Miten tapahtumasuunnittelulistasi lopettaa viivytyksen

Oletko lykätä aloittaessasi tapahtuman suunnittelua?

Tapahtumasuunnittelussa viivyttely on vihollinen. Kuten tapahtumasuunnittelijat, aloitamme työtämme useita kuukausia (jopa vuosi!) Ennen varsinaista tapahtumaa. Viivyttely tässä ammatissa voi olla tappava ja voi maksaa sinulle rahaa ja yritystäsi. Onneksi kattavan tapahtumasuunnittelun avulla voit voittaa viivyttelyn ja jättää sen kuolleeksi.

Jokainen on viivytellyt kerrallaan tai toisella. Tapahtumasuunnittelussa on helppo päästä eroon monista tehtävistä, jotka on suoritettava. Tämä voi johtaa siihen, että et ryhdy minkäänlaisiin toimenpiteisiin, koska et ole varma mistä aloittaa.

Yksi menestyksekkään tapahtuman suunnittelun suurimmista eduista on kuitenkin suunnitella aikaisin. "Varhainen lintu saa matoja", ja muut idiomat muistuttavat meitä siitä, että ensimmäinen, joka saapuu näyttelyyn, on usein se, joka saa parhaan paikan kotona.

Tapahtumasuunnittelutoiminta ei voi odottaa

Tapahtumasuunnittelu edellyttää monien eri liikkuvien osien koordinointia ja lukuisten tietojen hallintaa tapahtuman eri vaiheissa.

Tapahtumasuunnittelu vie aikaa, jos tapahtumaa ei voi suorittaa muutama päivä ennen tapahtumaa.

Jos et anna tarpeeksi aikaa käsitellä tehtävää, sitä ei tehdä. Ja tapahtumasuunnittelussa, tämä yksi keskeneräinen tehtävä voi siirtää dominoefektin ja useita vaiheet suunnitteluprosessissa, jotka perustuivat tähän tehtävään, alkavat kaatua. Jos et valita th: tä e-huoneen perustamiseen ja istumajärjestelyihin asiakkaan kanssa, et voi vuokrata pöytiä ja tuoleja.

Jos et tiedä kuinka monta pöytää ja tuolia tarvitset, pöytäliinoja ei voi tilata. Myöskään keskikokoisia. Saat idean. Yksi asia johtaa toiseen. Voit vaarantaa, ettet voi varata tarvitsemasi kohteita.

Tapahtumasuunnittelulista Rescue!

Harkitse tapahtumasuunnitelmaa salaa aseesi taistelussa viivyttelyä vastaan. Se antaa sinulle lähtökohdan suunnitteluprosessissa, eikä vain pidä sinut järjestettyinä ja muistuttaa niistä yksityiskohtia, joita muuten saatat jättää huomiotta, mutta se myös pitää sinut aikataulussa. Tapahtumaluettelon avulla voit voittaa viivyttelyn ohjaamalla sinut tapahtumasuunnitteluprosessin läpi selvillä vaiheilla, jotka ovat määrittäneet aikarajat.

Tapahtumasuunnittelun luettelon laatiminen

Käynnistä tapahtumasuunnitelma heti, kun päivämäärä on asetettu tapahtumalle ja sinulla on allekirjoitettu sopimus asiakkaalta.Älä aloita mitään töitä, ennen kuin sinulla on ensimmäinen talletus, sillä muuten työsi on tehty ilmaiseksi.

1. Aloittaminen

Kun istut alas valmistelemaan tapahtumasuunnitelmaa, älä tarkenna päivämääriä. Se voi hidastaa sinua. Tarkastele tapahtumasi alusta loppuun ja ajattele kaikkia niitä - suuria tai pieniä -, jotka sinun pitää tehdä nyt ja tapahtuman välillä.

Tapahtumasuunnittelijat tietävät, että tapahtumissa on useita pienempiä tapahtumia, jotka sopivat yhdessä huipentumaan lopulliseen tapahtumaan. Aloita ajattelu kaikista niistä asioista, jotka muodostavat tapahtuman ja heittää ne alas, kun he tulevat mieleen. Näiden kohteiden järjestäminen tulee myöhemmin.

2. Töitään!

Luo luettelo paperista tai tietokoneesta, mitä kaikkein mukavimmalla tavalla löydät. Ajattele sisustusta, kutsuja, huoneiden luomista, viihdettä, henkilökuntaa, ruokaa ja juomia, lupia, vakuutuksia jne. Mitä kauemmin olet kehittänyt tämän ja miten tapahtuma tapahtuu, sitä helpompi on löytää yksittäisiä tehtäviä. Ajattele tätä aivoriihi istunto.

3.

Varmista päivämäärä ja kellonaika asiakkaan kanssa ja

• Tilaa sopimukset asiakkaan, toimipaikan ja myyjien kanssa
• Varmat hotellihuoneet
• Vastaanottaja
• Vahvista vieraiden määrä
• Vuokraa ylimääräinen tapahtuma (vieras puhuja, bändi, esiintyjät jne.)
• Postikutsut
• Valitse valikko < henkilökunta tarpeen mukaan
• käydä läpi sivuston
• Vahvista kaikki tiedot
• 4. Aikataulu ennenaikaiset päivämäärät
• Kun kaikki tehtävät on kirjoitettu alas, voit aloittaa tapahtumasta taaksepäin määrittääksesi, milloin jokaisen kohteen on täytettävä. Kaikki, mitä voidaan tehdä aika ajoin, on kirjoitettava tapahtumasuunnittelulistallesi erääntymispäivänä. On inhimillistä luontoa ajatella, että meillä on enemmän aikaa kuin itse asiassa. Joten älä hukkaa sitä.
• Jos voit vuokrata viihde-kuukautta etukäteen, tee se. Jos voit varmistaa haluamasi ravintoloitsijan, mene ja hanki allekirjoitettu tapahtumissopimus. Tee tutkimusta paikallisista toimittajista, jos sinulla ei ole jo mitään suhteita mihinkään. Hanki pään aloitus mitään, joka voidaan valmistaa aikaisin suunnitteluprosessissa.

Varmista, että luettelossa on säännöllisiä seurantatoimia, jotta voit tarkistaa, että tietyt tärkeät kohteet on täytetty. Varmista, että kukin toimittaja on vastaanottanut allekirjoitetun sopimuksen ja päivämäärä on aikataulussa. Lisää tuote tarkistaaksesi toimittajan kanssa näytteenottovalikosta, joka tarjotaan. Anna aina ylimääräinen aika jokaiselle aikataulusi kohteelle.

Käytä Tapahtumasuunnitelmaa oppaassasi

Kun kattava tapahtumasuunnitelma on sinun puolella, voit voittaa viivyttelyn. Ensimmäinen vaihe on itse luettelon laatiminen. Kun tämä on suoritettu, ja tehtävät on eritelty eräpäivinä, on helppo siirtää to-do-listasta seuraavaan aikataulun mukaan. Viivyttely voitti.