ÄLä tee näitä johtokunnan kokouspöytäkirjoja virheistä!

Kaikki valtiot vaativat yrityksiä ottamaan ja jakamaan pöytäkirjoja kokouksista, ja kaikki valtiot vaativat, että hallitukset pitävät kokouspöytäkirjoja. Mutta ei ole mitään erityisiä sääntöjä siitä, mitä sisällyttää kokouspöytäkirjaan ja miten ottaa nämä minuutit. On varmasti virheitä, joita voit tehdä pöytäkirjoissa, jotka voivat vaikeuttaa yrityksen hallituksen elämää.

Miksi ryhtyä hallintoneuvoston kokouspöytäkirjaan?

Yhtiökokouksesi pöytäkirjojen ottamista ja tallentamista varten on todellakin useita syitä.

Ensimmäinen ja tärkein syy pöytäkirjojen pitämiseen on saada kirjaa siitä, mitä olet päättänyt. Olen istunut kokouksissa, joissa kukaan ei kyennyt muistamaan hallituksen tekemää päätöstä muutama kuukausi sitten. Sinulla on jotain kirjoitettua yrityksellesi,

Toinen syy yritysneuvoston pöytäkirjaan on luottamustehtäviä ja vastuuvelvollisuutta. Hallituksen jäsenet ovat luottamuksellisena. He tekevät päätöksiä yritysten osakkeenomistajien rahoista, ja heidän täytyy pystyä osoittamaan toimineen viisaasti, yhtiön parhaiden etujen mukaisesti ja ilman eturistiriitoja. Hallituksen kokouspöytäkirjojen antaminen auttaa hallitusta osoittamaan toimineen vilpittömässä mielessä ja välttämään henkilökohtaista vastuuta heidän toiminnastaan.

Kolmas syy on verotustarkoituksiin. Yritys on erillinen yksikkö yksittäisiltä osakkeenomistajilta. Jotta voit olla varma, että pidät tämän erottamisen, hallituksen kokouspöytäkirjat tarjoavat ennätyksen.

Ilman niitä, IRS tai valtion virastot voivat kumota yrityksen verotuksen. Yritys, joka ei näytä sitä toimivan omistajaksi erillisenä kokonaisuutena, voi luoda vaikean verotuksen.

Yritysten on pyrittävä pyrkimään varmistamaan, että hallituksen jäsenet hoitavat velvollisuutensa ja ovat suojattuja pitkiä, tavoittamattomia hallituksen kokouksia, jotka tuhlaavat jäsenten aikaa.

Osoitamme tämän tasapainon tässä artikkelissa.

Nyt, kun olemme keskustelleet keskustelun pöytäkirjojen ottamisesta, tässä on joitain virheitä, joita yritykset tekevät, ja joitain ajatuksia siitä, miten niitä voidaan korjata.

Ennen kokousta

Toinen suuri erehdys, jonka yritykset tekevät hallituksen kokouksissa, ei aseta esityslistaa ennen kokousta eikä jakaa esityslistaa ja asiaa koskevia asiakirjoja ennen kokousta. Esityslistan tulee sisältää tietty määrä aikaa kutakin esityslistan kohtaa varten. Erityisen asialistan tekeminen paitsi tekee kokouksesta sujuvammin, mutta se antaa hallitukselle (ja kuka tahansa, joka lukee minuuttia myöhemmin) tietävän, kuinka tärkeä jokainen kohta on esityslistalla.

Tämä ei tarkoita sitä, että jotain ei voi tulla esityslistalle, jos se on tärkeä ja kiireellinen, mutta asiat voidaan lisätä esityslistalle äänestämällä.Ja paljon, että on kiireellinen pitäisi käsitellä johtajat, ei hallitus.

Hallituksen kokouspöytäkirjan puuttuvat tärkeät osat

Hallituksen kokouspöytäkirjan malliin tulisi sisältyä:

• Kokouksen päivämäärä, kellonaika ja paikka
• Alkamis- ja päättymisaika sekä määräajat, jotka kohdistetaan tiettyihin kohteisiin esityslistalla
• Minkälainen hallituksen kokous - säännöllinen, erityinen tai vuotuinen (kaikki valtiot vaativat yrityksiä pitämään kokousta vuosittain)
• Kuka oli läsnä, huomioi johtajat, vieraat ja henkilökunnan jäsenet ja mitkä johtokunnan jäsenet eivät olleet esittää. On huomattava, että kuka tahansa myöhässä tai varhain myöhässä olevien nimet on merkittävä.
• Määritetään, onko koorumi läsnä. Yhtiöjärjestys edellyttää tavallisesti päätösvaltaisuutta äänioikeutetuista äänistä. Koorumin vaatimus on yleensä yli puolet jäsenistä. (Jos yhdeksän jäsenen hallitukseen kuuluu esimerkiksi viisi jäsentä, on oltava läsnä päätösvaltaisesti).
• Jos esitykset annetaan valiokunnilta tai muilta, sisällytettävä esittelijöiden nimet ja nimet.

