Yleiset vastaajaviestitekstiä

Yleinen vastaajaviestit käytetään oletusviestitään soittajille. Siksi on tärkeää, että tämä oletussähköpostiviesti on määritetty oikein ja että tervehdyksen sisältö ilmoittaa soittajalle siitä, miten edetä.

On tärkeää, että vastaajan tervehdys on lyhyt, mutta myös toimintokeskeinen. Haluatko soittajan jättää sinulle viestin? Tai ehkä heidän pitäisi kutsua toinen laajennus avustajan tai toimistopäällikön tavoittamiseen poissaolosi aikana?

Tutustu käyttämääsi yrityspuhelinjärjestelmään ja hyödynnä sen ominaisuuksia. Jotkut puhelinjärjestelmät sallivat soittajan painavan numeron, kuten 0, siirtää toiseen laajennukseen sen sijaan, että puhelun lopettaminen ja toisen laajennuksen valitseminen. Tällainen toiminto voi olla erittäin hyödyllinen, varsinkin jos muut toimiston henkilöt voivat hoitaa puheluita, jotka saapuvat puhelimeen, kun olet poissa työpöydästäsi tai toimistosta.

Tämä vastaajaviestiviesti toistetaan sekä ulkomaanpuhelut (yrityksen ulkopuolelta tulevat) että sisäiset puhelut (ihmiset kutsuvat toisesta yrityksesi laajennuksesta). Jos odotat, että saat suurimman osan puheluista asiakkailta ja kumppaneilta, on parasta, että joku käsittelee kiireellisiä puheluja asettamalla yleisen vastaajan tervehdyksen vastaavasti.

Kun olet luonut yleisen vastaajan tervehdyksen, varmista, että noudatat aina hyvien vastaajaviivojen peruselementtejä.

Alla on muutamia yleisiä ääniviestejä:

• Hei. Olet saavuttanut Shahira Rainerin. En voi ottaa puheluasi juuri nyt, mutta haluaisin palauttaa sen heti, kun voin. Joten jätä minulle viesti, joka sisältää parhaan numeron, johon voin tavoittaa sinut ja minä palaan puhelun mahdollisimman pian.
• Hi. Tämä on liiketoiminnan ja teknologian alan asiantuntija Shahira Raineri. En voi vastata puhelimeen juuri nyt, mutta jos jätät minulle viestin nimesi ja puhelinnumerosi kanssa, palaan puhelun mahdollisimman pian.
• Olet saavuttanut Shahira Rainerin. En voi ottaa puhelusi tällä hetkellä, joten älä epäröi jättää viestiään sävyn jälkeen. Palaan puheluni heti, kun voin. Jos tarvitset välitöntä apua, soita laajennus 5438 avustajasi tavoittamiseen. Kiitos soitosta. Heippa.
• Hei ja kiitos soittamisesta [Company}. Tämä on Shahira Raineri ja en voi soittaa puheluasi tällä hetkellä, mutta jos jätät minut viestin ja sisältää nimen ja puhelinnumeroni, tulen takaisin sinulle mahdollisimman pian. Halutessasi voit myös ottaa minuun yhteyttä sähköpostitse. Kiitos soitosta.
• Hei. Olet saavuttanut Shahira Rainerin. En voi vastata puhelimeen juuri nyt, mutta soitan puhelun heti, kun voin.Jos soitat viimeaikaisesta tilauksesta, soita asiakaspalvelumme numeroon 1-800-555-1212. Ne ovat saatavilla maanantaista perjantaihin klo 8-17 paikallista aikaa. Vaihtoehtoisesti voit jättää viestin ja palauttaa puheluni mahdollisimman pian. Kiitos soitosta.
• Hei. Olet saavuttanut Shahira Raineri -työryhmän, asiantuntijan. Puheluni on minulle tärkeä. En voi tulla puhelimeen juuri nyt, joten jätä minulle viesti, jossa on nimesi ja puhelinnumerosi, ja soitan sinut takaisin niin pian kuin voin. Muussa tapauksessa voit pysyä linjalla ja painaa "0" ja joku auttaa sinua hetkeksi. Kiitos.