Miten erotat tehtävät pienen henkilökunnan kanssa?

Kirjanpitojaksojen jakaminen on avainasemassa kirjanpidon tarkkailussa ja petosten riskin pienentämisessä. Esimerkiksi työntekijä, joka laskee käteismaksuja, ei myöskään saa olla vastuussa rahan käydessä pankille.

Pienemmässä yrityksessä, jossa ei ole valtavaa kirjanpitoyksikköä, erottaminen on helpommin sanottu kuin tehty. Itse asiassa yksi suurimmista riskeistä pienyrityksille on avainasemien erottamisen puute, mikä lisää riskin todennäköisyyttä ja altistumista huonoille kirjanpitokäytännöille.

Onko sinulla laillisia riskejä korjata prosessejasi nyt vai haluatko vain muuttaa yrityksen rakennetta mahdollisten ongelmien välttämiseksi tulevaisuudessa, tässä on joitain ideoita, joiden avulla voit jakaa vastuut myös silloin, kun ei ole paljon työntekijöitä käytettävissä.

Vaaditaan jaksollista lomat

Monet petokset on paljastettu, kun kirjanpitäjä ottaa ensimmäisenä lomaansa vuosia tai johtaja joutuu ottamaan sairaan päivän, joka rikkoo pitkän kirjaamisen täydellisestä läsnäolosta. Näissä tilanteissa korvaavat yritykset yrittävät suorittaa päivittäiset tehtävänsä, mutta huomaavat, että numerot ovat pois päältä. Kun johto tutkii, he selvittävät, että heidän täydellinen työntekijä on aina työskennellyt, jotta kukaan muu ei löydä petosta.

Ongelmana on, että työntekijät, jotka tulevat aina töihin, nähdään usein arvokkaimpina ja luotettavina työntekijöinä. Tämä luo heille mahdollisuuden hyödyntää heidän itsenäisyyttään ja puutetta siitä, että kukaan ei tarkasta heidän työtä.

Älä anna työntekijän mennä kuukausia tai vuosia ilman todellista lomaa. Hyvä työntekijä ansaitsee tauon ja tarvitset mahdollisuuden huomata. Itse asiassa pidä sitä punaisena lippuna, jos työntekijä ei koskaan menetä työpäivää riippumatta siitä, kuinka sairaita tai kuinka he tarvitsevat lomaa hän voi olla.

Kierrä työntekijöitä muilta paikoilta tai muutoksilta

Monet kuluttaja-suuntautuneilla yrityksillä on vain yksi tai kaksi työntekijää, jotka työskentelevät myymälässä tietyn ajan.

Kun joku on yksin, hän voi tuntea suurempaa kiusausta varastaa ja vähemmän pelätä joutumista.

Tykkäät lomaa pyörittämällä työntekijöitä. Voit pitää ne suosituimmissa paikoissaan suurimman osan ajasta, mutta heillä on silloin tällöin työtä eri myymälöissä tai eri vaihdoissa. Tällä tavoin voit etsiä trendejä, kuten käteistalletukset, jotka jatkuvat aina, kun tietyn työntekijän on työskennellyt tiettyä siirtymistä vastaan, kun muut tekevät samaa muutosta.

Lähettävät laskentatehtävät

Sinun ei tarvitse tehdä kaikkia kirjanpitojasi yhdestä paikasta. Sen sijaan, että etulinjan työntekijät tai johtajat yrittäisivät tehdä kaikkea, voit lähettää tehtäviä.

• Jokaisessa myymälässä olevat työntekijät voivat syöttää myynti- ja muita raakatietojen tietoja.
• Suurimmalla sijainnillasi oleva vanhempi päällikkö voi ottaa vastuun sallittujen asiakastilien muutosten hyväksymisestä.
• Keskustoimiston kirjanpitäjä voi sovittaa tilit ja laatia tilinpäätöksen.

Jos sinulla ei ole useita paikkoja tai useita päteviä työntekijöitä, se on okei. Ulkoistettu kirjanpitopalvelu voi auttaa sinua täyttämään aukot.

Luo selkeät käytännöt ja menettelyt

Vaikka monet ihmiset haluavat työskennellä pienille ja kasvaville yrityksille, koska heillä ei ole suuryritysten byrokratiaa, politiikan ja menettelyjen määrittely on tärkeätä kaikenkokoisille yrityksille.

Muista, että virheet tapahtuvat paljon useammin kuin epärehellisyys.

Jos jollekulle annetaan tehtävä suorittaa omillaan vähän ohjeita siitä, miten se tehdään, hän voi tehdä sen tavalla, joka suurentaa huomattavasti hänen mahdollisuuksiaan tehdä kallis virhe. Jos annat jonkun selkeän prosessin seuraamaan ja selittämään, että haluat tehdä sen tällä tavoin vähentääkseen virheiden riskiä, ​​hän todennäköisesti tekee sen täsmälleen, miten hän pyysi häntä tekemään sen.

Tämä on erityisen tärkeää työntekijöille, joilla on korkea itsenäisyys ja joilla ei ole johtajia aina tarkkailemaan työtä. Toisaalta, vaikka jakatte tehtäviä ja kerrotte työntekijöille, miten he suorittavat ne, varmista, että on selvää, että he voivat kääntyä puolestasi milloin tahansa apua tai opastusta varten.