Neuvottelut ostoprosessissa

Ostoprosessiin liittyvä neuvottelu kattaa ajanjakson, jona ensimmäinen ostaja ja tavarantoimittaja välittävät ensimmäisen tiedonannon sopimuksen viimeisen allekirjoittamisen kautta. Neuvottelu voi olla niin yksinkertaista kuin yrittää saada alennusta turvakäsineiden tapaukselta pääomahankintojen monimutkaisuuteen.

Ostajan ammattilaisen on pyrittävä menestymään neuvotteluissaan tavarantoimittajien kanssa saadakseen parhaan hinnan kaikkien osien ostohetkellä.

Pienempi toimittajapohja ja pitkäaikaiset sopimukset

Neuvotteluprosessista on tullut tärkeä sektori toimitusketjuprosessissa, sillä yritykset pyrkivät vähentämään menojaan ja lisäävät niiden ostovoimaa. Tämä tarkoittaa sitä, että hankinta-alan ammattilaisten on neuvoteltava yhä parempien hintojen kanssa toimittajien kanssa ylläpitämällä tai lisäämällä laatua ja palvelua.

Yrityksillä oli aiemmin ollut pitkä luettelo toimittajista, joilta he ostavat eri tavaroita, joista vaaditaan hankintaresursseja, jotta he voisivat käyttää rajoitettua aikaa neuvottelemaan alhaisimmista hinnoista. Paras käytettävissä oleva ratkaisu oli verrata listan hintoja luettelosta ja valita toimittaja näiden tietojen perusteella. Viime vuosikymmenen trendi on ollut rationalisoida toimittajapohja ja solmia pitkäaikaisia ​​sopimuksia yhdellä hankinnalla. Tämä tarjoaa yrityksille mahdollisuuden neuvotella huomattavasti alhaisemmista hinnoista niille tavaroille, joita he hankkivat useilta erillisiltä toimittajilta.

Myyjät ovat kumppaneita

Neuvottelujen painopiste siirtyi alhaisimmasta hintakenaariosta neuvottelemaan vähemmän myyjien kanssa halvimman hinnan saamiseksi parhaalla palvelulla, laadulla ja olosuhteilla. Yritysten tavoitteena oli vähentää kokonaiskuluja eikä neuvotella alhaisimmasta hinnasta useiden myyjien kanssa, mikä ei antanut parasta kokonaistulosta.

Pitkän aikavälin sopimukset, joissa on pienempi toimittajapohja, ovat tuottaneet enemmän ostajien ja toimittajan välistä kumppanuussuhdetta. Suhde voi olla vähemmän vastustaja, mikä hyödyttää ostajaa ja myyjää. Kumppanityypissä tai suhteessa ostaja kannustaa myyjää lisäämään laatua ja palvelua ja myyjä tietää, että tekemällä tämä kumppanuus jatkuu uudistetulla sopimuksella, jolla on taattu myynti.

Neuvottelu tai hakemuspyyntö

Valtiosta riippumattomat hankintaosastot tarjoavat jatkossakin joukkoa valmiiksi valmistettuja myyjiä tarjouspyyntöä (RFQ) tuotteille tai palveluille, joita se haluaa ostaa. Kilpailukykyinen hintatarjousprosessi voi tuottaa erilaisia ​​tarjouksia ja ehtoja, joita osto-osasto arvioi ja sitten myöntää liiketoiminnan. Tämä voi olla tai ei voi olla jonkinlainen neuvottelujen muoto.

Useimmissa neuvotteluteitse tarkoitetaan kohteita tai palveluita, joita ei välttämättä voi määrittää RFQ: llä. Osto-osasto ja myyjä neuvottelevat enemmän kuin hintaa. Neuvottelu kattaa tavallisesti, mitä on tarkoitus valmistaa tai mikä on palvelun laajuus, takuu, kuljetuspalvelut, tekninen apu, pakkausvaihtoehto, maksusuunnitelmat jne.

Ostotavarat tai palvelut, joilla on huomattavia kustannuksia vaativat jatketut neuvottelut lopullisen sopimuksen saamiseksi.

Ostajien ammattilaiset ovat velvollisia osallistumaan tällaisiin neuvotteluihin varmistaakseen, että heidän yrityksensä saavat parhaan hinnan edullisimmilla ehdoilla ja henkilökuntaa on ehkä koulutettava neuvottelumenetelmistä, koska heistä tulee yleisempi vaikeassa taloudellisessa tilanteessa.

Neuvottelutavoitteet

Hankintahenkilöstön tulee tehdä kaikki neuvottelut selkeästi määritellyillä tavoitteilla. Ilman tavoitteita on mahdollisuus ostaa ammattitaitoinen henkilö hinnaltaan, laadultaan tai palvelukseltaan huomattavasti. Neuvottelijan tulee keskustella myyjän kanssa täsmällisillä tavoitteilla, joita he haluavat saavuttaa yritykselleen.

Tavoitteena ei saisi olla ehdoton ja joustavuus.

Neuvottelijan on kuitenkin myös varmistettava, että he eivät poikennu tavoitteista ja antavat itselleen mahdollisuuden neuvotella aloista, jotka eivät kuuluneet keskusteluun. Esimerkiksi neuvottelija on työskennellyt myyjän kanssa tavoitteistaan ​​hinnan ja palvelun suhteen, mutta ei laadultaan. Kun myyjä alkaa keskustella laadusta, neuvottelijan olisi pidättäydyttävä kaikista sopimuksista, joissa he ovat ilman asetettua tavoitetta.

Neuvottelu on tärkeä osa ostoprojektin roolia. Se on taito, joka on oppinut ja koulutus voi auttaa ostamaan henkilöstöä ymmärtämään, mitä tarvitaan neuvotteluissa myyjien kanssa.

Päivitetty Gary Marion, logistiikka ja toimitusketjun asiantuntija.