Kuinka voit kirjoittaa ei-kaupallisen vuosikertomuksen

Vaikka voittoa tavoittelemattomat yhteisöt raportoivat IRS: lle vuosittaisilla 990-luvulla, he tietävät myös, että heidän on tuotettava julkaisu, joka esittää heidän saavutuksensa kannattajilleen ja suurelle yleisölle.

Vuosikertomus voi auttaa sinua osoittamaan saavutuksesi nykyisille ja tuleville lahjoittajille, kasvattamaan uusia kumppanuuksia ja tunnustamaan tärkeät ihmiset.

Kuitenkin voittoa tavoittelemattomat yhteisöt usein kamppailevat sen kanssa, mitä pitäisi sisällyttää vuosikertomukseen ja mitä pitäisi jättää pois.

Vuosikertomukset ovat myös muuttuneet huomattavasti ajan myötä.

Kun melko suuret esitteet, jotka on kirjoitettu vain sisäpiiriläisten ymmärtämillä kielillä, vuosikertomukset puhuvat nyt laajemmalle ihmisryhmälle ja käyttävät helposti tekstin ymmärtämistä sekä paljon enemmän kuvia ja infografisia kuvia.

Vuosikertomukset ovat kaikissa muodoissa, kokoina ja esityksinä. Monet julkaistaan ​​verkkosivuilla eikä painettuina ja postitetuiksi. Vuosikertomus voi olla video, postikortti tai diaesitys. Monet vuosikertomukset tulevat voittoa tavoittelemattomaksi tueksi, kerätä varainhankintakampanja.

Vuosikertomuksia ei ehkä edes kutsuta. Ne voivat olla "raportti yhteisöömme" tai "toimintapyyntö. "He käyttävät usein teemoja tiedon järjestämiseen, kuten" päivä elämässä "tai" muutosta. "

Nykyisen menestyksellisen vuosikertomuksen avain voi yksinkertaisesti käyttää mielikuvitustasi, metsästää monia esimerkkejä omistuksestasi olevista hyväntekeväisyysjärjestöistä ja selvittää, mitä yleisösi nauttii.

Nuorempi yleisö rakastaa jotain digitaalia, kun taas vanhempi lahjoittaja-allas suosisi perinteisempää lähestymistapaa.

Seuraavat kymmenen vinkit auttavat sinua kehittämään erinomaisen voittoa tavoittelemattoman vuosikertomuksen riippumatta siitä, pysytkö koettelemattomina ja tosiasioina tai työntät kaikkien saatavilla olevien medioiden rajoja.

1. Keskity saavutuksiin, ei toimintoihin.

Luovuttajat haluavat tietää, mitä teit, mutta mikä tärkeintä, he haluavat tietää, miksi teit sen.

Mitkä olivat tuloksia? Miksi olet viettänyt aikaa ja rahaa tavallasi? Mitä eroa se teki?
Yhdistä organisaation jokapäiväiset toiminnot operaation lausuntoon. Älkää luulko, että lukijat ymmärtävät automaattisesti, miten toiminta auttaa sinua saavuttamaan tehtävänne. Yhdistä ne pisteitä.

2. Älä puhu sisäisistä juttuista.

Nopean Internet-yhteyden hankkiminen toimistossa ja uudet kirjanpitosovellukset voivat olla suuria saavutuksia, joista voit istua työpöydälläsi, mutta niillä ei ole mitään tekemistä tehtävän kanssa.
Inspiroi lahjoittajia tehtäviisi liittyvillä saavutuksilla vuosikertomuksessasi ja jätä kaikki raporttisi hallinnolliset kohteet hallitukselle.

3. Älkää ylpeile omasta varainhankinnasta.

Avunantajat odottavat sinua keräämään rahaa, mutta varainhankintaan liittyviä saavutuksia ei pidä juhlistaa vuosikertomuksessasi samalla tasolla kuin lähetystyöhön liittyvät tulokset.
Lukijat tietäisivät mieluummin siitä, mitä teit rahalla, kuin kuinka nostit sen. Vaikka on tarkoituksenmukaista sisällyttää tiedot varainhankintapyrkimyksesi tehokkuudesta, on parasta sijoittaa nämä tiedot raporttisi rahoitusosaan etu- ja keskiosien sijasta.

4. Sisällytä valokuvat vuosikertomukseen.

Kyllä, valokuvat ovat tuhannen sanan arvoisia.

Monet vuosikertomuksestasi lukevat ihmiset eivät lue sitä. Joten, näytä heille, mitä olette tehneet valokuvien vapaalla käytöllä. Näiden kuvien pitäisi näyttää ihmiset tai eläimet, joita autat, eivät hallituksenne jäsenet, toimitusjohtaja tai suuret lahjoittajat. Tämän päivän lahjoittajat odottavat sinulle tarinan, ja tarinan voi kertoa entistäkin paremmista valokuvista.

