Tapahtuma Suunnittelupyyntöjä, jotka kysytään potentiaalisille asiakkaille

Et pysty järjestämään menestyksekkään tapahtumasuunnittelutoimintaa ilman asiakkaita, joten sinun on tehtävä jokaiselle mahdollisuudelle, joka tulee sinun mukaan. Vakaan asiakkaan kanssa tapahtuva kumppanuus voi kuitenkin maksaa aikaa ja rahaa, joista molempia voitaisiin käyttää sopivimpien hankkeiden tekemiseen.

Tapahtuman koko ja laajuus voivat muuttua nopeasti, ja sinun täytyy tuntea olosi mukavaksi laskuttajan kanssa. Siksi alkuperäinen asiakashaastattelu on niin tärkeä.

Jos et saa vastauksia, joita tarvitset, tai jos asiat tuntuvat oudolta, kannattaa ottaa palvelusi muualta katastrofin välttämiseksi tieltä.

Seuraavassa on lueteltu avainkysymyksiä, joita suunnittelijat saattavat kysyä ennen asiakkaan sopimuksen tekemistä.

Mikä on tapahtuman ennustettu päivämäärä ja sijainti?

Tämä on kenties kaikkein yksinkertaisin kysymys, mutta asiakkaan on tärkeää antaa suora vastaus. Se voi olla huono merkki, jos tunnet paljon epäselvyyttä tai ristiriidassa tämän aiheen kanssa. Nyt tietysti jotkut asiakkaat tarvitsevat apuasi valitsemalla paikan, mutta heillä olisi todellakin ainakin pari paikkaa mielessä. Voit viettää huomattavan paljon aikaa ostospaikoista ja vietät vielä enemmän, jos asiakkaalla ei ole aavistustakaan mitä haluavat.

Kuinka monta vierasta osallistuu tapahtumaan?

200 - 500 osallistujan kustannusten ero on massiivinen, joten jos mahdollinen asiakas antaa sinulle laajan määrän, he eivät todennäköisesti ole tehneet mitään tutkimusta kustannuksista.

Tässä tapauksessa sinun on välittömästi jatkettava seuraavassa luettelossa olevaa kysymystä.

Mikä on budjetti / henkilö?

Haluan johtaa "per henkilö" -budjettitutkimuksella, koska se antaa paremman käsityksen siitä, kuinka paljon asiakas on ottanut tapahtumaan. Vastaukset, joissa on peittoarvot, kuten $ 5 000 tai $ 20 000, ovat liian kaukana vieraan kokemuksesta.

Mitä numeroasi asiakkaasi käyttää edustamassa budjettiaan, sinun tulee jakaa se alaspäin henkilöhintaan niin, että molemmat näet, mitä todella tarvitset.

Mitkä ovat kolme tapahtumaa?

Kun tiedät enemmän budjetista, on aika selvittää, onko se tarpeeksi suuri vastaamaan asiakkaan odotuksiin. Must-haves voi tarjota merkittävän tiesulun tietyissä tilanteissa. Kuvittele, että asiakkaasi haluaa tiettyä julkkista esiintyä heidän tapahtumissaan, mutta heillä ei ole aavistustakaan siitä, kuinka paljon kustannuksista tai onko kyseinen henkilö saatavilla. Nämä ovat sellaisten ongelmien tyypit, jotka sinun on käsiteltävä alussa, eikä asiakkaita voi aina luottaa mainitsemaan niitä.

Mitkä ovat 3 asioita, joita et halua tapahtumallasi?

Vaikka hyvin samanlainen kuin edellinen kysymys, lisäämällä kielteinen konnotaatio voi lisätä huomattavaa näkemystä suunnittelija.Sano esimerkiksi, että asiakas on ehdottomasti kanaa palvelematta päivälliselle. Tämän seurauksena olisi elintarvikekustannusten nousu. Ilman kanaa vaihtoehtona sinun on harkittava naudanlihaa tai kalaa, jotka molemmat ovat tyypillisesti kalliimpia. Ymmärrys siitä, miten "ei-ei-luettelo" vaikuttaa isompaan kuvaan, on kriittinen taito asiakkaan yhteensopivuuden arvioinnissa.

Vanha sanonta siitä, ettei ole kakkua ja syö sitä liian kuvastaa pisteen täydellisesti.

Nämä viisi yksinkertaista tapahtumasuunnittelukysymystä kertovat paljon asiakkaallesi ennen kuin hyväksytte yhteistyötä. Ja vaikka uudet näkymät ovat välttämättömiä tapahtumaliiketoiminnalle, vääränlainen asiakas kuluttaa kaikki resurssisi ja maksaa rahaa pitkällä aikavälillä.