Vinkkejä tehokkaiden kokoustapojen varmistamiseksi, jotka tuottavat tuloksia

Ihmiset viettävät niin paljon aikaa kokouksiin, että kokousajan pitäminen kestävään tulokseen on onnistuneiden organisaatioiden prioriteetti. Kokoukset, jotka tekevät kokouksia menestyksekkääksi, edellyttävät kokouksen johtajan johtoa kokouksen aikana, sen aikana ja sen jälkeen.

Jos laiminlyödät jonkin näistä kokoushallintamahdollisuuksista, kokouksesi ja tiimisi eivät kanna hedelmää, jonka haluatte sijoituksesi tekemisen jälkeen. Ota nämä kaksitoista kokoushallintaratkaisua opastamaan osallistujia odotettujen, myönteisten ja rakentavien tulosten saavuttamiseksi.

--9 ->

Ennen kokousta tehokasta kokousta varten

Toimet ennen kokousta antavat perustan kokoustaulujen saavuttamiseksi. Voit tehdä kaikki tarvittavat jatkotoimet, mutta ilman tehokasta kokousta suunnitelmasta, tuloksesi pettymään. Nämä vinkit auttavat sinua suunnittelemaan ja toteuttamaan kokouksen.

Suunnittele kokous

Tuloksia tuottavat tehokkaat kokoukset alkavat kokoussuunnittelulla. Ensinnäkin tunnistaa, tarvitaanko muita työntekijöitä kokouksen suunnittelun helpottamiseksi. Sitten päätät, mitä toivottavasti saavutat pitämällä kokousta. Tee kokouksesi tavoitteet.

Sinulle asetetut tavoitteet muodostavat puitteet tehokkaalle kokoussuunnitelmalle. Kuten Stephen Covey sanoo seitsemän tottumaa erittäin tehokkaita ihmisiä , "Aloita loppujen lopuksi mielessä". Kokouksen tarkoitus määrittelee kokouksen painopiste, kokoustavara ja kokouksen osanottajat, jotka tarvitset tämän tavoitteen saavuttamiseksi.

Varmista, että tarvitset kokousta

Kun olet kehittänyt kokoussuunnitelmasi, varmista, että kokous on asianmukainen väline asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi. Kokouksen järjestäminen ja pitäminen on kallista, kun otetaan huomioon osallistuvien ihmisten ajankohta, joten pyrkikö selvittämään, että kokous on paras mahdollisuus ratkaista ongelma, parantaa prosessia tai tehdä käynnissä oleva suunnitelma.

Saatat huomata, että voit saavuttaa kokoustavoitteet sähköpostitse keskustelemalla tai jakamalla ja pyytämällä tietoja yhtiön uutiskirjeen kautta. Varmista, että kokous on tarpeen, eikä vain sinulle helpompaa - saat parempia tuloksia kokouksesi osanottajilta, kun olet todella ottanut huomioon heidän tarpeensa.

Varmista asianmukainen osallistuminen kokoukseen

Jos kokous on tarkoituksenmukainen keino saavuttaa tavoitteet, tarkista osallistujat, jotka osallistuvat kokoukseen menestymään. Tarvittavien osallistujien on oltava valmiita osallistumaan kokoukseen.

Siirrä kokous pidemmälle kokouksen pitämättä ilman kriittisiä toimihenkilöitä. Jos valtuutettu osallistuu ratkaisevan päätöksentekijän paikkaan, varmista, että nimetty henkilöstöllä on valtuudet tehdä päätöksiä tai lykätä kokousta.

Jakaa ja tarkista ennen työskentelyä ennen kokousta

Kuinka monta kokousta olet osallistunut kokoukseen, joka aloitti kokousasiantuntijan kanssa, joka lähetti kopioita tai esitteli Microsoft PowerPoint -näytön keskustelua varten? Turhauttavaa? Sinä veto. Kokous tulee ryhmän lukemiseksi, tuskin tuottavaa tavoitteen saavuttamiseksi.

Kun kokouksen pitämisen tavoitteet ovat päätöksenteko ja kysymyksiin vastaaminen, ryhmän lukeminen on ihmisten aikojen häpeällinen tuhlaus.

