Video: Kuinka ajaa autoa kesällä I 9 vinkkiä AUTODOCILTA 2024
Jos olet toimistossa juuri nyt, lopeta, mitä teet ja katsokaa. Tarkastele tarkasti työpöytäsi. Ajattele nyt mitä näet. Onko olemassa yhdestä kulmasta valtava kasa papereita - tärkeitä papereita, kuten laskuja, sopimuksia ja projektipäivityksiä?
Ennen puolustusta; saamme koko "organisoidun kaaoksen" käsitteen, jonka olet todennäköisesti käynyt pöydänne kanssa. Kaikki nämä paperit - LEED-lomakkeet, RFD: t, sovellukset ja paljon muuta - on paikka, johon ne kuuluvat.
Heidät täytyy hallita ennen arkistointia. Jotkut on allekirjoitettava, toiset on skannattava, muut on käsiteltävä ja lähetettävä asiakkaille.
Joten vain leikataan kaivaukseen: Jos toimistosi on sotku, se aiheuttaa ongelmia. Hyvä uutinen on: Sinulla on vielä toivoa.
Ratkaisut "Asiakirjan ylikuormitukselle"
Jos jotain, jonka olemme nostaneet tähän asti, koskee sinua, älä huoli. Olet hyvä yritys. Nämä ovat rakentajien johtajien yhteisiä ongelmia. Onneksi sinulla on rakennushallintaohjelmisto, joka on erinomainen työ ratkaisemaan valtaosa niistä.
Hyvät rakennusjohtamisjärjestelmät tarjoavat valtavan määrän asiakirjojen hallintavaihtoehtoja, ja nämä ratkaisut palvelevat useita hyödyllisiä tarkoituksia. He voivat auttaa sinua löytämään lomakkeita ja asiakirjoja nopeasti ja helposti, mikä vähentää aikaa, jonka käytät täyttämällä (lue: "löytää") kaikki paperityöt.
Säästämisaikaa voidaan käyttää näkyvyyden lisäämiseen asiakkaiden kanssa ja keskittyä työn todellinen tuottava osa.
On aika järjestää
Dokumentinhallintaohjelmiston tärkein ominaisuus on kyky pitää tärkeät tiedostosi järjestyksessä. Se poistaa tarvetta frettiin suurien arkistokoteloiden tai paperilapujen avulla pöydälläsi.
Voit yksinkertaisesti työntää etsimäsi asiakirjan ohjelmiston hakukoneeseen, ja se näkyy lähes välittömästi.
Ohjelmisto voi myös auttaa lataamaan olemassa olevia tiedostoja, joiden avulla voit helposti erottaa aikaisemmat tiedostot, jotka istuvat arkistokaapissa ja jotka on jo lisätty ohjelmistojärjestelmään. Monissa sovelluksissa voit myös käyttää asiakirjoja tallennuksen kautta, jolloin voit käyttää tiedostoja liikkeellä ollessasi. Cloud-pohjainen rakennusdokumenttien hallinta on fiksu valinta, kun otetaan huomioon sen kyky auttaa sinua käsittelemään paperityötä nopeammin ja tehokkaammin.
Kaksi ohjelmistoratkaisua, jotka ovat tämä, ovat Viewpoint ja Aconex. Molemmat perustuvat Googlen algoritmia vastaaviin hakujärjestelmiin, jolloin hakuprosessi on salamannopea. Viewpoint erottaa itsensä lisäksi lisäämällä kykyä etsiä ja indeksoida Outlookin kautta lähetettyjä sähköpostiviestejä, jotka ovat myös liitteenä Vistaa.
Ylivoimaiset yhteistyövaihtoehdot
Rakennusdokumenttien hallintaohjelmisto helpottaa tiimisi kanssa työskentelyä. Esimerkiksi Procore Construction Management Tool -työkalun avulla päälliköt voivat jakaa käyttöoikeudet käyttäjälle. Se tallentaa tiedostojasi aiemmat versiot, mutta siinä on myös suojalausekkeita, jotka jakavat jatkuvasti samoja tiedostojen luonnoksia, jotta käyttäjät eivät tee virheen virheellisten versioiden muokkaamisesta.
Parempi silta, se toimii useimpien suurten mobiili- ja työpöytäympäristöjen kanssa, mikä on hyvä uutinen yrityksille, jotka käyttävät iPadia ja muita tabletteja osana hallintajärjestelmää.
Taloudelliset ratkaisut
Hyvät rakennusdokumenttien hallintaohjelmistot voivat säästää yrityksellesi paljon. Selkeämpiä ovat toimitusten, kuten väriaineen, paperin, kopiokoneiden ja fyysisten arkistointiyksiköiden, rajallinen väheneminen. Vielä enemmän, se voi säästää useita tuhansia dollareita vuodessa työvoimakustannuksissa. Alhaalla, monet yritykset - ei vain rakentaminen - raportoivat säästäen tuhansia dollareita vain ei tarvitse viettää aikaa arkistointitehtäviin.
Asiakirjanhallintaohjelmisto säästää myös aikaa (ja lopulta rahaa) kadonneiden asiakirjojen etsimiseen. Arvellaan, että vääränlaisten tai vääränlaisten asiakirjojen luominen voi maksaa jopa 250 dollaria.
Kuinka monta kertaa olet sekaantunut etsimään kadonneita asiakirjoja juuri tänä vuonna tähän mennessä?
Bottom Line
Rakennusdokumenttien hallintaohjelmisto tarjoaa sinulle tehokkaan tavan säästää rahaa ja aikaa yrityksellesi. Jos et ole kokeillut sitä, aika on nyt ryhtyä ensimmäiseen vaiheeseen ja tutustu yllä lueteltuihin resursseihin.
Miten palkkasi venyttää (pienennä veroja)
Oppi mitä voit tehdä tehdäksesi suurin osa palkkatasosta, joka voi auttaa sinua alentamaan veroja ja hyödyntämään kaiken hyödyn tarjoamistaan työssäsi.
Kuinka pienennä oppikirjojen kustannuksia
Oppia vinkkejä, joita opiskelijat käyttävät säästääkseen 65% ja enemmän oppikirjoista ja muista kurssimateriaaleista.
Kuinka pienennä asuntovakuutusasiakkaiden vakuutuslisenssiä
Asuntojen vakuutusten kustannusten nousuna, voit löytää keinoja pitää tämä kustannus minimoidaan. Seuraavassa on tapoja alentaa omistusten vakuutusmaksua.