Oppia, mitä haluat sisällyttää tapahtumasuunnittelussopimukseen

Useimmat tapahtumasuunnittelun ammattilaiset - olivatpa ne häät suunnittelijoita, kokousjärjestäjiä, juhlasuunnittelijoita tai yritystapahtumien asiantuntijoita - tietävät, että tapahtumasuunnittelusopimukset ovat kriittinen osa onnistuneelle tapahtumasuunnittelulle. Ja vaikka sana "sopimus" voi tuoda kielteisen mielenkiinnon nykyiseen riita-asiayhteyteen, oikeudellinen sopimus yksinkertaisesti pakottaa molemmat osapuolet sopimaan - kirjallisesti - joukko ehtoja.

Tapahtumasuunnitel- man tarkoituksena on suojata molempia osapuolia.

Jos olet koskaan tavannut jonkun kanssa ja ajattelin, että molemmat ymmärsit toisensa, vain selvittääksesi myöhemmin, että molemmat menivät pois hyvin erilaisesta käsityksestä, mitä keskusteltiin ja mitä seuraavia vaiheita sitten olet kokenut maailman miscommunication. Se tapahtuu kaikille elämän kaikilla alueilla sekä henkilökohtaisissa että ammatillisissa suhteissa.

Joissakin olosuhteissa seuraukset voivat olla pieniä, esimerkiksi jos ette yritä ottaa päivällistä kotiin töistä, koska ymmärrys oli, että kumppanisi kattoi sen. Muissa tilanteissa - erityisesti liike-elämässä - seuraukset voivat olla sekä haitallisia että kalliita. Tapahtumasuunnittelusopimuksen tekeminen varmistaa, että sekä asiakkaillesi että asiakkaallesi on selkeä käsitys toteutettavasta työstä ja muista tarpeellisista osa-alueista liiketoiminnan johtamiseksi yhdessä.

Kun kehität tapahtumasuunnittelusopimusta, muista sisällyttää nämä viisi kohdetta.

Täsmällisesti ilmoitettava tapahtumasuunnittelupalvelut, jotka annetaan

Tapahtumasuunnittelijana, jossa luetellaan tapahtumasuunnittelupalvelut, jotka tarjoat, voi ilmetä ilmeisimmän kohteen sisällyttämiseksi tapahtumasuunnitelmaan.

Ja jotenkin se on. Kuitenkin täsmällinen täsmentäminen, mitä palveluita annat, on kriittinen, koska työnne rajoittuu tarjoamaan vain tässä luettelossa mainitut palvelut.

Tapahtumasuunnittelijat suorittavat laajan valikoiman palveluita ja tarjotut palvelut voivat vaihdella tapahtumasta toiseen. Yksi tapahtumasuunnittelija voi tarjota kukkajärjestelyjä, toiset eivät. Jotkut tapahtumasuunnittelijat voivat auttaa paikan valinnassa ja toiset käsittelevät vieraiden kuljetustarpeita. Kaksi tapahtumasuunnittelua ei ole täsmälleen samanlainen. Näin ollen kaksi tapahtumasuunnittelussopimusta eivät ole täsmälleen samat.

Vaikka tapahtumasuunnittelupalvelut rajoittuvat näihin luetteloihin määritettyihin kohteisiin, on tärkeää myös luetella palveluita, joita ei tarjota. Miksi? Se auttaa sinua ottamaan nämä tehtävät luettelossa tapahtumasuunnittelusta niin, että asiakkaasi tietää suoraan, että nämä palvelut ovat sellaisia, joita et suorita.

On myös hyvä saada tämä kirjallisesti ja sovittaa osaksi sopimusta, jotta tämän tapahtuman suunnittelussa, jos asiakkaasi pitäisi pyytää, että käsittelet näitä tehtäviä, sinulla on sopimus pysyä takana, kun kohteliaasti hylkäämään näiden tehtävien suorittamiseen.Käytä laajaa kieltä, jotta voit suojata itsesi käyttämästä jotain, joka on sovittujen tapahtumasuunnittelupalveluiden ulkopuolella.