Sijoittaa hyvässä digitaalikamerassa tai käytät rahaa ammattimaiseen valokuvaajaan. On myös hyvä käyttää valokuvausta, jos olet tiukassa budjetissa, kunhan valitset kuvat huolellisesti. Kirjoita 'royalty free kuvia #' alla olevasta vaihtoehdosta. Voit ladata haluamasi kuvat suoraan sivuiltamme, silloin kuin haluat. Valokuviesi tulisi olla kasvot enemmän kuin asioita.
Joitakin ideoita valokuvien käyttämisestä raportissasi on kohdassa 14 Esimerkkejä valokuvakäytöstä, joka on voittoa tavoittelemattomien vuosikertomusten yhteydessä.

5. Kirjoita kappaleita, jotka kertovat tarinasi.

Nyt, kun olet saanut ne katsomaan valokuvia, kerro tarina teoksissasi. Älä vain kerro, mitä kuvassa on. Liitä valokuva suorituskykyyn.
Jos ihmiset eivät lue muuta kuin vuosikertomuksessasi kuvatekstejä, heidän pitäisi silti tuntea viime vuonna hyvää työtäsi.

6. Sisällytä henkilökohtaiset profiilit.

Avunantajat rakastavat todellisia tarinoita todellisista ihmisistä. Työn yleiset yhteenvedot luovuttavat lahjoittajat nukkumaan.
Selitä, mitä olet saavuttanut kokonaisuutena, ja sitten humanisoida tilastosi joidenkin henkilökohtaisten profiilien avulla. Korosta, miten työsi auttoi tietyn henkilön. Jaa vapaaehtoisen tarina siitä, miten he tekivät myönteisen eron.

7. Selitä taloudesi.

Monet lahjoittajat eivät osaa lukea tilinpäätöstä tai eivät käy aikaa lukemaan sitä. Sisällytä kappale tai kaksi, joka selittää pelkkää englantia mitä taulukot sanovat. Yritä antaa joitain näitä tietoja infografiaksi. Tietokannan suunnittelussa juuri sinut yksinkertaistaa ja yksinkertaistaa jotain muuta. Tekstissä numerot tekevät ihmisten silmät laskeutumaan. Tietokanta tarttuu heidän huomionsa, ja nämä luvut muistetaan todennäköisesti.
Mitkä numerot haluat sisällyttää? Miten siitä, mistä rahat tulevat ja kuinka käytät sitä? Kuinka monta ihmistä olet saavuttanut? Mitkä ovat ensisijaiset varainhankintastrategiasi? Teitkö tänä vuonna kustannussäästöjä koskevia taktiikoita?

8. Jos tarvitset enemmän tilaa valokuvia ja infographics, trimmaavat luovuttajien luettelot vuosikertomuksessa.

Järjestöjen on löydettävä tasapaino tilan vuosikertomuksen käyttämisessä keskustellakseen heidän saavutuksistaan ​​ja käyttämällä sitä tunnustamaan avunantajat.
Jos jopa puolet vuosikertomuksestasi on lahjoittajaluetteloita, kannattaa harkita luettelojen skaalaamista takaisin, jotta tekstistä ja valokuvista olisi enemmän tilaa. Pienempiä lahjoittajia voidaan tunnistaa muilla tavoin, kuten uutiskirjeiden listoilla. Pitäkää myös avunantajien kunnioittamista muilla tavoin, kuten soittamalla heihin sosiaaliseen mediaan tai lähettämällä kuvia heistä tapahtuman jälkeen.

9. Tarkista kolminkertaisesti luovuttajaluettelosi.

Ei ole olemassa parempaa tapaa sabotoida tulevaa lahjoitusta kuin ilmaista lahjoittajan nimi väärin vuosikertomuksessasi. Jos olet epävarma nimestä, älä arvaa. Tarkista se luovuttajan kanssa.
Tarkkaile tarkasti myös valtion virastojen ja säätiöiden nimet, jotka antavat sinulle apurahoja. Nimet ihmiset kutsuvat näitä organisaatioita keskusteluun ovat usein lyhytsanoja koko oikeudelliselle nimelle, joka kuuluu vuosikertomuksessasi.

10. Kerro lahjoittajille, kuinka he voivat auttaa.

Älä jätä potentiaalista kannattajaa roikkuvaksi, ihmettelevät, miten he voivat auttaa sinua. Kun olet inspiroinut lukijoillesi hyviä teoksia vuosikertomuksessasi, lopeta kertomalla heille, kuinka he voivat auttaa sinua tekemään enemmän.
Kuinka he voivat tukea sinua rahoillaan tai ajallaan? Pyydä heitä vapaaehtoistyöhön. Muistuta heitä suunnitelluista luovutusvaihtoehdoista. Kerro heille lahjojen varastosta. Ohjaa ne tapoja käyttää luottokorttinsa lahjoittamaan. Ole selvillä parasta tapaa auttaa.