Miten ohjaaja pystyy hallitsemaan poissaoloa

CCH Unscheduled Absence Surveyin mukaan työnantajat menettävät kentällä työntekijöiden pitämisen työpaikalla. Ennakoimattomat poissaolot ovat nousseet korkeimmalle tasolleen vuodesta 1999 lähtien.

Huolta herättää edelleen se, että lähes kaksi kolmesta työntekijästä, jotka eivät näy työhön, eivät ole fyysisesti sairaita.

Useimmille yrityksille vastuu poissaolojen hallinnasta on vähentynyt lähinnä välittömiin valvojiin.

Nämä esimiehet ovat usein ainoita ihmisiä, jotka tietävät, että tietty työntekijä on poissa.

He pystyvät paremmin ymmärtämään yksilön poissaolon olosuhteita ja havaitsemaan ongelman varhaisessa vaiheessa. Niinpä heidän aktiivinen osallistuminen yhtiön poissaolon menettelyihin on keskeinen poissaolopoliittisen ohjelman tai ohjelman yleisen tehokkuuden ja tulevaisuuden menestyksen kannalta.

Valitettavasti useimmat esimiehet eivät ole kuitenkaan saaneet ohjausta tai koulutusta poissaolojen hallinnassa. Heidät on jätetty yksin, jotta he tekisivät usein epäsuositetun tehtävän tunnistaa, kohdata ja ratkaista poissaolon väärinkäyttö.

Varmistaakseen, että esimiehet ovat mukavasti ja päteviä poissaolojen hallinnassa, heillä on oltava täysi tuki ylimmälle johdolle. Kaikkien osapuolten on oltava tietoisia poissaolojen politiikan ja menettelyjen tavoitteesta. Jos osastojen välillä on eroja; politiikka voi menettää tehokkuutensa.

Johdonmukaisuuden lisäämiseksi valvojien tulisi olla koulutettuja vastuualueistaan ​​poissaolojen hallinnasta, neuvonnasta tehokkaiden työnantajien haastattelujen suorittamiseen ja tarvittaessa kurinpitomenettelyjen avulla.

Valvojan tehtävät

Sen lisäksi, että työntekijä puuttuu työn asianmukaiseen käsittelyyn, on olemassa useita muita kriittisiä toimia, joita esimiesten on ryhdyttävä puuttumaan poissaoloihin.

Heidän on:

• varmistettava, että kaikki työntekijät ovat täysin tietoisia organisaation toimintatavoista ja menettelyistä poissaolon käsittelemiseksi,
• olla ensimmäinen yhteyspiste, kun työntekijä puhelimessa sairaana,
• ylläpitää asianmukaisesti yksityiskohtaisia (esim. päivämäärä, sairauden luonne / syy poissaoloon, odotettu paluu työpäivämäärään ja tarvittaessa lääkärintodistus),
• tunnistaa poissaoloista johtuvat mallit tai suuntaukset jotka aiheuttavat huolta,
• suorittavat paluuta työhaastatteluihin ja
• toteuttavat tarvittaessa kurinpitomenettelyjä.

Palauttaminen työhön -haastatteluun

Valvojien kouluttaminen siitä, miten poissaolojen parhaiten hoidetaan, tulisi sisältää ohjeita tehokkaiden ja oikeudenmukaisten työnantajien haastattelujen suorittamisesta.Viimeaikaiset kansalliset tutkimukset osoittavat, että näitä haastatteluja pidetään yhtenä tehokkaimmista työkaluista lyhytaikaisen poissaolon hallinnassa1.

Palautustyöskentelyn avulla ohjaaja voi toivottaa työntekijän tervetulleeksi takaisin työhön sekä osoittaa, että johdon vahva sitoutuminen työpaikan poissaolojen hallintaan ja hallintaan on osoittanut. Haastattelu mahdollistaa tarkistuksen, että työntekijä on tarpeeksi paluuta työhön.

