Miten työntekijöiden liikematkustajien kustannusten pienentäminen

Työntekijöillä, jotka yrittävät valvoa matkakustannuksia, kysyvät työntekijöiltä, ​​että he voivat jakaa huoneitaan, ei ole minkäänlaista aloittamista tai päättymistä.

Nämä ideat ovat vähemmän stressaavia ja loukkaavia keskimääräiselle työntekijälle, joka matkustaa liikematkaansa työnantajalleen. Työntekijät ovat normaaleja ihmisiä, jotka vain haluavat tietyn yksityisyyden ja etäisyyden työtovereilta työmatkalla, varsinkin jos he ovat viettäneet päivän työtovereiden kanssa.

Työnantajien ei tarvitse pyytää työntekijöitä jakamaan huonetta.

Työntekijöiden liiketoiminnan matkustuskustannuksia voidaan säästää muilla tavoin. Esimerkiksi:

• Vaaditaan työntekijöitä matkustamaan samana päivänä aina kun se on mahdollista.
• Kehitetään ja toteutetaan kiinteä matkapolitiikka, jossa annetaan tarkat tiedot päiväkohtaisista maksuista eri kohteissa, etusijalla olevissa hotelliketjuissa, joissa työnantaja voi määrätä diskonttokoron, kulujen korvaamisesta ja rajoista, jotka vaativat johtajan allekirjoituksen etukäteen, jos se ylitetään .
• Pidä työntekijöitä lakia koskevassa kirjeessä matkapolitiikan mukaisesti ilman ennakkolupaa poikkeuksista. Älä korvaa kuluja, joita ei sallittu käytännössä tai poikkeuksena.
• neuvotella uudelleen tai neuvottele yritysverokursseja matkakohteidesi kanssa yhteisten hotelliketjujen kanssa. Etsi hotelleja, jotka tarjoavat mukavuuksia, kuten ilmaisen aamiaisen, ilmaisen cocktail-hetken, iltapäivälliset välipaloja ja alkupaloja sekä huoneissa olevat jääkaapit ja kahvinkeittimet. Vaaditaan työntekijöitä käyttämään näitä hotelleja ja mukavuuksia, kun he ovat käytettävissä.

• Käytä halvempaa hotelliketjua tehdessäsi varauksia. Suurin osa työntekijöistä antaisi tähteen yksityiseen huoneeseen. Älä odota alhaisempia standardeja sellaisilla alueilla, kuten puhtaus ja muut työntekijöiden mukavuuspalvelut hotelleista, joissa on vähemmän tähtiä. Tutkimus matkustaa työntekijöille säännöllisesti varmistaakseen, että valitut paikat täyttävät heidän tarpeensa.
• Käytä johdonmukaista matkavakuutuspalvelua, kuten American Express Global Business Travel -palvelua, joka auttaa hallitsemaan kustannuksia. He auttavat sinua suunnittelemaan, hyväksymään käytäntöjä, säästämään kustannuksia ja rajoittamaan työntekijöiden kuluja. Jopa paikalliset matkapalvelut auttavat sinua säästämään liikematkoilla, mutta American Express -yrityksen etu on niiden ulottuvuus kansallisesti ja kansainvälisesti sekä niiden verkkopalvelut.
• Tee järjestelyjä yhden lentoyhtiön kanssa, jotta he voivat käyttää palveluitaan aina kun mahdollista saada yritysalennuksen jokaisella lennolla. Vaaditaan työntekijöitä käyttämään lentoyhtiön varauspalvelua, esimerkiksi Southwest Airlines Corporate Travel. Työnantajat voivat myös säästää, kun lentokoneita varataan etukäteen.
• Tee viime hetken matkapäätöksiä tekevistä työntekijöistä valtuutus. Eräässä tapauksessa asiakasyrityksessä lentolippu, joka maksoi 300 dollaria, jos se varattu muutama viikko etukäteen, maksaa yli 1200 dollaria, kun työntekijä teki varauksen kaksi päivää ennen tapahtumaa.Tämä pitäisi tapahtua vain hätätilanteessa, sillä useimmat liput ovat siirrettäviä, vaikka niitä ei palautettaisiinkin.
• Vähennä matkakuluja muilla alueilla, kuten ateria ja alkoholi päivittäin ja kuljetus. Muuta päivämääriä sijainnin mukaan. New York City on kallis esimerkiksi Las Vegasiin verrattuna. Pienemmät, ei-lomailupaikat ovat vielä edullisempia. Matkustopolitiikkasi tulisi vastata kustannuksia, joita työntekijäsi kokevat, kun he matkustavat eri valtioihin ja paikkoihin.

• Koe virtuaalikokouksia, kuten Skype for Business -palveluja ja videoita. Aluksi epämiellyttävä, ei-henkilökohtainen kokous on hankittu taito. Työntekijät ovat mukavampia käyttäessään näitä palveluja ajan mittaan. Webinarit toimivat hyvin erilaisissa koulutuksissa, erityisesti seminaareissa, joiden avulla useat työntekijät voivat osallistua.
• Velvoittaa työntekijöidesi käyttämään halvempia julkisen liikenteen ja kuljetuspalveluja silloin, kun ne ovat saatavilla, eikä takseja, varsinkin kun työntekijät matkustavat lentokenttien ja hotellien välillä. Useimmat suuret konferenssit tarjoavat ilmaisen kuljetuspalvelun hotellien ja konferenssikeskuksen välillä. Vähäisempi taksin käyttö tai vaatimus, jonka mukaan työntekijät kokoontuvat maksaaksensa taksitaksille, voivat säästää paljon rahaa.

Aikuisten työntekijöiden pyytäminen tekemään ajoissa varauksia, talouskustannuksia heidän liikematkoistaan ​​ja tutkimaan muita vaihtoehtoja kuin matkustaminen kokouksiin ja koulutukseen on oikea tapa keventää liikematkojen kustannuksia.

He kunnioittavat työntekijöitä.

He hyötyvät työnantajalle, koska työntekijät tuntevat kunnioitusta ja huolenaiheita, jotka tuottavat positiivista moraalia. He pitävät positiivisen suhdekierron siirtyvän oikeaan suuntaan.

Lisätietoja liikematkoista on kohdassa Business Travel.