Kuinka kauan HR pitää työntekijän rekisteristä?

Yksi inhimillisistä voimista on, että meillä on paljon paperityötä. Tonnia ja tonnia ja tonnia. Hyvä, monet elektroniset ovat näinä päivinä, mutta periaate on edelleen. HR tekee tallennuksen. Ja meidän on pidettävä kirjaa, mutta kuinka kauan?

Tässä ovat HR-tietueiden perusohjeet. Muista kuitenkin, että valtion lait voivat poiketa näistä ohjeista. Jos valtion lait ja liittovaltion lait ovat ristiriidassa, pidä kirjaa aina riippuen siitä, kumpi vaatimus on pidempi.

On parempi pitää jotain liian kauan kuin ei tarpeeksi kauan.

Tietojen tallentaminen: 1 vuosi

Sinun on tallennettava kaikki jatkotutkinnot, haastatteluasiakirjat, sovellukset ja työpaikkailmoitukset ja jopa hakujen haku hakijan seurantajärjestelmän kautta vuoden kuluttua päätöksen tekemisestä työtä tarjotaan. Joten, jos haastat hakijaa ja koko prosessi kestää kolme kuukautta, niin vasta viimeisen palkkauspäätöksen tekemisen jälkeen kello alkaa tikittää.

Miksi sinun täytyy tehdä tämä? Jos joku kyseenalaistaa palkkauspäätöksen, sinun on osoitettava, että et ole syrjivä laittomasti missään muodossa, muodoltaan tai muodoltaan. Lakien, kuten vammaisten lakien, VII osaston ja monien muiden lakien, edellytetään osoittavan, että olette vaatimusten mukaisia. Näiden tietojen säilyttäminen auttaa sinua tekemään tämän.

Huumeiden testaustulokset: 1 vuoden tai 5 vuotta kuljetustöissä

Jos tarvitset lääkkeitä ennen työn aloittamista, se on osa vuokrausrekisteriä, ja sinun on säilytettävä jäljennös tuloksista vuodeksi.

Jos teet huumeiden lisäkokeita, joko työtapaturmasta tai satunnaistarkastuksen osana, sinun on myös säilytettävä nämä tiedot yhden vuoden ajan. Kuitenkin, jos teet liikennesääntöjen osaston, huumeiden testauspöytäkirjan vähimmäisaikaväli on viisi vuotta.

Palkkasummut / aikakortit, jne.: 3 vuotta vähimmäismäärä, 5 vuotta irtisanomisen jälkeen Suositeltava

Laki vaatii, että nämä tiedot tallennetaan kolmeksi vuodeksi, mutta viimeaikaisissa oikeusjuttuissa on järkevämpää pitää ne pidempään.

Haluat ylläpitää kirjaa siitä, kuinka paljon jokainen työntekijä on maksettu ja kuinka monta tuntia he ovat työskennelleet koko yrityksesi ajan. Pidä kirjaa vähintään viisi vuotta sen jälkeen, kun työntekijä on poistunut syystä riippumatta.

Vapautetuille työntekijöille tietenkään sinun ei tarvitse säilyttää aikatauluja, sillä heidän palkkansa on sama riippumatta työstä. Jos olet kuitenkin luokitellut työntekijän väärin, jos hän olisi ollut vapautettu verosta, nämä työtunnit saattavat ohjata sinut maksamaan ylityötä.

Varmista, että sisällytät yrityksen laskennallisen palkan.Esimerkiksi sinun on seurattava, oliko suora palkka, palkka, palkkio, ylitöitä, työkappaleita tai suorat tuntipalkka.

Sinun täytyy tehdä tämä paitsi palkka- ja verotuskysymyksissä, mutta monet muut päätökset perustuvat työtuntien määrään. Esimerkiksi FMLA: n kelpoisuus riippuu vuoden työtuntien määrästä. Jos sinulla on osa-aikainen vapautettu työntekijä, kannattaa harkita aikaa tallentamista varten FMLA-kelpoisuuden määrittämiseksi. Sinun on myös voitava todistaa, että maksat työntekijöitänne kaiken tunnin ajan, jonka he työskentelivät.

Lomake I-9: 3 vuotta vuokrauksen jälkeen, 1 vuoden irtisanomisen jälkeen, kumpi myöhemmin on.

Ylläpitää työntekijän I-9 lomake, joka on tallennettu erikseen henkilöstörekisteristäsi, kolmen vuoden ajan työntekijän palkkaamisesta ja yhden vuoden toimikauden päättymisen jälkeen, riippuen siitä kumpi on myöhempi.

Terveys / Eläke-edut Tiedot: 6 vuotta

Sinun on pidettävä kirjaa kaikista suunnitelluista eduista vähintään kuuden vuoden ajan. Tuomioistuimet ovat todenneet, että jos työntekijä syyttää sinua sanomalla, että hän ansaitsee korkeamman eläkkeen, työnantajan on esimerkiksi osoitettava, että he eivät ole enää velkaa, eikä työntekijän vastuuta todistaa, että he tekevät. Pidä kaikki nämä yhteenveto-ohjeet.

Jos sinulla on entisiä työntekijöitä, jotka ovat oikeutettuja COBRA-lääkkeeseen, laajentamalla heidän terveyttään, sinun on myös säilytettävä nämä tiedot kuudeksi vuodeksi vain turvalliseksi. Laki ei sisällä pidättymistä, mutta koska tätä voidaan soveltaa työntekijän eläketurvaa koskevan lain (ERISA) nojalla, tämä laki vaatii säilyttämistä kuuden vuoden ajan. Jos haluat olla turvallisella puolella, älä heitä niitä ulos.

FMLA-tietueet: 3 vuotta

Kun työntekijä pyytää FMLA: ta, sinun on säilytettävä tämä paperireitti, vaikka kieltäisit lomasi. Varmista, että seuraat jokaisen työntekijän loman - kun se alkoi ja kuinka paljon aikaa käytettiin. Jos työntekijällä on ajoittainen FMLA, varmista, että seuraat jokaisen loman ja dokumentoidaksesi käytettyjen tunnisten määrän. Päivämäärät ja tuntimäärä on dokumentoitava. Muista, että jaksottaista lomaa voidaan käyttää muutaman tunnin ajan päivässä tai muutaman päivän viikossa. Dokumentaat kaiken ja pidä nämä tietueet.

Muista, että tämä ei ole kattava luettelo, ja se koskee vain liittovaltion sääntöjä. Sinulla saattaa olla muita tietueiden tallentamista koskevia lakeja, jos olet esimerkiksi liittovaltion urakoitsija tai valtionne on erilaiset standardit. Jos epäilet, älä heitä sitä ulos.

Voit käyttää lisää resursseja tietojenkeruun pitämisestä ja pakollisesta raportoinnista Human Resource Management -yhdistyksessä (SHRM).

Vastuuvapauslauseke: Huomaa, että antamat tiedot, vaikka ne ovat arvovaltaisia, eivät ole taattuja oikeellisuuden ja laillisuuden kannalta. Sivustoa lukee maailmanlaajuinen yleisö ja työlainsäädäntö ja -asetukset vaihtelevat valtiosta toiseen ja maasta toiseen. Pyydä oikeusapua tai valtion, liittovaltion tai kansainvälisten valtiollisten resurssien apua varmistaaksesi, että oikeudellinen tulkintanne ja päätöksesi ovat oikeita sijaintisi kannalta.Nämä tiedot ovat ohjeita, ideoita ja apua.