Tapahtumasuunnittelija, joka pysyy asiakkaan budjetissa, on avainasemassa. Ja niin, tarvitset yksityiskohtaisen tapahtumamäärän, jonka olet ja asiakkaasi sopivat.
Riippumatta siitä, oletko uusi tapahtumasuunnittelu vai kokenut ammattilainen, pidät tapahtumahyötysuunnitelman budjetista helpottaaksesi organisaation järjestämistä ja valmistautumista asiakkaiden kyselyyn - ja autat välttämään talousarvion menemistä.
Perus-tapahtuma, kuten seminaari tai illallinen, Excel tai muut taulukkolaskentaohjelmat voivat olla hyödyllisiä.
Kohde
- Suunniteltu kulutus
- Todelliset kulut
- Tiedot
- Seuraavaksi luokitelkaa ja seuraa kustannuseriä.
Tapahtuman budjetin hallinta
Seuraa sivuston vuokrauskustannuksia.
-
Kun suunnittelet itse tapahtumaa ja tavata tapahtumapaikan myyntipäällikkönä, seuraa kaikkien tapahtumien ja toimintojen tilaa koskevat ennakoidut vuokraamiset, siivous, matkatavaran käsittely ja niihin liittyvät kulut.
-
Tämä sisältää kaikki ruoka- ja juomamaksut, mukaan lukien vinkit ja pennut - jotka voivat olla jopa 30%. Asiakirjan kuljetuskulut.
-
Tähän sisältyvät navat, valmentajat, tapahtumien siirrot ja kaikki niihin liittyvät kulut. Lisää sisustuskulut.
-
Useimmat tapahtumat sisältävät sisustuksen kulut, kuten keskuskappaleet, kukkakaupat, telttavuokraukset jne. Tässä luetellaan nämä kustannukset.
-
Tämän luokan yhteiset kulut sisältävät A / V-laitteet, mutta se on myös hyvä paikka mainita kustantajien kunniamerkit tai jos olet palkata viihdyttäjiä. Yhteenveto tulostusmaksuista.
-
Useat pienet alkion kulut todella yhdistyvät suuremman kulutuksen rivikohdan tekemiseen. Näihin kuuluvat kutsut, nimilaput, ohjelmakirjastot, tapahtumamerkit ja bannereita. lahjojen rivikohta.
-
Yksi yhteinen tapahtuman vinkki on, että asiakas ei koskaan pääse jättämään tyhjää kättä. Joten mitä lahjoja tai lahjoja annat, seurata kustannuksia niille erikseen; olisit hämmästynyt siitä, kuinka paljon nämä kohteet voivat maksaa. Tunnista toimintakulut.
-
Jos tapahtuma sisältää esimerkiksi golfia, tennistä, kylpylää, koskenlaskua, pyöräilyä tai muuta toimintaa, sinun kannattaa huomioida näiden maksujen kulut erikseen. Harkitse yhteenveto laskentataulukon kokonaiskustannuksista ja liittämisestä erittelyyn. Lisää muita kuluja.
-
Jos kustannus ei kuulu mihinkään edellä mainittuun luokkaan, luettele ne muuten kustannuksiksi. Anna itsellesi vararahasto-luokka.
-
Tapahtuman koosta tai monimutkaisuudesta riippuen saatat haluta antaa itsellesi jopa 20% tapahtumahyvityksestä täällä. Suunnittelusta huolimatta maksut ylittävät ennustetut suunnitelmat kustannuksilla, joita et koskaan harkitse. Tämä estää sinua menemästä budjettiin joka kerta. Summaa ennustetut kulut.
-
Kun rakennat tapahtumaohjelmaa, sinulla on hyvä projektio kokonaiskustannuksista. Nämä tiedot jakavat tapahtuman asiakkaan kanssa varmistaakseen, että he ovat tietoisia tapahtumarahoituksesta, jotta myöhempää yllätystä ei tule. Summaavat todelliset kulut.
-
Tämä tapahtuu tapahtuman päätyttyä. Laske laskuja osittain edellä mainittuihin 10 luokkaan ja kirjoita todellinen budjetti. Jos se on erittäin edullinen, tunnista säästöt todellisessa budjetissa suhteessa ennustettuun budjettiin osoittaen arvon, jonka olet tuonut rooliin.