Maksuajankohta

Kaikkien tapahtumasuunnittelusopimusten tulisi sisältää maksuehdot ja maksuaikataulun yksityiskohdat. Aloita alustava talletuspäivä ja ilmoita selvästi, ettei töitä ole aloitettu tämän tapahtuman suunnittelussa, ennen kuin talletus on vastaanotettu. Jos tapahtuman päivämäärä on valittu, ilmoittakaa päivämäärä, jona talletus on vastaanotettava, jotta palvelut voidaan toimittaa kyseiselle valitulle päivälle. Anna maksujen aikataulu ja yksityiskohtaiset tiedot tulevista maksuista joko asettamalla jokaiselle maksulle asetetun kalenteripäivän tai sitomalla jokaisen maksun virstanpylvään tapahtumasuunnittelussa. Aseta maksusuunnitelma, joka parhaiten sopii yrityksesi ja kassavirran. Sisällytä kaikki verot ja lisämaksut.

Tapahtumapaikan peruutusehdot

Mitä tapahtuu, jos - milloin tahansa tapahtumasuunnitteluprosessin aikana - asiakas peruuttaa tapahtuman?

Älä jätä tätä lopputulosta sattumalta! Tapahtumasuunnittelussopimukseen tulisi sisältyä tapahtumien peruuttamisen ehdot. Tämä on tärkeä osa sopimusta, joka suojaa sekä yrityksesi että odotetut tulot tästä tapahtumasta.

Määritä, että alkuperäisen talletuksen ja kaikki maksut peruuttamishetkeen asti suoritettuihin maksuihin ei palauteta. Näin varmistetaan, että sinulle maksetaan jo suoritettu työ. Tämä on kriittinen tapahtumasuunnittelussa, koska suurin osa töistä on suoritettu ennen varsinaista tapahtumaa.

Harkitse lausekkeen sisällyttämistä siihen, että asiakkaat ovat vastuussa maksettujen palveluiden maksamisesta siihen saakka, kunnes kirjallinen ilmoitus on vastaanotettu tapahtumaa peruutettaessa. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos maksuohjelma on jäsennetty tavalla, joka sallii työn tekemisen säännöllisten maksujen välillä.

Ratkaisulauseke

Entä jos hirmumyrsky saapuu juuri ajoissa, jotta tuhoisat muuten hyvin suunnitellun tapahtuman? Oman valvonnan ulkopuolelle jäävät olosuhteet, kuten ääritilanteet tai työtapaturmat, jotka aiheuttavat sen, että jompikumpi osapuoli ei pysty täyttämään tapahtumasuunnittelun ehtoja, on suojattu irtisanomislausekkeella, joka tunnetaan myös ylivoimaisena esteenä. Jättämällä irtisanomislauseketta joko kummankin osapuolen tai molempien osapuolten vastuualueet vapautetaan näissä olosuhteissa. Muista määrittää irtisanomisen ehdot ja aikataulu, kuten peruutuksen syyt.

Korvauslauseke

Useimmat sopimukset sisältävät korvauslausekkeen. Mutta vain siksi, että ne ovat yleisiä, sinun ei pidä aliarvioida niiden merkitystä. Korvauslausekkeen sisällyttäminen ja laajuus voi vaikuttaa merkittävästi yritykseesi. Pohjimmiltaan vahingonkorvauslauseke suojaa, jos asiakkaasi tekee jotain, joka aiheuttaa sinulle vahinkoa tai johtaa siihen, että kolmas osapuoli haastaa sinut vahingoista.

Yksinkertaisesti sanoen, että asiakas ei voi pitää sinua vastuussa mistään menetyksistä, vahingoista, veloista tai kuluista, jotka johtuvat heidän huolimattomuudestaan.Tärkeintä on, kun valmistelet tapahtumasuunnittelua, älä allekirjoita mitään, ennen kuin olet täysin tyytyväinen ehdoista.