Helposti hallita liiketoiminnan kulukirjauksia

Jos käytät aikaa tehdäksesi luettelon kaikista tehtävistä, jotka sinun pitää tehdä hallitsemaan yritystäsi ja sitten tilata heidät sen mukaan, kuinka paljon haluatte tehdä niitä, sisään? Kaksisataa seitsemänkymmentä? Tai vielä pienempi?

Mutta kun useimmat meistä varmasti pitävät yritysrekisterin hallintaa häiritsevänä työmääränä ja pyrkivät antamaan sen etusijalle, hyvä tietuehallinta paitsi helpottaa työelämäämme, mutta voi antaa meille todellisia stressihäviöitä verotusaikana.

Näin voit tehdä levyjohtamisen helppoa:

1. Pidä yrityksesi ja henkilökohtaiset kulut erillään.

Kuulostaa helposti, vai mitä? Mutta tämä on osa tietuehallintaa, joka vie suurimman osan ihmisistä. Jos otat potentiaalisen asiakkaan golf-kierrokseen, esimerkiksi se on henkilökohtainen kulu tai yritysmenot? (Vastaus on henkilökohtainen, koska vihreät maksut eivät ole vähennyskelpoisia.) Ajoneuvot, joita käytät sekä henkilökohtaisista että liiketaloudellisista syistä ovat toinen monivuotinen ongelma. Sinun täytyy tietää, mikä oikeutetuiksi liiketoimintakuluiksi ja mitä ei, ja varmista, että yritysrekisterisi heijastavat tätä tarkasti (katso Mitä liiketoiminnan kulut voin vaatia).

2. Hanki riittävä dokumentaatio kaikista liiketoiminnan kuluista.

Monet liikemiehet tekevät virheen ajatella, että "luettelot" ovat riittävän hyviä tietojenkäsittelyn tarkoituksiin. Heillä on esimerkiksi luettelo ostoista luottokorttitiedoistaan ​​ja mielestäni se on riittävän hyvä näiden ostojen vaatimiseen liiketoimintakuluina.

Valitettavasti CRA (Canada Revenue Agency) on vaativampi. He eivät hyväksy luottokorttitietoja tai peruuntuneita tarkastuksia riittävinä asiakirjoina kulut, kun lasku tai kuitti yleensä annetaan. Katso Voinko vaatia liikekustannuksia ilman tuloja? IRS on anteeksiantava ja vastaanottotodistuksen puuttuessa yleensä hyväksyy luottokorttitiedot ja peruuttaa tarkastukset todisteena kulukorvausvaatimuksista.

Tietojen säilyttämisessä on otettava huomioon kaksi kohtaa:

a) Saada aina kuitti . Ota tavaksi pyytää kuitti aina, kun teet ostoksen - olipa kuinka pieni. Myös pienet kustannukset nousevat, ja tarvitset yritystiedostojen dokumentaatiot.

b) Merkitse kuitit tarvittaessa . Näillä yrityksillä on edelleen yrityksiä, joilla ei ole mitään, lukuun ottamatta päivämäärää, jolloin tuote ostettiin ja kuinka paljon se maksaa - mikä ei ole kovin hyödyllistä, kun katsot kuititarkistusta yrittäen selvittää, mitä kyseinen tuote oli ja mikä liiketoimintakuluihin se sopii.

Kun saat kuitin, katso sitä ja kirjoita puuttuvat / asiaankuuluvat tiedot, kuten kuitit ja kustannusluokka.Katso 4 vinkkejä käsitteiden käsittelyyn saadaksesi lisätietoja siitä, miten kuunteluasi säilytetään helpommin.

3. Hanki erillinen pankkitili yrityksellesi - ja käytä sitä.

Vaikka yrityspankkitilien maksut ovat tunnetusti korkeita henkilökohtaisiin tileihin verrattuna, yrityksen pankkitili on ehdottoman välttämätön hyvän yritystiedonhallinnan kannalta. Liikepankkitilillä voit pitää yrityksesi ja henkilökohtaiset kulut erikseen. Voit tallettaa kaikki liikevaihdosi liiketoimintatiliksi ja peruuttaa kaikki liiketoimintaan liittyvät kulut tai maksut vain yritystililtä.

Millaista pankkitiliä sinun pitäisi saada? Kirjaintitili - mieluiten kuukausittaiset ilmoitukset ja palauttaa peruutetut tarkastukset sinulle.

Liiketoimintarekisteri auttaa tekemään tietojesi hallinta helppoa, koska voit käyttää jokaisen tarkistuksen etusivulla olevaa muistilistapalkkia asiakirjan liiketoimintatarkoitukseen.