Tarvittavat paperityöt voidaan suorittaa niin, että poissaolo ja sen lopputulos kirjataan asianmukaisesti.

Se, että on olemassa vakiintunut menettely, jolla tutkitaan ja keskustellaan poissaoloista työntekijän kanssa, voi itsenäisesti toimia estäväksi loukkaamattomuuden syistä.

Haastattelut on suoritettava mahdollisimman pian poissaolijan paluuta työhön (viimeistään yhden päivän kuluttua hänen paluustaan). Työntekijälle olisi annettava runsaasti tilaisuutta selvittää hänen poissaolonsa syyt. Esimiehen tulisi käyttää haastattelua ajankohtana tutkia mitä tahansa työntekijälle mahdollisesti aiheutuvia ongelmia, jotka johtavat poissaoloon.

Tavoitteena on edistää avointa ja tukevaa kulttuuria. Menettelyjä on tarkoitus varmistaa, että apua ja neuvoja tarjotaan tarvittaessa ja varmistaa, että työntekijä pystyy palaamaan työhön.

Työntekijät arvostavat yleensä mahdollisuutta selvittää todelliset syyt poissaololle muodollisessa rakenteessa.

Jos ohjaaja epäilee poissaolojen perustelujen aitoutta, hänen tulee käyttää tilaisuutta ilmaistakseen epäilyjä tai huolenaiheita.

Työntekijän on aina oltava tietoinen siitä, että haastattelu ei ole pelkästään osa yrityksen menettelytapoja, vaan merkittävä kokous, jonka aikana poissaolo on havaittu ja jolla voi olla vaikutuksia tuleviin työsuhteisiin. Työntekijälle tulee selittää yrityksen kurinpitomenettely, jos poissaoloa ei voida hyväksyä.

Johtaja voi päättää hahmottaa, miten poissaolo vaikutti osastoon. Sanoman pitäisi olla, että työntekijä jäi ja että tuottavuus kärsi.

Voidaan myös selittää tapaa, jolla osastoa vaadittiin järjestämään uudelleen henkilöstöjärjestelyjä. Tämä osoittaisi, että työyksikön tehokkuus heikensi poissaolo.

Esimiehen olisi ilmoitettava palaavalle työntekijälle nykyisestä tilanteesta (esimerkiksi mitä tehtäviä on nyt painopisteitä, mitä työtä on jo tehty ja missä työntekijä keskittyy nyt).

Kokouksen aikana missään vaiheessa haastattelu ei saa olla rangaistuksen muotoa , mutta sitä olisi pidettävä tilaisuutena korostaa ja selittää yksikön poissaolon seuraukset. Suurin osa työntekijöistä herättää ylpeyttä ja saavuttaa heidän työnsä ja johdon olisi kannustettava hoitamaan näitä henkilöitä vastuullisiksi aikuisiksi.

Useimmat työntekijät ymmärtävät kohtuulliset säännöt ja eivät halua uhata noudattamista.Pieni prosenttiosuus työntekijöistä, joilla on todella poissaoleva ongelma, vaatii tarkkaa valvontaa ja mahdollisesti jopa rangaistustoimenpiteitä liiallisen poissaolon vuoksi. Nämä harvat työntekijät, jotka ovat vastuuttomia, tulisi käsitellä erikseen ja tiukasti.

Suositeltavat kurinpitomenettelyt, jos poissaolo jatkuu

Seuraavissa ohjeissa esitetään suositellut toimenpiteet, jotka toteutetaan tapauksissa, joissa lyhytaikaisia ​​poissaoloja pidetään hyväksyttävän tason yläpuolella tietyllä ajanjaksolla.

