Miten APEX-aloite muutti yritystilaisuussuunnittelua

Yksi yleisimmistä pyynnöistä yritysten tapahtumien ja kokouksen suunnittelijoiden välillä on standardoitu tapahtumasuunnitteluohjelma, joka auttaa alan ammattilaisten välistä viestintää ja yleistä tehokkuutta. Vaikka täysin standardoitua ja määrättyä järjestelmää tai ohjelmistoa ei ole vielä hyväksytty kaikkialla teollisuudessa, valmistelutoimialan neuvosto (CIC) käynnisti aloitteen, joka tarjosi ennennäkemättömän suunnan tapahtumasuunnittelijoille, alan ammattilaisille ja viime kädessä tapahtumasuunnittelijoille koko maassa. mitä kutsutaan APEX: ksi.

CIP: n hyväksytty käytäntöjen vaihto

APEX tarkoittaa "Accepted Practices Exchange", yleissopimuksen teollisuusneuvoston (CIC) aloite, jonka tarkoituksena on yhdistää koko kokoukset, yleissopimukset ja näyttelytoimialat kehittääkseen ja toteuttaa

vapaaehtoiset standardit tapahtumasuunnitteluohjelmistoille ja muille työkaluille. Vapaaehtoisesta luonteestaan ​​huolimatta se oli pelialan vaihtaja.

Yli 2 500 teollisuusjäsentä 60 kaupunkia Yhdysvalloissa ja Kanadassa osallistuivat käytännön keskusteluihin ja vuodesta 2001 alkaen yli 350 alan ammattilaista oli mukana käytännön vapaaehtoisina. APEXin jäsenet toivoivat määriteltävänsä alan laajuisia hyväksyttyjä käytäntöjä, jotka määrittelisivät standardit tapahtumasuunnitteluohjelmille ja muille työkaluille. Tämä aloite kehittyi lopulta APEX-tapahtumien suunnittelutyökalujen luomiseen, johon kuuluu useita resursseja tapahtumasuunnittelijoille ja uuden tapahtumasuunnittelun jatkuva kehittäminen.

APEX-työkalut ja resurssit

Vuonna 2001 APEX-aloite oli ainoa alanlaajuinen ja yhtenäinen pyrkimys kehittää standardit tapahtumasuunnittelutyökaluksi. Lopulta se johti sellaisten työkalujen, mallien ja parhaiden käytäntöjen kehittämiseen, joita monet tapahtumasuunnittelijat käyttävät vielä jossain muodossa. Kaikki resurssit ovat edelleen saatavilla verkossa tai ladattavissa Microsoft Word PDF -muodossa.

Työkalut ovat käytettävissä ilmaiseksi.

Online APEX -tieteen sanasto

Tämä vuorovaikutteinen online-työkalu on kattava viittaus terminologiaan, ammattikieltä ja lyhenteisiin, joita käytetään koko kokous- ja tapahtumateollisuudessa. Se tarjoaa suuren resurssin varmistaakseen ehtojen johdonmukaisuuden ja osoittautuu edelleen hyödylliseksi työkaluksi uusille työntekijöille.

1. ESG (Tapahtumien tekniset tiedot) -malli
   Tapahtumasuunnittelijat, joiden avulla termi "jatka" referenssikohteen määrityksiin. Lyhenne ESG (joka on tapahtumakohtaisten ohjeiden mukainen) korvasi tämän termi APEX-ohjelman käynnistämisen jälkeen käyttäen standardoitua työkalua, jonka avulla voidaan valmistaa ja jakaa täydelliset ohjeet ja tiedot kaikenkokoisista tapahtumista.
2. APEX Housing & Registration
   Näitä hyväksyttyjä käytäntöjä kehitettiin keräämään, raportoimaan ja hakemaan täydelliset asumis- ja rekisteröintitiedot kokouksiin, yleissopimuksiin ja muihin tapahtumiin. Se osoittautui myös resursseiksi asuntoasioihin, kuten asuntojen tarjoajiin, Internet-asioihin, kansainväliseen asumiseen ja paljastumiseen.
3. PER (Post-tapahtumaraportti) -malli
   Vanhojen "historian" raporttien, tapahtumapahtumaraportin tai PER: n korvaaminen on edelleen tapahtuma ja kokoukset alan hyväksytty lomake kerätä, tallentaa ja jakaa tarkka ja perusteellinen viesti -ilmoitus kaikentyyppisistä tapahtumista (vaikka uusia versioita esiintyy eri ohjelmissa).
4. Ehdotuspyyntölomakkeet
   CIC: n julkaiseman valkoisen kirjan yhdessä APEX-edustajien ja Global Business Travel Associationin (GBTA) kanssa CIC tarjoaa edelleen vakiomuotoisia RFP-muotoja, jotka käsittelevät perustietoja ja ainutlaatuisia tarpeita erilaisiin RFP-tarpeisiin, mukaan lukien audiovisuaalinen, kohdehallintayhtiö, palveluntarjoaja, yksittäinen palvelu, kuljetus, toimintojen aikataulu ja toimintojen järjestäminen. Nämä mallipohjat helpottavat oikeiden tietojen hankkimista, vertailevat vastauksia ja tekevät perusteltuja päätöksiä.
5. Tapahtumasuunnittelun resurssit ja ohjelmistot
   Yleissopimuksen teollisuusneuvoston APEX-aloitteella pyrittiin olennaisesti muuttamaan tapoja, joilla ammattilaiset välittävät kokous- ja tapahtumateollisuuden eri tapahtumasuunnittelijoista myyjiin, toimittajiin, urakoitsijoihin ja muihin tapahtumapalveluihin erikoistuneisiin ammattilaisiin.

Ennen APEXiä, sen standardoituja ohjeita, parhaita käytäntöjä ja viime kädessä sen online-työkaluja ja resursseja viestintä oli alan ammattilaisten ensisijainen haaste.

Paljon on muuttunut 2000-luvun alusta lähtien. Vaikka APEXin ajatus ja nämä tavoitteet alkoivat jo vuonna 1997, ja CIC keskittyi pääasiassa vuosien 2000-2004 käsitteelliseen vaiheeseen, jonka odotetaan käynnistyvän vuoteen 2004 ja 2005 saakka. APEX-standardien ja työkalujen käyttöönoton jälkeen monet muut resurssit ja tapahtuma suunnitteluohjelmistoja on kehitetty, mutta viranomainen ei ole kumonnut CIC: tä asettamalla alan käytäntöjä.