Viisi vinkkejä hankkeen johtamiseen

Projektinjohtajilla on vaikea tehtävä. Heidän tehtävänsä luonteen vuoksi he ottavat vastuun tehokkaan tiimin muodostamisesta uusien aloitteiden toteuttamiseksi ja onnistumiseksi. Koska hankkeet käsittävät kaikki yrityksessä tehdyt työt, mukaan lukien väliaikaiset ja ainutlaatuiset aloitteet sekä päivittäisten toimintojen rutiini, jokainen projekti on uusi seikkailu.

Lisää todellisiin projekteihin, kuinka innovoimme. miten toteutamme strategialla ja miten kehitämme organisaatiomme infrastruktuuria ja kykyjä, on selvää, että johtavien johtajien on tehtävä kaikkensa tukemaan heidän yrityksen projektipäälliköitä.

Yksi tärkeimmistä menestyksen edistämiseen vaikuttavista tekijöistä on tehokas, sitoutunut johtava sponsori. Tämä asema on jo kauan liittynyt hankkeiden menestykseen alan tutkimuksissa, mutta kirjallisuuden katsaus, jossa kuvataan sponsoroinnin konkreettisia käytäntöjä, viittaa siihen, että meillä on pitkä matka institutionalisoimaan sponsorointiryhmän läsnäolo ja käytännöt organisaatioissamme. Varsinainen asiayhteys on asianmukainen. Ensiksi tarkastellaan sponsorin ensisijaisia ​​tehtäviä.

Projektin toimeenpanovastaavan ensisijaiset velvollisuudet:

• Oletetaan vastuu hankkeen tuloksesta. (Tätä kohtaa kuvataan usein vastuuhenkilönä projektipäällikkönä.)
• Hanki projekti ja anna valtuudet projektipäällikölle ja ydinryhmien jäsenille.
• Tuki projektiryhmälle resursseista ja näkyvyydestä.
• Varmistaa tehokkaiden tiimiarvojen olemassaolo ja tuki, mukaan lukien vastuullisuus ja avoimuus.

• Tuen tiimi poikkeuksellisten vaikeuksien edessä.
• Valmentaja projektipäällikkö.
• Puolusta projektiryhmä organisaatiohäiriöiltä.

Mitä tapahtuu, kun toimeenpanovastaava on poissa kuvasta:

Koska tukivaltaisen toimeenpanovastaavan puuttuessa kaikki edellä mainitut tehtävät kuuluvat jo liian rasitettuun projektipäällikköön, jolla ei yleensä ole kaistanleveyttä ja poliittista painostusta täyttää nämä tehtävät.

Tehokkaan sponsorin puute lisää projektiongelmien vaaraa, mutta ei niihin rajoittuneita: epäonnistuminen, epäonnistunut suorituskyky ajan, kustannusten ja laatutavoitteiden sekä lisääntyneen tiimin myllerryksen vuoksi.

Yksinkertaisesti todettu, tehokas toimeenpanovastaava on myönteinen erottelija monimutkaiselle työlle, joka tuo tärkeimmät väliaikaiset ja ainutlaatuiset aloitteet onnistuneeseen päätökseen. Kun otetaan huomioon roolin ilmeinen merkitys, voi olla järkevää olettaa, että useimmat organisaatiot vievät vakavasti työnantajansa. Valitettavasti vähän aikaa todellisessa maailmassa ehdottaa toisin.

Katsaus siihen, miten organisaatiomme hoitavat toimeenpanovastaavan roolia

Projektinhallinnan jatkokoulutuksen ohjaajana minulla on onni saada säännöllisesti tietoja opiskelijoiden työnantajien hankkeiden johtamiskäytännöistä suurkaupunkialueella . Fortune 100 -yrityksistä pieniin, yrittäjähankkeisiin ja voittoa tavoittelemattomiin organisaatioihin edustavat organisaatiot ovat talouden poikkileikkaus. Vaikka olisi järkevää odottaa, että tässä vaiheessa, jossa projektinhallintatavat ovat vakiintuneita, että useimmat yritykset näyttäisivät kypsät käytännöt toimeenpanovastaavan roolin suhteen, todellisuudessa tilanne on aivan päinvastainen .