Vaihe 1: Neuvontahaastattelu

• Välitön valvojan tulee ilmoittaa työntekijälle hänen huolensa poissaoloista, yrittää selvittää syyt sairauteen ja selvittää, mitä on tehtävä osallistumisen parantamiseksi.
• Jos tässä vaiheessa havaitaan lääketieteellisiä sairauksia ja todennäköisesti vaikuttaa työn soveltuvuuteen, esimiehen tulee järjestää tapaaminen yrityksen hyväksymän lääkärin kanssa. Tämä on vahvistettava työntekijän kanssa kirjallisesti viiden työpäivän kuluessa.
• Jos keskustelusta huolimatta ongelma ei näytä johtuvan taustalla olevasta työkyvyttömyystilanteesta, esimiehen on ilmoitettava työntekijälle, että vaikka kirjattuja vaivoja voi olla aitoja, odotetaan jatkuvan osallistumisen paranemista tai seuraavassa vaiheessa menettelyssä.
• Läsnäolon tarkistus suoritetaan automaattisesti joka kuukausi seuraaviksi kuudeksi kuukaudeksi.

Vaihe 2: Ensimmäinen muodollinen tarkastelu (sanatarkkailuvaihe)

• Jos työntekijän poissaolot heikkenevät edelleen analyysin ja säännöllisen seurannan jälkeen, hänet on kutsuttava osallistumaan virallisen arviointikokoukseen ohjaajan kanssa.
• Poistumistietueen pitäisi olla yksityiskohtainen kirjeessä, jossa työntekijä kutsuu haastatteluun. Työntekijälle tulisi ilmoittaa, että hänellä on oikeus edustaa ammattiliittojen edustajaa tai kollegaa tarvittaessa.
• Tämän kokouksen tarkoituksena on:
  - jatkaa keskustelua poissaolojen taustalla olevista perusteluista,
  - ilmoittaa työntekijälle palveluista ja kustannuksista, joita hänen poissaolostaan ​​aiheutuu, ja
  - varoittaa työntekijää (paitsi jos päätät hakea lääkärin neuvontaa), että jos hänellä ei ole huomattavaa ja pysyvää parannusta, hänen työsuhteensa voidaan lopettaa, koska hän ei kykene ylläpitämään hyväksyttävää läsnäoloa. Tämä on verbaalinen varoitus.
• Kun lääkärin hoito on perusteltua, on ryhdyttävä välittömästi. Kokousta lykätään siis vain, jotta prosessin tämä osa saadaan päätökseen. Viiden työpäivän kuluessa työntekijän on saatava lääkärin apua. Kokous kokoontuu uudelleen henkilöstön kanssa ja lääkärin lausuntoa käsitellään.
• Jos lääkäri vahvistaa työskentelyn kelpoisuuden, työntekijälle tulee varoittaa jatkuvan poissaolon seurauksista.

Vaihe 3: Toinen muodollinen tarkastelu (kirjallinen varoitusvaihe)

• Jos säännöllinen valvonta osoittaa, ettei poissaolokehitystä ole parannettu, järjestetään toinen virallinen kokous HR: n kanssa.
• Työntekijälle kokoukseen kutsuttava kirje sisältää poissaolopäiväkirjan ja jälleen edustusta koskevat neuvot.
• Kaikki kokouksessa annetut uudet tiedot, jotka koskevat terveydentilaa tai sairauden luonteen muutosta, voi olla tarpeen arvioida lääkärin hyväksymällä lääkärillä.
• Työntekijälle olisi annettava mahdollisuus selittää hänen poissaolonsa. Esimiehen olisi tarvittaessa ilmoitettava työntekijälle muodollisesta kirjallisesta varoituksesta ja että tämä varoitus pysyy työntekijän tiedostossa tietyn ajan. Varoituksen jäljennös on annettava työntekijälle ja hänen edustajalleen.
• Työntekijälle on ilmoitettava, että yrityksen osallistumisvaatimusten noudattamatta jättäminen ja tämänhetkisen ennaltaehkäisevän poissaolon parantaminen johtavat työntekijän työsuhteen päättymiseen.
• Jos työskentelyn soveltuvuus epäillään, jatka lääkärisi antamien ohjeiden mukaisia ​​uudelleenjärjestelyvaihtoehtoja. Kysy työntekijän ammattiedustajalta (tarvittaessa) uudelleensijoitusprosessista ja vaihtoehdoista.
• Vaihe 4: Tilapäinen keskeytys työstä
• Jos kurinpitoprosessin aikaisempien vaiheiden toteutumisesta ei tapahdu läsnäoloa, hallinto voi jatkaa väliaikaista keskeytystä ilman palkkaa. Tarkoituksen keskeyttämisen aikomus on vahvistettava kirjallisesti yksityiskohtaisten alku- ja lopetuspäivien osalta. Kopio lykkäyskirjeestä on lähetettävä työntekijän edustajalle (tarvittaessa).

