Organisaatiokaaviohallintatyökalu

Organisaatiokaaviot tai Org-kaaviot lyhyenä käytetään osoittamaan ihmisille organisaation suunniteltu rakenne. Tämän "muodollisen" organisaation on tarkoitus heijastaa yrityksen vallan rakennetta. Joskus Org-kaaviot vain hämmentävät ihmisiä siitä, mitä rakenne todella on. Tämä ei yleensä ole tarkoituksellista, vaan pikemminkin heijastelee ihmisten sekaannusta.

Org-karttaa voi kuitenkin käyttää hallintatyökaluna organisaation tavoitteiden saavuttamisen edistämiseksi.

Tarkastelemme tyypillisiä esimerkkejä "standardi" Org-kaavioista. Tarkastelemme hämmentäviä Org-kaavioita. Lopuksi keskustelemme Org-kartan käytöstä hallintatyökaluna.

"Vakio" -organisaatiokaaviot

Vakionormeja käytetään tyypillisesti osoittamaan organisaation suunniteltua rakennetta. Tämän "muodollisen" organisaation on tarkoitus heijastaa yrityksen vallan rakennetta. Usein se vain heijastaa vastuun rakennetta. Todellinen valta organisaatiossa seuraa usein linjoja viestinnän sijasta rivejä Org-kaaviossa.

Kaaviot tyypillisesti ovat pyramidaalisia. He näyttävät vastuullisen henkilön huipulla. Hänen alla ovat klusteroituja alaisia, yleensä asteittain pienempiä laatikoita. Yleensä samaan horisontaaliseen tasoon Org-kaaviossa näytetyt henkilöt nähdään organisaation sisällä "vertaisiksi".

Tämä Imperial College of Computingin (DOC) Org-kaavio on tyypillinen pyramidikaaviosta.

Osastopäällikköllä on viisi johtajaa, jotka raportoivat hänelle suoraan, sekä apulaispäällikön ja etsintäkomitean. Jokainen johtajista on suorat raporttinsa vihreiden soikeidensa alla valiokuntansa alapuolella.

Häiritsevät organisaatiokaaviot

Joskus Org-kaaviot voivat hämmentää ihmisiä siitä, mitä rakenne todella on.

Tämä ei yleensä ole tarkoituksellista vaan pikemminkin kuvastaa mukana olevien ihmisten sekaannusta. Jos olet epävarma ryhmän toiminnallisista suhteista tai jos ne muuttuvat usein, on lähes mahdotonta kuvata niitä tarkasti.

Ehkä yleisin paikka löytää hämmentäviä Org-kaavioita on Yhdysvaltain liittovaltion hallituksessa. Oak Ridgen kansallisen laboratoriossa toimivan Tietojenkäsittelytieteen ja matematiikan osasto ei ole nopea ymmärtää organisaation rakenteita. Näyttää siltä, ​​että yksitoista tehtävää raportoidaan suoraan johtajalle.

Vaikka valvonnan laajuus (suorat raportit, jotka johtaja voi valvoa tehokkaasti) vaihtelee huomattavasti, on vaikea uskoa, että tämä on optimaalisesti toimiva organisaatio. Epäilen, että jotkut toiminnot johtajat ovat "tasa-arvoisempia".Jos kaavoittaisimme viestintävirran tämän organisaation sisällä ja kunkin alisteisen ajan kuluttua johtajan kanssa, jotkut suorien raporttien luultavasti on luokiteltava uudelleen muiden tehtävien alaisina.

Organisaatiokaaviot hallintatyökaluna

Org-kaaviot ovat yleensä reaktiivisia, eikä proaktiivisia laitteita. Olemme luoneet organisaation tai sallineet sen kehittymisen, ja se on kasvanut.

Ei ole enää selvää ihmisille organisaatiossa tai ihmisille, joiden kanssa he vuorovaikutuksessa, kuka vastaa siitä. Joten me laadimme joukon laatikoita ja viivoja, jotka osoittavat kaikille, jotka tekevät mitä. Sitten lisäämme katkoviivoja ja vastaavia keinotekoisia laitteita osoittaaksemme, että se, mitä piirimme ensimmäisenä, ei ole aina aina tapausta.

Parempi vaihtoehto on kuitenkin luoda Org-kaavio, joka heijastaa missä haluat organisaation mennä, eikä vain heijasta sitä, miten se on nyt. Jos haluat tasainen, horisontaalinen organisaatio, piirrä Org-kaavio tällä tavalla. Osoita, että kuusi tai kahdeksan (tai jopa yksitoista nähtävä edellä) johtajat raportoivat VP: lle. Osoita, että kaikki kymmenen ohjelmoijasta raportoivat suoraan projektinhallinnalle.

Jos organisaatiosi tukeutuu laadukkaisiin piireihin tai tuotantoryhmiin tehtävänsä suorittamiseksi, sinun on osoitettava Org-kaaviosi.

Älä pidä kiinni horisontaalisissa ryhmissä ja pystysuorissa linjoissa. Jos työntekijäsi ymmärtävät entistä paremmin roolinsa, voit käyttää piirejä, käänteisiä kolmioita tai mitä muuta tarvitset.

Markkinoilla on monia ohjelmistotuotteita, joiden avulla voit näyttää, kuinka haluat organisaatiosi toimivan. OrgPlus on esimerkki työkaluista, joita voidaan käyttää selkeyttämään liiketoiminnan monia osia, kuten Org-kaavioita.

Tapa, jonka pitäisi tehdä

Alla oleva esimerkki on Org-kaavio, joka vaikutti minuun suuresti. Se julkaistiin uuden aikakauden luomiseksi yritykselle, joka edellytti kaikkien työntekijöiden luovaa ja uutta toimintaa.

Se osoittaa selvästi tasainen, horisontaalinen rakenne, jonka tarkoituksena on edistää viestintää ja innovointia. Se osoittaa selvästi kahden ylimmän upseerin muodostaman ryhmän, mikä osoittaa, mitä työntekijöiden odotetaan tekevän. Silti siinä säilytetään lopullisen vastuun yksiselitteiset linjat. Puheenjohtaja johtaa yritystä selkeästi, mutta kaikki muut tietävät, että heidän on tehtävä tehtävänsä menestymään.

Org-taulukon pitäisi olla

On vielä liian aikaista kertoa, onko tämä Org-kaavio haluttu vaikutus. Se on ollut käytössä vain pari viikkoa. Yhtiön toimihenkilöt ovat kuitenkin selvästi käyttäneet sitä tehokkaana hallintatyökaluna auttaakseen organisaatiotaan kohti uusia tavoitteitaan.