Täydellinen lomake I-9 Työllistämiskelpoisuustarkastus < Miten täyttää lomake I-9, työttömyysvakuutus

Lomakkeella I-9 käytetään varmistamaan työntekijöiden oikeudet työskennellä USA: ssa. Immigration Reform and Control Act (1986) edellyttää, että työnantajat tarkistavat kaikki työntekijän työhönottokyvyn vuokralla. Vahvistus sisältää sekä henkilöllisyys- että työkelpoisuuden. Työntekijä vakuuttaa tietojen pätevyyden toimittamalla asiakirjoja ja työnantaja vahvistaa asiakirjojen tarkistuksen. Työnantajan on säilytettävä lomake tarkastuksen yhteydessä.

-1 ->

Lomake I-9 on myös perusta työnantajan lisätarkastukselle käyttämällä E-Verify-järjestelmää.

Ennen kuin aloitat lomakkeen I-9

Kopioi lomakkeesta I-9 ennen kuin aloitat ensimmäisen työntekijän palkkaamisen. Varmista, että lomakkeessa I-9 on viimeisin versio. Työnantajan on käytettävä nykyistä lomaketta, jonka voimassaoloaika on 31.3.2016 , jotta hän voi tarkistaa työnsä 7. toukokuuta 2013 jälkeen.

Lomakkeiden I-9 (PDF-muodossa) kopiot ovat saatavissa Yhdysvaltain tulli- ja maahanmuuttoviraston (USCIS) verkkosivustolta. Tämä lomake voidaan täyttää verkossa ja tulostaa sitten allekirjoituksille.

Lomake I-9 on saatava päätökseen vuokra-ajankohtana ja työnantajan on pidettävä kaikki I-9-lomakkeet kaikille työntekijöille. Jos lomake on täytetty kokonaan ja olet hyväksynyt työntekijän esittämät asiakirjat, voit paljastaa työntekijän, jos huomaat, että työntekijä on harhaanjohtava työkyvyttömyytensä tai jos työntekijän esittämät lomakkeet eivät ole päteviä .

Osa 1 - Työntekijän tiedot ja todistus

Osa 1 täyttää työntekijä. Työntekijän tulee sisältää nimi, tyttönimi, osoite ja syntymäaika. Työntekijän tulee sisältää sosiaaliturvatunnus, mutta tämä numero on vapaaehtoinen, ellei yrityksesi käytä E-Verify-järjestelmää.

Työntekijä on tämän jälkeen todistanut henkilön olevan - yksi seuraavista:

Yhdysvaltain kansalainen

Yhdysvaltain kansalaisen kansalainen

Lakisääteinen pysyvä asuinpaikka (mukaan lukien ulkomaalainen) > Ulkomaalainen, jolla on oikeus työskennellä (mukaan lukien Alien # tai Admission #), kunnes (mukaan lukien voimassaolopäivä, jos sellainen on)

Joku voi avustaa työntekijää täyttämällä lomakkeen I-9 osan 1. Avustajan on täytettävä

Valmistajan ja / tai kääntäjän sertifiointi -osio. Muista tulostaa avustajan nimi ja osoite. Työnantajan on täytettävä osio 2: Työnantajan tarkistus ja todentaminen

Osa 2

. Sinun on tarkistettava asiakirjat, jotka ovat välttämättömiä sekä (a) henkilöllisyyden että (b) työntekijän työkyvyn varmistamiseksi. Huomaa, että luettelossa A olevat asiakirjat, kuten Yhdysvaltojen passi, tarkistavat molempien henkilöiden identiteetin ja toimivat kelpoisuuksissa. Luettelossa B olevat asiakirjat vahvistavat identiteetin ja C-luettelossa olevat asiakirjat työtuen kelpoisuuden varmistamiseksi.Sinulla on oltava yksi asiakirja jokaisesta luettelosta B ja luettelosta C, jos sinulla ei ole luettelossa A olevaa asiakirjaa. Hyväksyttävät asiakirjat

A

hyväksyttävien asiakirjojen luettelo sisältyy I- 9-muodossa. Lisätietoja hyväksyttävistä asiakirjoista, esimerkkejä asiakirjoista, löytyy USCIS-työnantajan käsikirjasta. Sosiaaliturvakortteja koskeva huomautus: Et voi hyväksyä laminoitua sosiaaliturvakorttia tai sosiaaliturvakorttia, jonka mukaan "ei ole voimassa työssään." Sosiaaliturvalaitoksen tulostiedot, jotka osoittavat työntekijän sosiaaliturvatiedot, eivät ole hyväksyttäviä korvauksia sosiaaliturvakortille.

Vahvistettavien asiakirjojen on vastattava työntekijän todistettavuutta. Jos esitetyt asiakirjat eivät ole yhdenmukainen työntekijän osoittaman tilan kanssa, et voi hyväksyä niitä. Esimerkiksi jos työntekijä todistaa, että hän on Yhdysvaltojen kansalainen, mutta näyttää sinulle "vihreän kortin", et voi hyväksyä asiakirjaa.