Vaihe 5: Työn lopettaminen

• Tämä on viimeinen vaihe kurinpitomenettelyssä, jossa työntekijä irtisanotaan, koska hän ei kykene noudattamaan yrityksen osallistumisvaatimuksia. Hylkääminen voi tapahtua vain vanhemman johtajan ja HR: n kirjallisella luvalla.
• Työntekijään kutsuttu kirje sisältää jälleen edustusta koskevia neuvoja ja kertoo poissaolotiedot. Työntekijälle tulisi ilmoittaa, että haastattelun tuloksena hänet voidaan erottaa työtehtävien kyvyttömyydestä.
• Jälleen kerran lääkäriä saatetaan joutua kuulemaan, jos uusia työntekijöitä koskevia tietoja on saatavilla työntekijän terveydestä tai työn kapasiteetista.
• Jos uudelleensijoittaminen ei ole mahdollista tai tarkoituksenmukaista, harkitse irtisanomisen jatkamista kykyjen vuoksi. Vammaisavustuksen kelpoisuus riippuu kunkin tapauksen olosuhteista.
• Jos päätös irtisanoa toimivuuden perusteella, irtisanomiskirje on lähetettävä työntekijän edustajalle (tarvittaessa).
• Työntekijällä voi olla oikeus hakea muutosta irtisanomiseen. Valituksen olisi vastattava yhtiön kurinpitomenettelyjä.

Haasteita puuttuessa

Ole tietoinen siitä, että esimiehet ovat usein epämiellyttäviä tai epämiellyttäviä raportoimaan niistä, jotka ovat ylittäneet hyväksytyt poissaolot. Jo esimiesten monien paineiden takia poissaolojen politiikkojen johdonmukainen täytäntöönpano ei aina ole niiden ensisijainen tavoite.

On tärkeää yrittää ottaa subjektiivisuus pois poissaolojen hallinnasta ja varmistaa, että kaikkia työntekijöitä kohdellaan samalla tavalla.On tärkeää olla johdonmukaisia, pysyviä ja oikeudenmukaisia ​​kaikille. Jos poissaoloa ei ole osoitettu tai käsitelty epäjohdonmukaisesti, voi johtaa alhaisempi moraali.

Työntekijät voivat tuntea, että heitä on kohdeltu epäoikeudenmukaisesti, kun he kokevat, että muut poissa olevat työntekijät ovat "pääsemässä pois." "

Valtaosa työntekijöistä arvostaa politiikkaa ja ohjelmia, jotka ovat helpottavia eikä rangaistuksia. Tiukat tai rankaisevat toimenpiteet, jotka pakottavat työntekijöitä tulemaan töihin, voivat johtaa työntekijöihin, jotka sitten tulevat "poissa töissä".

He tekevät niin vähän kuin mahdollista ja vastustavat kaikkia pyrkimyksiä saada heidät tekemään enemmän. Olisi toteutettava muita ohjelmia, jotka auttavat työntekijöitä osallistumaan työhön, kuten joustava työaikataulu, työpaikkojen jakaminen, läsnäolopalkinto ja wellness-ohjelmat.