja palveluja asianajajille. Missä olemme todella erilaiset, palkkaamme ihmisille, jotka ovat työskennelleet lakimiesten hyväksi, ja saimme heidät sertifioituina kaikille tukemillemme sovelluksille, mikä on erittäin hyödyllistä maahanmuutto- tai vientikysymyksissä.

Mikä tekee yrityksesi tuotteesta paremman kuin esimerkiksi Dropboxilla?

Joe Kelly: Dropbox on vain tiedostojen tallennus ilman monia toimintoja ja takeita, joita useimmat juristit pitävät tarpeellisina. Esimerkiksi tietyt sähköisesti tallennetut tietueet suojataan sairausvakuutuksen siirrettävyyden ja vastuullisuuden lain (HIPAA) nojalla, ja edellytetään, että katetut yhteisöt, kuten lääkärit ja vakuutusyhtiöt, säilyttävät luottamuksellisia tietoja koskevia tiukkoja turvallisuusvaatimuksia. Jos asianajotoimisto työskentelee katetulle yritykselle, se voi olla myös HIPAA-vaatimusten alainen. Meillä on HIPAA-yhteensopiva tarjonta, joka täyttää nämä standardit, joita ulkopuoliset ratkaisut eivät ehkä tarjoa.

Millaista teknistä tukea tarjoat?

Joe Kelly: Sisältyy rajoittamaton tuki 8 a: sta. m. 5 p. m. asiakkaidemme omalla aikavyöhykkeellä, joten heidän ei tarvitse ostaa teknisiä palveluita. Olemme käytettävissä 24/7, mutta teknisestä tuesta on maksua määrättyjen tuntien ulkopuolella.

Antavatko koulutusta?

Joe Kelly: Voimme tarjota asiakkaillemme räätälöinnin ja koulutuksen, nimellismaksut ajan ja materiaalin mukaan.

Mitä pilven tietoihin tapahtuu, jos asianajotoimisto hajottaa?

Joe Kelly: Jos asianajajat hajoavat aloittaakseen uuden yrityksen ja eivät halua tehdä valtavaa pääomakustannusta, he voivat ottaa meihin yhteyttä varmistaakseen, että olemme valmiit auttamaan heitä ja työskentelemme että kaikki osapuolet varmistavat, että oikeat tiedot siirretään uuteen yritykseen.

Prosessi kestää yleensä alle viikon. Yksi asia on harkita, mikä yritys ylläpitää vanhan yrityksen verkkotunnusta ja lähettää mahdolliset sähköposit.

Mistä tiedät, onko sinulla hakkerointi?

Joe Kelly: Ensimmäinen puolustuslinja on palomuurit ja tunkeutumisen havainnointijärjestelmä (IDPS). Lisäksi kirjaamme kaikki käyttäjän käyttöoikeudet tiedostoihin ja kansioihin. Turvallisuusjohtamme säännöllisesti läpi lokit ja etsimään outoja kuvioita, kuten jos käyttäjä yrittää käyttää suurta osaa yrityksen tiedostoista. Olemme IDPS: n kanssa ongelmien edessä. IDPS estää automaattisesti IP (Internt Protocol) -osoitteita, jos havaitaan kummallista liikennettä. Me todella seuraamme sekä IDPS: ää että tietoturvapäivityksiä.

Jos asiakas irtisanoo sopimuksen, ovatko hänen tiedot tuhoutuneet?

Joe Kelly: Lähetämme kopion kaikista tiedoista takaisin asiakkaalle salatussa muodossa.

Tallennamme tiedot vain 14 päivää. Jos ottaisimme palvelimet pois toimeksiannosta, käytämme Defense Department Level 7 -ohjelmistoa, jotta voimme tyhjentää nämä asemat niin, että tietoja ei ole vuotanut.

Miten osallistuit tähän liiketoimintaan?

Joe Kelly: Tutkin johdon tietojärjestelmiä kouluun ja aloin sitten Business Network Consulting, tietotekniikka- ja palveluyritys, jossa toimistot alun perin Denverissä. Se tuli johtava tietotekniikan ulkoistaminen ja konsultointi keskisuurille yrityksille. Kun jatkoimme laajentumista, pidimme kiinnostuneita asianajotoimistoista pilvipalveluista ja lisäsimme monia asiakkaina, ja internetin nopeuden ja parannetun tekniikan kehittymisen myötä pystyimme rakentamaan mallin ja tarjoamaan joukon sovelluksia, jotka voisivat tukea useampaa lakia yrityksiä.