4. Käytä ja käytä erillistä luottokorttia liiketoimintakuluihin.

Henkilökohtaisten luottokorttien käyttö liiketoiminnallisiin tarkoituksiin pudottaa sinut nopeasti tietueen hallintaan. Yritysluottokortti yksinkertaistaa huomattavasti yritystietojesi hallintaa auttamalla pitämään henkilökohtaiset ja liiketoimintakustannuksesi erillään. (Se myös auttaa yritystäsi näyttämään ammattimaisemmalta.)

5. Pidä matkamittarilokia liikematkoista.

Jos käytät jotain ajoneuvoasi liiketoimintatarkoituksiin, mittariloki on suuri apu rekisterinhallinnassa.

Huomioi kilometrimäärä (tai kilometrimäärä) matkamittarilla vuoden alussa ja kirjoita mittarilukema päivämäärän mukaan aina, kun käytät ajoneuvoa liiketarkoituksiin. Ajoneuvosi hansikaslokeron pitäminen ajoneuvoosi tekee tästä helppoa. Jos sinulla on useampi kuin yksi ajoneuvo, jota käytät liiketaloudelliseen tarkoitukseen, pidä ajokilometrejä kussakin. Katso myös: Moottoriajoneuvojen kulut (Kanadan tulovero).

6. Pidä kaikki yritystiedostot tietylle verovuodelle yhdessä ja yhdessä paikassa.

Kun yrityksesi tiedot ovat hajaantuneet kaikkialle paikkaan, se on reaaliaikainen varastaja, kun kyseessä on kirjanpito tai verojen valmistelu ja liiketoiminnan tietojenkäsittelyjärjestelmän järjestäminen tilikauden ajan tekee siitä paljon helpompaa löytää tarvittavat yritystiedot kun tarvitset niitä.

Tarvitsetko apua hakemistojärjestelmän käyttöönotosta? Katso Vihjeitä arkistointijärjestelmän hallinta.

7. Pidä yrityksesi kirjanpito ajan tasalla.

Jostain syystä, näyttää siltä, ​​että on paljon sekaannusta siitä, kuinka kauan sinun on pidettävä yrityksesi kirjaa. Verotuksessa "jos tallennat palautuksesi ajoissa, pidä kirjaa vähintään kuusi vuotta sen verovuoden päättymisen jälkeen, johon ne liittyvät" (CRA). Tämä kuuden vuoden ajanjakso alkaa viimeisen käyttämisen jälkeen, ei tapahtumasta. Lisätietoja yrityksen kirjanpidon pitämisestä luottoluokituslaitokselle kertoo kuinka kauan minun pitää säilyttää liiketoiminnan rekisterit.

Yhdysvaltojen veroilmoitusten osalta "pidä kirjaa 3 vuotta alkuperäisestä tuotoksestasi tai 2 vuotta päivästä, kun olet maksanut veron, riippuen siitä kumpi on myöhempi, jos lähetät luotto- tai hyvityspyynnön, kun palautat tiedoston. 8. Kirjanpito-ohjelmisto tekee siitä helppokäyttöisen Helppokäyttöinen, yksinkertainen ja helppokäyttöinen

9. Kirjanpito

7 vuotta

saatavuus mobiililaitteista ja alhaiset kustannukset, nykyiset pilvipohjaiset pienyritysten kirjanpidon ohjelmistopaketit voivat huomattavasti yksinkertaistaa tietojenkäsittelyä (ks. 6 Small Business Accounting -ohjelmiston edut). Noin $ 10 / kk: n ohjelmistojen toimittajat, kuten FreshBooks ja Zoho, paketit, jotka soveltuvat freelancereille ja yksityisyrityksille, mukaan lukien laskutus, kustannusten seuranta ja yksinkertainen raportointi. Mieti esimerkiksi etuja, jotka voivat esimerkiksi lähettää laskun suoraan älypuhelimestasi, ottaa kuvan lounaskuvasta asiakkaan kanssa ja tallentaa se kuluna tai seurata laskutettavaa aikaa sisäänrakennetulla ajastimella.

Nämä kahdeksan asioita, joita voit tehdä tietojenkäsittelyn helpottamiseksi, eivät ole vaikeita. ne tarvitsevat vain hyviä tapoja ja pysyvyyttä. Mutta jos noudatat näitä sääntöjä nyt ja seuraat, näet seuraavan verotuksen aikana huomattavan eron ja kirjanpidonne on helpompaa koko vuoden.

Katso myös:

7 tapaa hallita kaaosta pienyrityksissämme

Älä seurata vain aikaa; Hallitse sitä!