Oppia miten käydä kokouspöytäkirjoja

Kokouspöytäkirjat ovat yksityiskohtaisia ​​muistiinpanoja, jotka toimivat virallisena kirjattuna kokouksena tai kokouksena. Kerhon vastuuhenkilö kysyy yleensä, että yksi osallistujista haluaa tämän tehtävän. Eräänä päivänä, että joku voisi olla sinä! Vaikka se ei ole kovin vaikea tehtävä, se on tärkeä asia. Koska kokouspöytäkirjat ovat virallista kirjaa siitä, mikä on tapahtunut, tarkkuus on tarpeen. Sinun on otettava yksityiskohtaiset muistiinpanot, joiden mukaan ihmisten on voitava viitata myöhemmin tarvittaessa.

Seuraavassa on joitain ohjeita, joiden avulla voit käsitellä tätä tehtävää hienosti. Selvitä, mitä tehdä ennen kokousta, sen aikana ja sen jälkeen.

Ennen kokousta

• Valitse äänitystyökalu: Ensimmäinen asia, jonka on tehtävä, on päättää, miten otat muistiinpanoja. Menetkö vanhaan kouluun ja käytät kynää ja paperia vai menetätkö tekniikkaa ja käytät kannettavaa tietokonetta, tabletta tai älypuhelinta. Tarkista pomosi nähdäksesi, haluaako hän käyttää tiettyä menetelmää. On epätodennäköistä mutta mahdollista.
• Varmista, että valitsemaasi työkalu on kunnossa ja varmuuskopioi juuri siinä tapauksessa, että alkuperäinen ei toimi. Jos esimerkiksi saat kannettavan tietokoneen, on kynä ja paperi kätevä. Sinun ei tarvitse lopettaa kokousta, kun etsit jotain kirjoittamaan, jos tietokoneesi kaatuu.
• Lue kokouksen esityslista ennen kokouksen alkua. Sen avulla voit laatia ääriviivat minuutteihisi. Jätä väliin jokaisen kohteen alle ja kirjoita muistiinpanoja siihen. Tämä tekee työstäsi hieman helpommaksi, kunhan kokouksen järjestäjä pysyy asialistalla.

Kokouksen aikana

• Läpäise läsnäololistan ja varmista, että kaikki kirjautuvat sisään. Sinun on sisällytettävä luettelo kaikista osallistujista virallisessa kokouspöytäkirjassa.
• Varmista, että tiedät kuka kaikki ovat. Näin voit tunnistaa, kuka puhuu ja kirjaa oikein nämä tiedot.
• Huomaa, kun kokous alkaa.
• Älä yritä kirjoittaa kaikkia yksittäisiä kommentteja. On syytä sisällyttää vain tärkeimmät ideat. Ole varovainen, ettet jättäisi esineitä, joiden kanssa olet eri mieltä. Sinun puolueesi eivät saisi vaikuttaa sinuun. Muista, että tämä on virallinen tili eikä mielipiteesi siitä, mitä tapahtui!
• Kirjoita kaikki liikkeet, jotka ovat tehneet ne, ja äänestystulokset, jos sellaisia ​​on; sinun ei tarvitse kirjoittaa ketään, joka siirsi liikkeen. Tietenkin organisaatiosi säännöt voivat olla erilaisia, joten tarkista ne ensin.
• Jos äänestykset kaikista päätöslauselmaesityksistä tai keskusteluista siirretään seuraavaan kokoukseen, merkitse se tähän.
• Talleta kokouksen päättymisaika.

Kokouksen jälkeen

• Kirjoita pöytäkirja mahdollisimman pian kokouksen jälkeen, kun kaikki on vielä tuoretta mieltäsi. Jos huomaat virheesi muistiinpanoissa tai jos sinulla on kysymys, voit saada sen nopeasti selvittämällä keskustelemalla muiden osallistujien kanssa.
• Pöytäkirjan viimeisen kappaleen, Sisällytä organisaation nimi, komitean nimi, tapaustyyppi (päivittäin, viikoittain, kuukausittain, vuosittain tai erityisellä) ja sen tarkoitus.
• Antakaa ajat, jotka alkoivat ja päättivät.
• Anna osallistujaluettelo ja huomata, kuka järjesti kokouksen. Voit myös ilmoittaa täällä, että otit minuutit. Sisällytä nimesi osallistujaluetteloon ja suljeisiin nimesi jälkeen sanokaa, että otit minuutit. Vaihtoehtoisesti asiakirjan lopussa voit kirjautua sisään kirjoittamalla "Respectively submitted by", jonka jälkeen seuraa nimi.
• Korjaa minuutit ennen niiden lähettämistä. Pyydä joku muu, joka osallistui katsomaan niitä myös. Hän voi ilmoittaa sinulle, jos olet vahingossa jättänyt jotain ulos.
• Lähetä heidät kokouksen järjestäjälle, ellei ole annettu ohjeita.