Voit tehdä kokouksista tuottavuuden ja varmistaa tulokset tarjoamalla tarvittavat esityöt ennen varsinaista kokousta. Esityön, kaavioiden, kuvaajien ja materiaalin antaminen 48 tuntia ennen kokousta vaikuttaa kokouksen onnistumiseen. Mitä enemmän valmistelu aikaa jaat, paremmin valmistautuneet ihmiset tulevat kokoukseenne.

Dokumentaatio, joka auttaa sinua saavuttamaan kokouksen tavoitteet, voi sisältää raportteja; tietoja, kaavioita ja linkkejä kilpailutietoihin, myyntikuukausittaisiin ja tuotantosuunnitelmiin; Microsoft PowerPoint -esitykset, joissa kuvataan keskeisiä keskustelupisteitä; ja kokouspöytäkirjat, muistiinpanot ja seuranta aikaisemmista tai niihin liittyvistä kokouksista ja hankkeista.

Ennakkotyö, jopa vain linkit, jotta voit lukea tietoja, jotka jakautuvat ajoissa, ja vakava odotus, että osallistujat lukevat esityöt ennen kokousta, auttavat varmistamaan, että kokouksesi onnistuu.

Kokouksen aikana tehokasta kokousta varten

Kokousajan tehokas käyttö rakentuu aiheen innostuneeksi. Se synnyttää sitoutumista ja tunne saavutus osallistujilta. Ihmiset tuntevat osan jotain suuremmasta kuin heidän jokapäiväisistä haasteistaan. Siksi hyvin järjestetty, aktiivinen kokous, joka asettaa vaiheen seurannalle, tuottaa kokoustauluja.

Tehokas kokous helpottaminen

Kokouksen johtajalla on positiivinen, tuottava ääni kokouksen osanottajien vuorovaikutukselle. Tehokas tapaamisen helpottaminen alkaa tarkastella tavoitteita, odotettuja tuloksia ja esityslistaa. Ohjaaja auttaa ryhmän jäseniä pysymään keskittyneinä ja tuottavina.

Kokouksen suunnittelu ja esityslista asettavat puitteet kokoukselle. Tehokas neuvonantaja, joka pitää osallistujia radalla, takaa odotettujen ja toivottujen tulosten saavuttamisen kokoukselta.

Käytä kokousta edeltävää työtä

Käytä kokouksen aikana ennen kokousta ja muita tietoja ennen kokousta. Vahvistat osallistujien tarvetta viettää aikaa eteenpäin tarkastelemaan materiaalia, joka on olennainen osa haluttujen tulosten saavuttamiseksi.

Osallistujat valmistautuvat ennen kokouksiasi osallistumista ja tulokset antavat todistuksen vankasta valmistelusta ja johtajuudesta. Kukaan ei halua esiintyä valmistautumattomana, kiinnostuneena tai ei osallistu joukkuetoverinsa silmissä.

Jokainen osallistuja toimiin

Jokaisella työryhmällä on erilaisia ​​henkilökohtaisia ​​kokouksia. Sinulla on rauhallisia työtovereita ja ihmisiä, jotka yrittävät hallita kaikkia alustoja. Jokaisen osallistujan on osallistuttava kokouksen tavoitteiden saavuttamiseen joko osallistumalla kokoukseen tai osallistumalla siihen.

Näin varmistetaan, että jokainen osallistuja panostaa kokouksen aiheeseen ja seurantaan. Tulet saavuttamaan enemmän tuloksia koko tiimin vetämällä kuin yhdellä hallitsevalla henkilöstöllä, joka yrittää työntää kaikkia muita kukkulalle.

Tehokas kokoustaulukko

Kokouksen aikana tee seurantasuunnitelma toimintoineen. Tehokkaat suunnitelmat sisältävät seuraavat.

• Erityinen toimenpide,
• toiminnanharjoittajan nimi,
• toimeksiannon eräpäivä ja
• sopimus siitä, mikä on suoritusta toimintokohdasta.

Keskustele reaaliaikaisista skenaarioista ja menestyksen esteistä, joita tiimin jäsenet saattavat kokea, kun he yrittävät saavuttaa tarvittavia kohteita. Aseta aika seuraavaan kokoukseen tarvittaessa, kun osallistujat ovat läsnä.