Muutama ei-tieteellinen havainto MBA-opiskelijoiden vuosittaisesta epävirallisesta kyselystä johtajan sponsoroinnista yrityksissä:

• Keskimäärin yli viisikymmentä prosenttia opiskelijoista kuvaa yritystään, koska heillä ei ole muodollisia käytäntöjä noin johtajan sponsorointi.
• Vain harvoilla yrityksillä on virallista koulutusta tai standardoitua kuvausta sponsorin roolista ja vastuusta.
• Minulla ei ole vielä ollut yhtä oppilaskertomusta, että hänen yrityksensä tarjoaa koulutusta heidän toimeenpanovastaavilleen.
• Yhteistyökumppanin vastuuvelvollisuudesta hankkeen menestykseen on vain vähän yhteisymmärrystä.
• Kun opiskelijat haastelevat yrityksensä projektipäälliköitä tyytyväisyydestä heidän sponsoreidensa tuloksellisuuteen ja tukemiseen, enemmistö kyselyistä ilmaisi turhautumista.

Elinkeinoelämän järjestöjen ja yksityisten konsulttiyritysten muodollisempien tutkimusten tarkastelu vahvistaa opiskelijoiden panoksen yleistä pätevyyttä.

Vaikka johtavan sponsoroinnin käytännön tilanne voi jättää parantamisen varaa, projektipäälliköillä ei ole muuta mahdollisuutta kuin jatkaa eteenpäin aloitteillaan. On kuitenkin olemassa joitakin vaiheita, joita projektipäälliköt voivat ottaa hankkiakseen paljon tarvittavia toimeenpanovirtoja.

Viisi vinkkejä hankkeen toteuttamiseen:

1. Rekrytoi sponsori. Jos hankkeellasi on strategisia vaikutuksia yrityksellesi, joko suoraan asiakkaille tai epäsuorasti mahdollistaen entistä tehokkaamman ja tehokkaamman sisäisen toiminnan tukemalla asiakkaita, sinun tulee hankkia sponsori. Suorita suoraan projektinhallintapäällikön tai projektinhallintatoimiston johtajan kanssa projektin merkityksen vahvistamiseksi ja avun pyytämiseksi. Korosta edellä määritellyn sponsorin roolia ja vastuuta ja viittakaa alan tutkimukseen, joka korjaa hankkeen menestystä ja tehokasta sponsorointia.
2. Kouluta sponsoriasi. Korosta rooli strategisena, ei taktisena tai kuvapätkänä. Useimmat johtajat tulevat sponsorin rooliin ilman muodollista koulutusta tai edes konteksti heidän vastuualueistaan. Vaikka olet jonkin verran hankala rooli koulutuksen toimeenpanovallan, suurin osa näistä yksilöistä arvostaa oman kontekstin ja ohjauksen. Vastuullisuuden, arvojen lujittamisen ja tiimin suojaamisen tulisi olla sinun ensisijainen painopiste, kun pääkäyttäjääsi on lennossa.
3. Aktivoi aktiivisesti ja ota mukaan sponsori. Paras projektipäällikkö / toimeenpanovastaava suhteet ovat erittäin vuorovaikutteisia. Molempien osapuolten on tärkeää luoda selkeä viestintäprotokolla, jolla päivitetään projektitoimintaa sekä hätätilanteiden merkitsemistä ja vastaamista. Projektipäällikön olisi kannustettava toimeenpanovastaava osallistumaan tila- tai tiimikokouksiin aika ajoin ja näyttämään aitoa kiinnostusta sekä toimimaan aktiivisena juhlijaorganisaationa tiimityön onnistumiselle.
4. Pyydä valmennustasi tukea sponsoriasi. On aina hyödyllistä saada joku, jolla on enemmän kokemusta kuin tarkkailette ja tarjoaa rakentavaa ja positiivista palautetta ja valmennusta suorituksestasi. Anna sponsoriasi tietämään, että olet tyytyväinen tämän panoksen asemaan parantaaksenne, ja kun se vastaanotetaan, hyväksy se gracefully.
5. Hyödynnä sponsori huolellisesti suurista ongelmista . Ole varovainen, ettet näe tai kohdella sponsoriasi liikaa taktisiin asioihin. Sponsorisi korkein ja paras käyttö on auttaa varmoja resursseja; joka toimii projektiryhmän tiedottajana laajemmalle johtoryhmälle ja auttaa sinua vahvistamaan keskeisiä ryhmien arvoja. Projektinjohtajan on kunnioitettava tasapainotusta, kun hän harkitsee sponsorin ottamista tiimiaktiviteetteihin.

Bottom Line for Now:

Toimeenpanovastaavan rooli on yksi projektin aloitteiden tärkeimmistä palasista. Menestyksekkäät projektipäälliköt ymmärtävät, kuinka tärkeä tämä rooli on ja työskentelevät saavuttamaan johdon tukea oikealla tasolla ja voimakkuudella. Jos sponsorin rooli on poissa tai epämääräinen, ota se itsellesi rekrytoimaan ja kouluttamaan toimeenpanovastaavasi tukemaan sinua, tiimisi ja yrityksesi menestykseen.