Miten vastata työntekijöiden kysymyksiin - kokousvinkkejä ja strategioita

Liiketoimintakokoukset voivat käydä loputtomasti, jos avaat lattian työntekijöiden kysymyksiin, jos et määritä parametreja alusta alkaen ja ylläpidä lattian hallintaa. Sanomalla "on yksi jokaisessa väkijoukossa" sopii hyvin liike-elämän kokouksissa, kun tyytymättömät työntekijät ovat usein halukkaampia puhumaan ryhmän asetuksissa. Kaikki, mitä tarvitaan, on yksi kielteinen kommentti tai kysymys, jotta muut saisivat aloittaa äänekkäämisen yhteisymmärryksessä.

Mutta päinvastoin voi myös olla totta: aloittaa positiivisen keskustelun ja kutsua muita liittymään ja lopputulos voi olla tuottava tapaaminen kaikkien kanssa, jotka poistuvat kokouksesta.

Yksi suurimmista valituksista liiketoimintakokouksista on se, että ne ovat usein tarpeettomia ja heikentävät arvokasta työaikaa. Varmista, että ilmoitat kokouksen tarkoituksen, määrität etukäteen kokoukselle (kuten myös avoimille keskusteluille), ja pitekö kokouksen aiheita ja suunniteltua kestoa. Haluat myös haluta tehdä kokouksista mielenkiintoisempia kokouksen jäänmurtajalle tai lämmittelytoiminnalle.

Seuraavassa on strategioita, joissa käsitellään työntekijöitä, jotka esittävät kysymyksiä kokouksissa, joita et halua vastata heti tai joita et halua käsitellä missään vaiheessa kokouksen aikana.

Kun toimia kysymykseen välittömästi

Jos kysymys on oikea-aikaista ja tehtävää, ja mielestäsi sitä on käsiteltävä, vastatkaa välittömästi - mutta lyhyesti - ja seuraa sitten ilmoittamalla, että olet tekemässä lisää kysymyksiä lopussa jos sinulla on aikaa.

Tukee lausuntoa, että siirryt kehosi kieltä. Katso muistiinpanoja tai kääntykää kohti valkoista taustaa, jne. Räjäyttämällä silmäkosketuksen hetkeksi näytät, että siirryt. Jos katsot yleisölle (etenkin korotetut kulmakarvat), saatat lähettää signaalin, josta lähdet avaamisesta lisää kysymyksiä varten.

Jos yleisö on negatiivinen tai vihamielinen, tunnista huolestuneisuutensa, mutta vain epäsuorasti. Ota hetki selittääksesi ymmärrä ja jakaa huolenaiheesi, mutta jos pääset liian kaukana aiheesta, mitään ei tapahdu. Ehdota, että ihmiset kirjoittavat kysymyksensä myöhemmin tai järjestävät tapaamiset yksityisesti, josta voit keskustella heidän huolenaiheistaan ​​tarkemmin.

Yksittäisen kysymyksen vastaaminen on käytännöllinen, koska se:

• Annetaan kokouksen haltijalle mahdollisuus puuttua asiaan, jota he eivät ole ajatelleet;
• Se lähettää viestin, jota kuuntelet yleisöäsi;
• Kun otat vain yhden kysymyksen, lähetät myös viestin, että vielä hallitset kokousta, mutta välitä siitä, mitä osallistujat ajattelevat.

Kuinka kauan lykätä kysymystä

Jos kysymys, jota kysytään käsitellään myöhemmin kokouksessa, sanotaan, että "tämä on hyvä kysymys ja yksi, josta käsittelemme pian."

Jos kysymys on off-topic ja niitä ei käsitellä kokouksessa, anna joukko erityisiä ohjeita päätöslauselmaan. Jos yksinkertaisesti kieltäytyy vastaamasta kysymykseen tai anna tuomiota, "tämä ei ole tämän kokouksen tarkoitus", saatat päätyä lähettämään väärän viestin työntekijöillesi: hallinto ei välitä.

Toinen tapa lykätä kysymyksiä, joista kokouksessa ei puhuta, on pyytää henkilö tapaa sinut (tai jonkun muun johdon asianmukainen jäsen) yksityisesti keskustelemaan heidän huolenaiheistaan ​​tarkemmin.

Saatat jopa ehdottaa (jos tarpeen), että kysymys on tarpeeksi tärkeä, jotta se voidaan käsitellä erillisessä kokouksessa tulevaisuudessa.

Kysymyksen lykkääminen on hyödyllistä, koska:

• Rentoon työympäristöön työntekijät saattavat olla liian vapaita puhumaan mieltään ja voivat hallita kokousta;
• Useimmat vihaiset tai tyytymättömät työntekijät haluavat kuulla enemmän kuin mikään muu. Kun heille annetaan kuuluva alusta oikeaan aikaan ja asettamiseen, voi auttaa välttämään pieniä ongelmia tulemasta suurempia ongelmia. ja
• Työntekijät tarvitsevat ja reagoivat hyvään johtajuuteen. Jos johto pitää hallintaa oikeudenmukaisesti ja tasapainoisesti, se lähettää viestin työntekijöille, joita hallinnointi kuuntelee, mutta on asetettava asianmukaiset rajat.