Yrityksen tapahtumasuunnittelu 101: Ensimmäisen asiakaskokouksen valmistelu

Olet hiljattain käynnistänyt tapahtumasuunnittelutoimintasi ja potentiaaliset asiakkaat ovat jo alkaneet huomata sinua. Onnittelut! Kaikkien kovaa työtäsi ja suunnittelua varten on tarkoitus!

Hyvin pian sinut kutsutaan ensimmäiseen asiakaskokoukseen ja tässä tapahtumasuunnittelustasi vastaava tie täyttää tien. Kuinka kokeneimmat kokousjärjestäjät valmistautuvat tähän ensimmäiseen kriittiseen ensimmäiseen kontaktiin?

Hanki tapahtumasuunnittelutyökalusi valmiiksi ja lue lisää saadaksesi lisätietoja!

Dig Up Up - Mitä tutkimustyöhön Ennen Ensimmäinen kokous

Kyllä, elämäsi kokoussuunnittelijana on joskus hektistä ja asiakkaan syvällistä tutkimista ei välttämättä näytä alun perin korkeaksi tapahtumasi suunnittelun tarkistuslista, mutta älä jätä tätä ensimmäistä askelta !

Kun katsot asiakkaasi vuosikertomusten ensimmäisiä sivuja (jotka ovat yleensä saatavilla verkossa), blogiviestit, tweets tai Facebook-sivu antavat sinulle uskomattomia näkemyksiä uuden asiakkaan liiketoiminnan tavoitteista ja auttaa sinua johtamaan ensimmäistä kokousta ammattitaidon tasalla, joka tulee sinun standardiksi.

Mutta mitä tapahtuu, kun asiakkaallasi ei ole lainkaan läsnäoloa verkossa? Jotkut kuudenkymmenen palkan saaneiden yritystapahtumasuunnittelun ammattilaiset pyytävät tuttaviltaan hyödyllistä tietoa yhteydestä itsestään. Esimerkiksi he ovat terveellisiä elintarvikkeita fanaatikkoja tai rakastavat lihaa ja perunoita?

Pidätkö heistä tietystä kahvia?

Vastaukset näihin kysymyksiin auttavat sinua ehdottamaan erinomaista sijaintia ensimmäiselle kokoukselle ja saada sinut asiakkaan hyvyyteen, ennen kuin edes tavata.

Ensimmäinen kättely: Uuden asiakkaan luottamus

Tapahtumasuunnittelutietojesi seuraava askel on aloittaa ammattimaisen kuvan esittely heti, kun käsi kädet uuden asiakkaan kanssa.

Muista: nopea kädenpuristus ja aito hymy, joka sanoo: "Odotan innolla yhteistyötä kanssasi" menee paljon pidemmälle kuin kallis suunnittelija!

Tässä on toinen vinkki: voit vaikuttaa asiakkaaseesi - ilman kulutusta - saapumalla kokoukseen yksilöllisellä esityksellä, joka sisältää heidän brändinsä identiteettinsä. Käytä tekstinkäsittelyohjelmasi kopioimaan ja liittämään asiakkaasi nimi ja logo (jos niillä on yksi) Power Pointissa.

Kuten tiedät, yritykset ja yksityishenkilöt käyttävät huomattavaa energiaa brändinsä kehittämisessä, ja asiakkaasi huomaa tämän huomion yksityiskohtiin . Perustoimintojen peittäminen … suurta kuvaa luomisen aikana

Yrityksen tapahtumasuunnittelun maailma merkitsee paljon edestakaisin asiakkaan ja kokouksen suunnittelijan välillä, joten älä tunne, että sinun on koskettava jokaisesta yksityiskohdasta uuden asiakkaan kanssa tässä vaiheessa.

Kokouksen suunnittelijana

kuitenkin haluaa jättää tämän alun tapaamisen selkeällä ymmärryksellä seuraavista avainkohdista:

Miksi tapahtuma järjestetään? Onko toistuva vuosittainen tapahtuma vai kertaluonteinen? Toteutetaanko tämä tapahtuma jotain erityistä (uusi tuote, prom, tai liiketoiminnan virstanpylväs)?

• Kuinka monta tuntia / päiviä / viikkoa tapahtuma on suunniteltu toimimaan?
• Kuka osallistuu? Tuovatko he myös puolisoita ja / tai lapsia? Ovatko yksi tai useampi VIP osallistu?
• Onko tapahtuma tapahtunut aiemmin? Jos on, mitä meni oikein ja mitkä olivat takeaway-oppitunnit?
• Mitä vaikutusta tämä tapahtuma jättää osallistujilleen?
• Mikä on asiakkaasi investointi tähän tapahtumaan?

On hyvä käytäntö huomioida vastaukset näihin kysymyksiin tapahtumasovittelijallesi, jotta voit viitata niihin milloin tahansa, jos tuntuu, että asiat saattavat siirtyä eri suuntaan kuin asiakkaasi alun perin visioi.

Jokaiselle yrityksesi tapahtumasuunnitteluasiakkaalle on varmistettava, että hän ilmoittaa myös siitä, kenellä on päätöksentekokykyä tapahtuman alkamispäivänä. Tämä näennäisesti pieni tieto on ehdoton kulta, kun yksi tapahtuman osanottajista pyytää viime hetken muutosta tapahtumasi esityslistalle!

Huomattava alustava asiakaskokous antaa sinulle mahdollisuuden kirjoittaa keskustelunne uudelleen ja lähettää sen kirjalliseen hyväksyntään.

Hyvän ensivaikutelman tekeminen on taidetta ja tieteen osa-aluetta, ja seuraamalla näitä vinkkejä saat pian tarpeeksi yritysten tapahtumasuunnittelutyöt ja ansaitset tiesi tapahtuvan suunnitellun koulun dokumentoinnin ajaksi!