Kokouksen jälkeen tehokas kokous

Toimet ja suunnittelu ennen kokousta ja sen aikana ovat tärkeä rooli auttaessasi saavuttamaan odotettuja, positiivisia ja rakentavia tuloksia. Tapahtumat kokouksen jälkeen ovat yhtä tärkeitä. Seuranta seuraavassa pidetyssä kokouksessa ei riitä investointeihin tulosten varmistamiseksi.

Julkaise kokouspöytäkirja

Aloita julkaisemalla pöytäkirja ja toimintasuunnitelma 24 tunnin kuluessa. Ihmiset vaikuttavat tehokkaimmin tuloksiin, jos ne alkavat heti toimintatavoista. Heillä on vielä uusi muisti kokouksesta, keskustelusta ja perustelusta valittuun suuntaan.

He ovat innostuneita ja valmiita aloittamaan. Viivästyminen minuuttien jakelussa vahingoittaa tuloksia, koska useimmat ihmiset odottavat minuuttien saapumista ennen kuin he alkavat puuttua sitoumuksiinsa.

Tehokas kokouksen seuranta

Määräaikojen noudattaminen ja noudattaminen ja seuranta auttavat sinua saavuttamaan kokouksesi tulokset. Määräaika vahvistettiin kokouksen aikana. Kokouksen jälkeen jokainen jokaisella, jolla on toimintakohde, on myös laadittava suunnitelma heidän henkilökohtaisesta sitoutumisestaan.

Ovatko he kirjoittaneet vaiheet suunnittelijalleen, siirtävät tehtävät toiselle henkilökunnalle tai suorittavat tehtävänsä, yksittäinen on vastuussa seurannasta.

Joten on kokoussuunnittelija. Voit parantaa kokouksen tuloksia seuraamalla jokaista henkilöä, jolla on toimintotilaisuus keskenään kokouksissa. Sinun tavoitteena on tarkistaa edistystä ja varmistaa, että tehtävät ovat käynnissä. Muista, että mitä kysyt saa aikaan.

Seuraavan kokouksen vastuullisuus seuraavan kokouksen aikana

Oletko koskaan istuttanut seurantakokoukseen, joka koostui jokaisesta osallistujasta, joka kertoi ryhmälle, miksi he eivät kyenneet saavuttamaan sitoutumistaan? Tulos on valitettavaa. Tavoitteiden määrittäminen tai vastuuvelvollisuus alkaa vasta kokouksen aikana.

Ohjaaja seuraa tapaamisten välissä, mutta ryhmän on tehtävä epäonnistuminen sitoumusten hyväksymättömyydestä. Raportti edistyksestä ja tuloksista seuraavassa kokouksessa ja odottaa, että kaikki on toteutettu.Vaihtoehtoisesti voit tarkistaa edistystä seuraavassa kokouksessa ja onko todellista tieverkostoa edetä, miten edetä.

Jatkuvan parantamisen kokousprosessi

Jokainen tapaaminen on tehokas työkalu jatkuvaan parantamiseen. Osallistujat vuorotellen keskustelevat siitä, mikä oli tehokasta tai tehotonta nykyisestä kokousprosessista. He keskustelevat myös siitä edistyksestä, jota he kokevat ryhmän tekemäksi aiheesta, johon kokous pidettiin.

Jatkuva parantaminen toiselle tasolle, menestyksekkäitä joukkueita esittelevät koko projektinsa sekä prosessin päättäessään, kuinka tehokkaasti he onnistuivat luomaan tuloksia. Tulevat kokoukset heijastavat arviointia. Kokoukset kehittyvät entistä tehokkaammiksi työkaluorganisaation tulosten luomiseksi.

Johtopäätös

Tulokset ovat saavutettavissa ja ennustettavissa hyvin suunnitelluista ja toteutetuista kokouksista. Seuraa näitä kaksitoista suositusta sen varmistamiseksi, että kokouksen osanottajat saavuttavat odotetut, myönteiset ja rakentavat tulokset kokoustaikoihinsa. Organisaatiosi palkitsee suorituksesi, ja työtoverit rakastavat sinua, kun käytät näitä tehokkaita kokousvihjeitä.