Mitä sinun tarvitsee tietää ennakkotapaamiskokouksista

Kokous- ja tapahtumasuunnittelijoiden odotetaan järjestävän "pre-con" kokouksen konferenssipalvelupäällikön kanssa hotelleissa, konferenssitiloissa, kokouskeskuksissa ja muualla ennen suunniteltua konferenssia.

Se on lähinnä konferenssi ennen konferenssia.

Niille, jotka eivät voi järjestää usein tapaamisia, esikokous voi aluksi tuntua epämukavalta tai hankalalta, koska se voi sisältää uusia termejä tai kieltä, kuten "tapahtuman jatkamista" tai "juhla-tapahtumamääräystä".

< ! --1 ->

Mitä tapahtumasuunnittelijat odottavat esiohjelmasta?

Pre-con on kokous, joka pidetään tapahtuman myyjien ja toimittajien kanssa, joissa tapahtuma tai ohjelma on määrä järjestää. Se pidetään yleensä yksi tai kaksi päivää ennen varsinaista tapahtumaa, ja se eroaa tapahtumapäivän tapahtumasta.

Jotkut ihmiset voivat liittyä esikokouksiin, joissa järjestetään suurempia konferensseja, kokouksia, kongresseja ja kannustimia. On kuitenkin myös yleistä järjestää seminaareja ja muita erityisiä tapahtumia edeltävä kokous.

Mitä odottaa neuvottelukokouksessa

Pre-con kokous mahdollistaa tapahtumasuunnittelijalle mahdollisuuden tarkistaa tietyn ohjelman lopullinen logistiikka ohjelmaan osallistuvan toimittajien johtoryhmän kanssa.

Tyypillisesti kokouspaketin koordinointi ja aikataulutus järjestetään kokouspalvelupäällikölle. Hän kutsuu tapahtumiin osallistuvien eri tahojen johtajia tarkastelemaan logistiikkaa tapahtumansa erityisestä roolista.

Tämä on erinomainen tapa kokoukselle tai tapahtumasuunnittelijalle luoda rapportti kaikkien mukana olevien kanssa.

Esivalinnan aikana on sopivaa, että tapahtumasuunnittelija korostaa tapahtuman tärkeimpiä tavoitteita, mukaan lukien tärkeät tiedot tapahtumaa järjestävistä organisaatioista, tärkeimmistä tapahtumista lähetetyistä viesteistä ja tärkeistä VIP-tapahtumista.

Pre-Con on oikea aika tarkastella tapahtumaa uudelleen

Tapahtumaraportti tunnetaan myös tapahtumien määrittelynä. Se sisältää kaikki olennaiset tiedot ohjelmasta tai tapahtumasta, mukaan lukien tiedot itse ohjelmasta. Nämä kohteet voivat sisältää joitain tai kaikkia seuraavista: päivämäärät, ajat, yhteystiedot, osallistuvien profiilit, hätätilanteet, ruoka ja juoma, kuljetukset, toimitustiedot, laskutus, audio / visuaaliset ja muut erityistarpeet.

Jokainen osastopäällikkö tarkistaa tapahtumansa käsityksen, mukaan lukien asiaankuuluvat yksityiskohdat ja tyypilliset toimintatavat. He tarkastelevat myös niiden ymmärrystä tapahtumissopimuksesta ja aiemmin järjestetyistä juhlatapahtumien tilauksista.

Kokous- ja tapahtumasuunnittelijoiden on muistettava kerätä yksityiskohtaisia ​​kysymyksiä, jotka liittyvät tapahtumien määrityksiin tänä aikana, kuten henkilökunnan tasot ja tärkeimpien yhteystietojen nimet todellisen tapahtuman aikana kaikilla edustettuilla alueilla.Esivalintakeskustelun avainkysymyksiin voi kuulua tarkistus:

• Elintarvike- ja juomatehtävät
• Vierailuluettelon vaatimukset (tarvittaessa)
• Konferenssi- ja messuilla näyttelyvaatimukset
• Kokous- ja kauppa-tila vaatimukset (pohjapiirustukset)
• Tekniset vaatimukset, kuten sähkö- ja televiestintä
• Tiedot signage placement

Tämä on ihanteellinen aika tehdä viime hetken muutoksia. Vaikka ne eivät aina pidä siitä, useimmat myyjät ja toimittajat odottavat kohtuullisia (ja kohtuutonta) muutoksia. Tietenkin, jos esivahvistin on suunniteltu aikana, jolloin käyttöönotto on käynnissä, harkitse varhain huoneen tarkastusta varmistaaksesi, että kaikki toimii sujuvasti.