Ehdotuspyynnön kirjoittaminen

Ehdotuspyyntö, jota joskus kutsutaan RFP: ksi tai RFQ: ksi "tarjouspyyntöä varten", on asiakirja, jonka yritys antaa ostaessaan tuotteen ja haluaa tehdä sen tekniset tiedot julkinen. Näin on yleensä silloin, kun useat yritykset tarjoavat työtä tai työpaikkaa ja kutsuvat kilpailukykyisempää hintaa. Mutta sinun ponnistuksesi voi tuottaa tarjouksia, jotka ovat aikasi tuhlaa tai pahempaa, ei lainkaan tarjouksia, ellei RFP: tä valmisteta oikein.

Seuraavassa kerrotaan, miten se onnistuu parhaiten.

Vaikeus: Keskimäärin

Vaadittava aika: Usein kestää useita päiviä

Näin voit:

1. Tee kotitehtäväsi: Totea mitä tarvitset, mitä haluat ja mitä on mahdollista ennen kuin aloitat RFP: n kirjoittamisen. Älä anna RFP: tä koneelle, joka voi tuottaa 1 500 kappaletta tunnissa, jos et ole koskaan myyty yli 25 kuukaudessa. Ei ole mitään syytä myöntää RFP: tä lentävälle autolle, kun messenger voi saada liikennettä yhtä nopeasti kuin polkupyörällä.
2. Erota tarpeesi ja halusi: Jos haluat ostaa sovelluksen, joka voi lähettää kuvia pääkonttorin ja pakettiautojen välillä työmaalla, voit määrittää tarvittavien kuvien määrän sekunnissa, enimmäiskoko tarvittavat kuvat ja tarvittava tarkkuus. Toki, voi olla hienoa saada nämä kuvat värillisinä, mutta onko se todella välttämätöntä? Jos todella tarvitset tiettyä tiettyä, käytä sanoja kuten "tulee", "on" ja "must". Tämä osoittaa, että nämä ovat vaatimuksia. Yksilöitä, jotka ovat vain "haluaa", tulisi tunnistaa sanoilla "voi," "voi" ja "valinnainen".

1. Päätä, mitä voittaja näyttää : Ehdotukset, jotka saat vastauksena RFP: hen, eroavat toisistaan. Jokaisella vastaajalla on erilaisia ​​vahvuuksia ja heikkouksia. Jotkut keskittyvät alhaisimpiin kustannuksiin. Toiset käyttävät parasta laatua. Toiset taas tarjoavat täydellisen ominaisuuskokoelman. Päätä etukäteen mitä etsit - alin hinta, nopein toimitus tai jokin näiden kahden yhdistelmä.

