Oppivat Ulkoistamissuunnitelman kehittäminen

Paljon keskusteluja ulkoistamisesta tiedotusvälineissä tekevät siitä monimutkaisilta, mutta se on todella yksinkertaista. Jopa kodeissamme me "ulkoistaa" monia tehtäviä: Keittäminen, nurmikon ylläpitäminen ja lastenhoito, vain muutamia. Kun meillä ei ole aikaa, painopistettä tai taitoja tehdä työtä itseämme, etsimme jotain, joka voi ja joku tekee työn hinnan, jolla meillä on varaa maksaa. Yritykset toimivat samalla tavoin, vaikka niiden päätöksiin voi liittyä enemmän tekijöitä ja päätöksentekijöitä.

Ulkoistamissuunnitelman kehitysprosessi

Mutta aivan kuten perheet tekevät erilaisia ​​päätöksiä, yritykset voivat tulla hämmästyttävän erilaisiin päätöksiin ulkoistamisesta. Ei ole mallia, joka toimii kaikille yrityksille, mutta on olemassa prosessi, jota kaikkien yritysten on harkittava:

Realization

Monissa yrityksissä aikaisemmin monet eivät olleet edes tietäneet, mikä ulkoistaminen oli. Nykyään he tietävät ulkoistamisesta, mutta eivät välttämättä ymmärrä, kuinka monta ulkoistusta (ja ulkoistamisen kaltaisia) ohjelmia he ovat jo toimineet: kopiokeskukset, postihuoneet, laitosten hallinta, tietotekniikka ja jopa osakeyhtiöt. Ulkoistaminen ei välttämättä ratkaise kaikkia ongelmia, mutta aiempien sopimussuhteiden oppiminen tunnistaa uusia hankkeita ja antaa arvokasta tietoa.

Tavoitteen asettaminen

Jotta ulkoistamisohjelman luominen onnistuisi, sinun on määriteltävä tiettyjä tavoitteita, kuten yritysten kokonaiskustannusten alentaminen viidellä prosentilla, tehokkuuden keskittäminen yhteen paikkaan tai vain tarkastele yhdessä liiketoimintayksikössä suoritettuja toimintoja.

Tavoitteet eivät tarvitse valtavia yksityiskohtia. Kun ulkoistamiskokemuksesi kasvaa, määritelmät muuttuvat.

Osallistuminen

Sinun tarvitsee osallistujia monilta osaamisalueilta, jotta voimme panostaa suunnitelmaan, tarkentaa oletuksia ja antaa asiantuntevaa arviota. Kun siirryt yleisestä suunnitelmasta tiettyihin projekteihin, toistat tämän prosessin ja luodat alaryhmät entistä täsmällisemmällä tietämyksellä.

Tunnistaminen

Nyt kun sinulla on tavoitteita ja asiantuntijoita tunnistamaan ja tulkitsemaan tietoja, on aika tunnistaa hankkeet ulkoistamisohjelmaan. Jokainen yritys kehittää erilaisia ​​kriteerejä ja sitä ohjaa kulttuuri niin taloudellisella kuin toiminnallisella analyysillä, mutta on olemassa yhteisiä kriteerejä, jotka sinun on tarkasteltava:

• Aiemmat päätökset: Yrityksesi on luultavasti tehnyt aiemmin päätöksiä, työntekijät, kuten vuokratyöntekijät tai palvelusopimukset. Hanki hankintoja ja PMO: ta (Project Management Office) yksityiskohtiin. Tarkastele, kuinka he käsittelivät tämän luettelon ongelmat ja keräävät oppitunteja.
• Asiantuntemus: Suoritatko toimintoja tai tuotat tuotteita ilman riittävää asiantuntemusta tai sinulla on ongelmia hallinnoijien säilyttämisessä?Onko nykyisellä johdolla suunnitelma näiden ongelmien ratkaisemiseksi? Jos ei, tämä voisi olla hyvä ulkoistamishanke.
• Laatu: Vaikka toiminnolla on ihmisiä, joilla on oikeat taidot ja kokeneet johtajat, et saa tarvitsemasi palvelun tasoa. Täytyykö johtaja suorittaa asiakastutkimuksia? Mitä asiakkaat sanovat tuotteista tai palveluista? Huono laatu tai kiinnostuksen puuttuminen asiakaspalveluun on toinen lippua ulkoistamiseen.
• Hinta: Poikkeuksellisen laadukas palvelu ei välttämättä ole hyvä arvo. Miten kustannuksesi vertaillaan kilpailijoihin? Toimiiko toiminto kuukausittain: yksikkökustannukset, käyttökustannukset, monivuotiset kustannustrendit? Jos tämä toiminto ei pysty tuottamaan näitä raportteja, ulkoistettu palvelu voi tarjota suuremman läpinäkyvyyden toiminnallasi.
• Vaaka: Kun tarkastelet koko yritystä, teet monia odottamattomia löytöjä. Keskity! Yksi suuri projekti on parempi ulkoistamisen ehdokas kuin muutamia pienempiä projekteja. Tämä suuri yksittäinen hanke vaatii paljon vähemmän hallinnollisia ja hallinnollisia resursseja. Säilytä kattava luettelo, mutta valitse vain ehdokkaat, sillä ne antavat suuren vaikutuksen ensimmäiseen projektiin.
• Turvallisuus: Sinulla on nyt hyvä idea mahdollisista projekteista. On aika suodattaa ne turvallisuusstandardien mukaisesti. Turvallisuus on monimutkainen ja kiistanalainen aihe. Erilaisia ​​standardeja sovelletaan eri toimialoilla, ja jotkut yritykset ovat tietoturvatuotteita enemmän kuin kilpailijat. Ymmärtää sisäiset ja teolliset standardit ja rajoittaa ulkoistamishankkeita vastaavasti. Sisällytä keskusteluissasi oikeudellinen, tietotekniikka, yritysturvallisuus, noudattaminen (mikäli se on voimassa) ja mahdolliset riskiryhmät.
• Priorisointi: Jokainen edellä oleva kohta (ja ehkä muut ominaisuudet) on pisteytettävä ja sitten jokaiselle projektille olisi annettava kokonaisarvo "ulkoistaminen". Epäilemättä on paljon keskustelua siitä, mitkä ominaisuudet ovat tärkeimmät, jos niiden tulokset ovat tarkkoja ja jos muita ominaisuuksia on harkittava. Älä yllätä, jos tämä prosessi kestää kuukausia tai jopa vuosia.
• Viestintä: Kun olet määrittänyt mahdolliset hankkeet etusijalle, olet käynyt paljon kokouksia ja keskustellut paljon ihmisten kanssa. Odota, että nämä keskustelut ovat julkisia tietoja osastoissa, jotka olet kohdistanut ulkoistamiseen. Aina olettaa, että nämä keskustelut tulevat työntekijäsi väestöön, usein reaaliajassa. Huolellisesti harkitut yritysviestinnän on oltava valmis ja valmis. Älä koskaan anna huhujen tulla parempaa tietolähdettä kuin tosiasiat.

Ulkoistamissuunnitelman suorittaminen

Tämän prosessin lopussa sinulla on alkuperäinen ulkoistamissuunnitelma. Suunnitelmaa toteutettaessa on monia muita vaiheita: Tietojen vahvistaminen, alakomiteoiden luominen tietyille projekteille, myyjien tunnistaminen, lentäjien käyttäminen, sopimusten tekeminen jne. Suunnitelmasi kehittäminen tarjoaa kuitenkin ensimmäiset ja tärkeimmät vaiheet.