Tapaamis-pöytäkirja liian tarkka

Todennäköisesti suurin virhelevyjen laatiminen on vaatia yksityiskohtaisia ​​tietoja keskusteluista (joskus argumentteista) ja prosesseista. Kokouksissa olisi otet- tava huomioon päätösten tulokset, ei kuka sanoi, mitä keskustelussa. Sanotaan, että hallituksenne äänestää uuden tuotevalikoiman myynnistä.

Kokouspöytäkirjoissa olisi sanottava: "Liike uuden mausteen lisäämiseksi. Liike lähetettiin ja hyväksyttiin niin, että vastakkainen." Jos ryhmällä oli keskustelu, sinun on tallennettava keskustelun pituus ja tiivistettävä se, mutta sinun ei tarvitse mennä yksityiskohtaisesti keskusteluun.

Pöytäkirjat, jotka eivät ole tarpeeksi tarkkoja

Taajuuden toisessa päässä muutamat minuutit eivät ole riittävän täsmällisiä tietojen antamiseksi ja jäsenien poistamiseksi ongelmista. Jos päätös ei ole yksimielinen, siitä, mitkä johtokunnan jäsenet ovat eri mieltä, pidättäytyi äänestämästä (ja huomaa, että pidättäytyminen johtui mahdollisesta eturistiriidasta).

Vaikka sinun ei tarvitse tallentaa jokaisen keskustelun puhkeamista, tai kuka sanoi mitä. Mutta pöytäkirjassa olisi oltava riittävästi tietoa, jotta heijastelisivat keskustelun henkeä.

Hallitustilaisuudet liian kauan

Kukaan ei pidä pitkiä kokouksia, mutta on joitakin tapoja lyhentää kokousta ja pöytäkirjoja. Haluat ehkä säästää hallituksen kokousajan luomalla suostumusohjelman. Pohjimmiltaan tämä ohjelma on luettelo ongelmista, joita voidaan käsitellä nopeasti ilman keskustelua. Luettelossa voi olla pöytäkirjaa edellisestä kokouksesta, talousarviot sekä valiokuntien tai toimitusjohtajien raportit.

Suostumusohjelma, raportit ja muut tiedot on jaettava ennen kokousta niin, että jäsenillä on mahdollisuus lukea heidät. Sitten kokouksessa suostumusohjelma on osa kokouksen prosessia. Jokainen hallituksen jäsen voi esittää kysymyksen tai huolta suostumusasiakirjasta, mutta jos ei ole ongelmia, koko suostumuksen esityslistaa voidaan äänestää kerralla.

Väärä päätösluokka

Yrityslautakunta tekee päätökset yleisestä politiikasta.Jokapäiväiset päätökset tehdään yrityksen johtajien perusteella kyseiseen politiikkaan. Joskus levyt yltävät ja yrittävät tehdä päätöksiä, jotka jäävät parhaiten hallintaan.

Pöytäkirjan hyväksyminen

On houkuttelevaa, että hallituksen kokouksissa hälinästä ei päästä hyväksymään pöytäkirjaa. Mutta on tärkeää varmistaa, että pöytäkirjat vastaavat oikein sekä kokouksen kirjainta että henkeä. Pöytäkirjaa pidetään "luonnoksena", kunnes se hyväksytään.

Ei pidä kirjaa kokouspöytäkirjoista

Kaikkien ongelmien takia, jotta voit pitää hyviä minuutteja yrityksellesi, älä unohda pitää yrityksen kokouspöytäkirjasi jonnekin turvallisena ja helposti saatavilla. Määritä prosessi pöytäkirjan pitämisestä yrityksen tietojenkirjaan tai "pilvessä" salasanalla suojatussa tiedostossa.

Unohdetaan kuulemaan yrityssihteerin rooli

Useimmat yrityspöytäkirjoihin liittyvät tehtävät kuuluvat yrityksen sihteerin alaisuuteen. Hyvän yrityksen sihteeri on taidetta, eikä näitä henkilöitä usein tunnusteta tarpeeksi. Sano "kiitos" tälle henkilölle säännöllisesti.

Ei mukana Asianajajana hallituksenne neuvonantajana

Tässä artikkelissa ei ole tarkoitus olla vero- tai oikeudellisia neuvoja, eikä kirjailija ole asianajaja. Onko yrityksesi yksityinen vai julkinen (julkisen kaupankäynnin kohteena olevat osakkeet), sinulla on oltava asianajaja, joka antaa neuvoja siitä, miten ottaisit yrityksenne pöytäkirjat ja olisit läsnä tärkeissä hallituksen kokouksissa varmistaaksesi, että sinä ja hallituksenne suojataan.