1. Järjestä asiakirja : Kaikki, mitä kirjoitat yritykselle, tulisi antaa paljon ajatuksia ja järjestää. Näkymä on hyvä paikka aloittaa. Vähintään tarvitset jaksoja käyttöönottoon, vaatimuksiin, valintakriteereihin, aikajaksoihin ja prosessiin. Monilla näistä osioista on alakohtia.
2. Kirjoita johdanto : Tässä kerrotaan mahdollisille tarjoajille, miksi julkaiset RFP: tä ja mitä toivottavasti saavuttaa tekemällä näin. Johdanto voi sisältää myös yhteenvedon muista osioista, mukaan lukien eräpäivästä. Kuvansiirtojärjestelmän RFP: n käyttöönotto voisi lukea jotain tällaista: "XYZ-yritys pyytää ehdotuksia erittäin luotettavaksi ja helppokäyttöiseksi järjestelmälle, joka pystyy lähettämään kuvia pääkonttorista pakettiautoksi missä tahansa pääkaupunkiseudulla.Vastaavan tarjouksen on oltava perillä maanantaina 5.3.2007 klo 8.00. "
3. Selitä vaatimukset : Tämä osio on yksi tärkeimmistä, ja se vie yleensä eniten aikaa. lähetettävien kuvien koko ja selkeys sekä tarvittava nopeus.Tarkista, mutta älkää kerro tarjouskil- paille, kuinka haluat työtä suoritettavaksi, ellei se ole välttämätöntä. Esimerkki: a) kuvan koko ja laatu b) lähetys (johon voi sisältyä sekä haluttu nopeus että kaikki vaatimukset, jotka varmistavat lähetyksen turvallisuuden) ja c) halutut vaihtoehdot (joissa voit halutessasi valita värin)
4. Valintakriteerit < : Tässä kerrotaan tarjouksentekijöille, kuinka voit valita voittaneen tarjouksen.Voit paljastaa niin paljon tai vähän kuin haluat.On hyvä idea sisällyttää lause, kuten: "Voittanut tarjoaja, jos sellainen on, valitaan vain XYZ Companyn tuomiolla. "Jotkut hallituksen RFP: t ovat hyvin sp Etifikaalisia valintakriteereitä, mutta useimmat kaupalliset RFP: t ovat vähemmän tarkkoja. Haluat ehkä luoda laskentataulukon, joka antaa jokaiselle tarjoukselle tietyn pistemäärän pisteitä jokaisessa kategoriassa, ja valitse joukkue valitsemalla parhaat tarjoukset kolmelta paremmilta pisteiltä. Aikajaksot
5. : Tämä osio kertoo yrityksille, jotka haluavat tarjota RFP: ssä, kuinka nopeasti heidän on toimittava ja kuinka kauan prosessin odotetaan toteutuvan. Olla kohtuullinen, kun asetat määräajat. Älä pyydä monimutkaisia ​​järjestelmiä koskevia ehdotuksia, anna tarjoajille vasta muutaman päivän vastaus. Tee tarjousta pidempään, jos RFP on suuri, jos haluamasi ostos on monimutkainen tai jos tarvitset yksityiskohtaisempaa vastausta. Täällä voit myös kertoa tarjoajille, kuinka kauan arviointiprosessi kestää, kun heille ilmoitetaan, jos he ovat menestyneet ja kuinka pian heidän on toimitettava. Prosessi:
6. Tässä osassa kerrotaan prosessin toimivuudesta, RFP: n lähettämisestä sopimuksen tekemiseen ja työn alkamisesta. Tämä osio saattaa sanoa, että tarjoukset ovat maksettaviksi edellä vaiheessa 8 määritetyllä päivämäärällä. Kaikki tarjoukset tarkistetaan, jotta ne täyttävät kaikki vaatimukset ja ovat herkkiä. Kaikki herkät hintatarjoukset luokitellaan X-luokkiin (voit nimetä luokkia, jos haluat, että ehdotusryhmä arvioi voittaneen tarjoajan ja varajäsenen valitsemien kolmen parhaan tarjouksen. Voittaneiden tarjoajien neuvottelujen odotetaan johtavan sopimuksen tekemiseen kahden viikon kuluessa. " Päätä lähetys RFP
7. : Useimmat RFP: t lähetetään postitse, mutta niiden ei tarvitse olla. Voit lähettää RFP: n sähköpostitse tai lähettää sen yrityksesi verkkosivuilla. Varmista vain, että määrität sen nimen tai numeron, jonka tarjoajien tulisi käyttää tunnistamaan RFP: n, johon he vastaavat. Päätä, kuka saa RFP-palvelun:
8. Olet ehkä tunnistanut toimittajat, joilta haluat ostaa. Yrityksellä voi olla jopa hyväksyttävien toimittajien luettelo. Jos ei, löydät mahdolliset toimittajat ammatillisen verkoston kautta etsimällä verkossa tai pyytämällä muiden valmistajien luotettavia toimittajia heidän suosituksilleen.Älä rajoita luetteloa siitä, kuka saa RFP: nsi vain "suurille" yrityksille tai "vakiintuneille" myyjille. Saatat löytää parempia ideoita ja jopa parempaa hinnoittelua pienemmistä toimittajista, jotka ovat usein kiinnostuneempia yrityksesi voittamisesta. Lähetä RFP.