Hankintakortin käyttö

Hankintakortti tai P-kortti on yrityksen luottokortin muoto, joka annetaan työntekijöille, jotka voivat hankkia tavaroita ja palveluita ilman, että heidän on käsiteltävä kauppaa perinteisen hankintamenettelyn avulla. kuten hankintavaatimuksia tai ostotilauksia.

On olemassa useita erilaisia ​​hankintakorttiohjelmia, joista osaan liittyy vain yritysten hyväksymiä toimittajia, kun taas toiset sallivat jonkin myyjän käytön.

Työntekijän tekemät hankinnat hankintakorttien avulla ovat yleensä pieniä ja vähäisiä. Paljon negatiivisia reaktioita hankintakorttiohjelmista kohdistuu erityisesti työntekijöiden väärinkäyttöön. Hankintaohjelmien edut ovat kuitenkin huomattavasti suuremmat kuin ohjelman toimintaan liittyvät riskit ja kustannukset.

Hankintakorttien edut

Yhdysvaltojen hallitus totesi, että alle 2500 dollarin ostot koostuivat vain 2 prosentista valtion kokonaismenoista, mutta ne otti 85 prosenttia kaikista ostoista. Koska näiden pienien ostojen hallinnolliset kustannukset ylittivät usein todellisen dollarin kulutuksen, hankintakorttien käyttö lisääntyi useissa ministeriöissä. Yksi kauppaministeriön valtion virasto arvioi hankintakorttien käytön säästäneen yli 22 miljoonan dollarin vuodessa hallinnollisista kustannuksista ja hankinta-ajan vähenemisestä.

Korttien käyttö on mahdollistanut osastojen keskittämisen ponnistuksiksi 15 prosenttiin kokonaiskustannuksista, jotka muodostavat 98 prosenttia kokonaismenoista.

Sisäisen valvonnan toteuttaminen

Hankintakorttien väärinkäyttö on otsikkouutisia, mutta usein tällaiset väärinkäytökset, erityisesti valtioneuvoston yksiköissä, yleensä osoittavat suurta dollarin arvoa, mutta usein alle puolet yhdestä prosentista kokonaiskuluista.

Kuitenkin väärinkäyttöä esiintyy, mutta sitä voidaan hallita toteuttamalla asianmukaisia ​​sisäisiä valvontamenettelyjä jätteen ja väärinkäytön vähentämiseksi.

Vahva johtamissuunta on ratkaisevan tärkeä menestyksekkäälle hankintakorttiohjelmaan. Johdon tulisi selkeästi määritellä kortin sallitut käyttötarkoitukset ja määritellä niiden rangaistukset maksukyvyttömyydestä, petoksista ja väärinkäytöksistä. Tietenkin back office -menettelyt ja -resurssit on otettava käyttöön valvonnan toteuttamiseksi. Jos ei ole riittävästi resursseja hankintakorttirikosten seurantaa ja käsittelyä varten, väärinkäytökset jatkuvat ja lisääntyvät, koska ohjelman käyttäjien sitoutumattomuus näkyy ohjelmassa.

Kuka saa kortin?

Toinen hankintakorttimuutoksissa havaittu kielto on, että yritykset ajattelevat, että heidän on annettava kortteja kaikille heidän hankkimansa työntekijöilleen. Tämä ei ole se tapaus; myönnetään hankintakortille luottamus.Yrityksen on voitava luottaa kortin käyttäjiin, koska ne tosiasiallisesti käyttävät yrityksen rahaa. On oltava hyväksyntäprosessi, jossa työntekijät on valittava, tarkistettava ja hyväksyttävä. Jos työntekijällä on huono luotto, silloin heille annetaan hankintakortti?

Kulutusrajoitusten asettaminen

Kuten mikä tahansa luottokortti, käyttäjälle tulisi olla luottoraja.

Luottokorttiyhtiöt antavat kortinhaltijalle rajoituksen, joka perustuu heidän kykyyn maksaa. Hankintakorttien haltijoille yritysten on annettava kortinhaltijalle kulutusraja, joka sopii heidän asemaansa ja todennäköisiin menoihinsa. Esimerkiksi IT-analyytikkoyrittäjänä toimiva henkilö voi joutua hankkimaan vain mustetta ja pieniä tietokoneiden oheislaitteita, jotka saattavat olla vain pari sataa dollaria vuodessa. Tämän työntekijän menorajan pitäisi heijastaa tätä, eikä sille anneta 2500 dollarin kulutusrajaa, joka voidaan antaa kaikille IT-henkilöstölle. Kulutusrajoituksia on tarkistettava säännöllisin väliajoin, jotta työntekijöille annetaan riittävä taso heidän todellisten kulujensa perusteella.