Asiakirjan vanhentumispäivämäärät

Jotkin asiakirjat, kuten passi tai työluvat, ovat vanhentumispäivämääriä. Asiakirjat, jotka ovat vanhentuneet, eivät ole hyväksyttäviä todentamiselle. Jos asiakirja päättyy tulevaisuudessa, sinun on hyväksyttävä se, mutta kirjoita työntekijän tietojärjestelmän voimassaolon päättymispäivä. Jos asiakirja vanhentuu ja työntekijä ei tarjoa uutta asiakirjaa, joka osoittaa tulevan viimeisen voimassaolopäivän, hän ei enää voi työskennellä Yhdysvalloissa. Jos yrityksesi on tarkastettu, saatat joutua maksamaan sakkoja ja rangaistuksia jatkamaan tämän henkilön käyttämistä .

Vain alkuperäiset asiakirjat

Kaikkien asiakirjojen on oltava alkuperäisiä. Valokopiot eivät ole sallittuja. Jos sinulla on kysymys siitä, onko asiakirja kopio, etsi leima tai sinetti yhdysvaltalaisesta valtion virastosta tai valtion, maakunnan tai kunnallishallinnon yksiköstä.

Jos asiakirjassa on eri nimi kuin työntekijän I-9: n antamasta nimestä, kysy kysymyksiä. Nimien pienet kirjoitusmuunnelmat ovat hyväksyttäviä niin kauan kuin asiakirja näyttää olevan aito ja se liittyy henkilöön.
Kun olet tarkistanut asiakirjat ja tehnyt kohtuullisen tarkasti, että ne ovat molemmat (a) aitoja (ei kopioita tai muutoin kyseenalaisia) ja (b) liittyvät työntekijän nimeen, sinun on todistettava rangaistuksella, että työntekijällä on oikeus työskennellä USA: ssa. Sisällytä päivämäärä, jona työntekijä alkoi työskennellä yrityksellesi. Kirjaudu, päivämäärä, kirjoita nimi ja otsikko ja kirjoita yrityksen osoite.

Osa 3 Päivittäminen ja uudelleen vahvistaminen

Osa 3: ää päivittää vanhentuneiden asiakirjojen tiedot ja mahdollistaa uuden asiakirjan viimeisen päivämäärän lisäämisen lomakkeeseen.

Asiakirjojen säilyttäminen

Jos yrityksesi käyttää E-Verify-järjestelmää, pidä valokopiota kaikista asiakirjoista. Jos et käytä E-Verifyia, sinun ei tarvitse säilyttää kopioita asiakirjoista. Jos pidät kopioita, tee tämä kaikille työntekijöille.

Kun lomake I-9 on päättynyt - Mitä tehdä

Sinä työnantajana pitää olla kopio täytetystä lomakkeesta I-9 kaikille työntekijöille. Sinun ei tarvitse toimittaa tätä asiakirjaa missään Yhdysvaltain hallituksen virastossa.

Tämän artikkelin tiedot auttavat sinua työnantajana ymmärtämään I-9-lomakkeen täyttämistä koskevat vaatimukset. Niillä ei ole tarkoitus olla osallisuutta. Lue koko I-9-asiakirja varmistaaksesi, että täytät tämän asiakirjan kokonaan ja oikein.

Virheiden korjaaminen

Lomakkeen I-9 virheet ovat samat kuin muillakin tärkeillä asiakirjoilla. Älä käytä whiteoutia tai yritä poistaa virheitä. Normaali menettely virheiden korjaamiseksi tärkeissä asiakirjoissa on:

Väärät tiedot (varmista, että tietoja voidaan silti lukea)

Tee muutos
Päivämäärä ja aloita muutos.
Vihjeitä lomakkeen I-9 täyttämiseksi

Sinä työnantajana voit nimetä työntekijän tai jonkun muun täyttämään I-9-lomakkeen työnantajan osat. INS sanoo, että "jos joku muu täyttää lomakkeen I-9 puolestasi, hänellä on oltava täysi I-9-velvollisuus."

Työntekijä voi saada apua osion 1 täyttämiseen. Varmista, että avustaja täyttää "Valmistajan ja / tai kääntäjän sertifikaatin" lohko ja työntekijän allekirjoittaa.
Lisätietoja - vastaukset I-9 -lomakkeeseen
Tässä artikkelissa on vastauksia yleisiin kysymyksiin lomakkeesta I-9 ja työsuhteen kelpoisuuden tarkistamisesta
Sinun on suojattava työntekijöiden yksityiset tiedot I-9 lomake ja asiakirjat. Käytä näitä tietoja vain I-9-tarkoituksiin ja säilytä ne turvallisessa ja turvallisessa paikassa, kuten lukitussa arkistokaapissa, johon vain muutamilla luotetuilla henkilöillä on avain.
Jotkut U.S. valtion työvoimatoimistot voivat tarkistaa työllistämiskelpoisuuden ja todistaa työntekijänsä lähettävät sinulle. Varmista, että saat ja pidät kopion sertifikaatista tässä valtiossa.