Hankkeen seuranta ilman Gantt-kaavioita

Gantt-kaaviot ovat fantastinen ja erittäin hyödyllinen työkalu kaikkien pienen askeleen seurantaan ja koordinointiin, jotka menevät suurelle hankkeelle, mutta ne voivat nopeasti tulla ylivoimainen ja sotkuinen, erityisesti ihmisille, jotka eivät osaavat lukea niitä. Yritä käyttää Gantt-kaavion selittämään edistystäsi asiakkaalle tai toisen osaston kollegalle, ja sinulla voi olla aivan haaste käsissänne.

Tämä ei ole ainoa haaste Gantt-kaavioille.

Gantt-kaavion tiedot edellyttävät yleensä erikoisohjelmistoja katseluun ja muokkaamiseen, ja niiden tulostaminen on lähes aina haaste. Lisäksi joskus haluat vain keskittyä pieneen osaan projektista ilman, että kaikki ylimääräiset tiedot hukkuvat.

Vaikka Gantt-kaaviot ovat erinomainen ratkaisu, he eivät ole ainoita. Kun haluat tarkastella pienempää näytettä tiedoista tai sinun on esitettävä yksinkertaistettu versio tai osa tietoja tilanteesta, jossa Gantt-kaavio ei ole käytännöllinen, tässä on viisi vaihtoehtoa, joita voit käyttää sen sijaan.

Tehtäväluettelot

Kaikkien liike-elämässä olevien yritysten on oltava tuttuja ja tyytyväisiä tehtävälistaan. Itse asiassa järjestäytyminen on yksi projektin johtajan huippuosaamista.

Tehtäväluettelo tekee tehtäväluettelon seuraavalle tasolle. Tehtäväluettelon avulla voit lisätä sarakkeita, jotka näyttävät jokaisen tehtävän suorittamisen, tehtävän tilan, alkamis- ja päättymispäivämäärät sekä todennäköisyyden, että tehtävä suoritetaan ajoissa.

Voit jopa lisätä valintaruudut tiimin jäsenille, jotta voit tarkistaa, että kohteet ovat valmiit.

Taulukot

Laskentataulukon yksinkertaistettu kaavio on toinen vaihtoehto. Voit silti luetella tehtäviä vasemmanpuoleiselta sivulta, ja voit silti varjostaa palkkeja, joiden avulla voit näyttää tasosi edistyksen ja arvioidut tehtävien aloitus- ja lopetuspäivät.

Taulukkolaskenta voi olla aikaa vievää ja aikaa säästävä päivittää, joten et halua käyttää niitä koko projektinhallintaratkaisuna. Yksinkertaisen, kertaluonteisen raportin asiakkaalle tai ylläpitäjälle yksinkertaistettu laskentataulukko voi kuitenkin visualisoida projektin tavalla, joka on
helposti selitettävää ja ymmärrettävää. Se on myös hyvä vaihtoehto hankkeen edistymisen seurantaan.

Virtauskaaviot

Virtauskaaviot tai verkkokaaviot näyttävät projektitoiminnot siinä järjestyksessä kuin ne on suoritettava. Virtauskaaviot voivat olla niin yksinkertaisia ​​tai monimutkaisia ​​kuin haluat. Voit esimerkiksi luetella tietoja, kuten kunkin vaiheen alkamis- ja lopetuspäivämäärän, tehtävän tunnistenumeron tai
sijainnin. Muista, että liiallisen tiedon lisääminen voi vaikeuttaa näiden kaavioiden lukemista.

Vaikka monet ihmiset löytävät virtauskaavioita helpommin lukea ja ymmärtää kuin Gantt-kaavioita, ne voivat olla haastavaa.Lisäksi ne ovat usein sopimattomia suurille ja monimutkaisille ongelmille. Virtauskaaviot ovat parhaimpia yksinkertaisten projektien esittelemiseen, kun tehtävät luonnollisesti edistyvät yhdestä
seuraavaan, mutta niitä ei pidä käyttää pitkäaikaisena työkaluna tai liian monimutkaisiin projekteihin.

Kanban-levyt

Onko hankkeellasi useita vaiheita, joita ei välttämättä tarvitse tehdä peräkkäisessä järjestyksessä?

Onko sinulla useita ihmisiä, jotka työskentelevät samassa projektissa vai ovatko tehtävät usein päivitetty? Jos näin on, Kanban voi tarjota sinulle ihanteellisen ratkaisun. (Tutustu Kanbanin projektinhallintaan.)

Kanbanin hallituksen kanssa jokainen projektityö on kirjoitettu tahmealle muistilistalle ja sijoitettu sopivaan sarakkeeseen, kuten "tekemään", "käynnissä" tai " tehty." Kun jokainen tehtävä on valmis, vastaavaa tahmeaa muistia siirretään laudan yli kunnes kaikki muistiinpanot ovat "tehneet" -sarakkeessa.

Tämä organisaatiojärjestelmä on erittäin helppo ymmärtää ja muokata nopeasti, mutta se ei ole kovin kannettava, ja sinun on oltava varovainen, ettei mikään huomautuksista tule ja kadota.

Tilaraportit

Gantt-kaaviot ovat erinomaisia ​​työkaluja projektien seurantaan, ei välttämättä viestintään. Jos sinun tarvitsee vain viestiä edistymisestä asiakkaan, projektin sponsorin tai muiden tiimijäsenten kanssa, tilaraportti voi olla paras vaihtoehto.

Lisäksi useat projektinhallintaohjelmat tuottavat yksinkertaistettuja, helposti ymmärrettäviä tilaraportteja hiiren napsautuksella vain muutamalla hiiren napsautuksella, mikä säästää aikaa ja energiaa.

Gantt-kaaviot ovat erittäin käytännöllisiä kaikkiin tehtäviin, jotka menevät suurelle hankkeelle, mutta ne eivät ole aina parhaita näiden tietojen välittämiseen muiden kanssa, erityisesti niille, jotka eivät ole tottuneet lukemaan niitä.

Sinulla on useita muita vaihtoehtoja. Kokeile itseäsi yhdellä näistä viidestä Gantt-kaavion vaihtoehdosta. Saatat olla iloisesti yllättynyt siitä, kuinka paljon aikaa voit säästää.