Yksi virhe, jonka sinun on tiedettävä oppitunneista kokouksista

Oppituntien kokoukset ovat tärkeä osa hankkeiden hallintaa. Et voi parantaa projektin toimitusta, jos et tiedä, mikä toimii ja mikä ei. Et voi yksinkertaistaa prosesseja, jos et koskaan ota aikaa arvioida kriittisesti, toimivatko ne niin kuin pitäisi.

Sinä kerää tietoa siitä, mitä toimii ja mikä ei vie aikaa tarkistaa käytäntöjäsi. Ja sitten toimivat näiden arvioiden tuloksena parantaakseen hankkeiden etenemistä.

Tällä mallilla on kuitenkin virhe.

Oletko huomannut sen?

Kyllä, se on, että oppituntia tarkastellaan projektin lopussa. Se on kuin sanoa: "Kuinka voin auttaa sinua nyt, että on liian myöhäistä? "

Miksi odottaa loppua ei ole hyvä

Odotetaan, kunnes hanke päättyy, mikä tarkoittaa, että vain tulevat projektit hyötyvät kyseisen työn aikana saadusta viisaudesta. Asiakkaillesi ja sidosryhmillemme on turhauttavaa kysyä, mitä olisi voinut olla parempi, kun et voi tehdä mitään. Hanke on ohi. Valmis. He viettävät aikaa kanssasi puhumassa oppitunneista ja prosessin parannuksista, koska he haluavat auttaa muita ihmisiä, ei siksi, että he näkevät henkilökohtaisesti tuon tuosta.

Tämä on niin helppo korjata, että se tarkoittaa, ettei ole mitään tekosyytä odottaa projektin loppua saadaksesi oppitunteja.

Kuinka järjestää oppitunteja kokeneita kokouksia

Ratkaisu on ajoittaa opittuja kokouksia niin usein kuin mahdollista.

Niiden pitäisi olla ainakin jokaisen sprintin tai hankkeen vaiheen lopussa, ja joskus teen niitä yhtä usein kuin kerran kuukaudessa.

Useiden tarkistusten etu on, että ne ovat paljon lyhyempiä. Tarkistat pienemmän aikataulun, joten siihen on todennäköisesti vähemmän oppitunteja. Voit jopa sovittaa lyhyen katsauksen normaalin projektiryhmäkokouksen loppuun.

Kuten koko projektin loppuun mennessä, valmistautuminen kokoukseesi on edelleen tärkeä. Ajattele, mitä haluat kysyä ja mitä haluat päästä eroon tiimisi ja sidosryhmiesi kanssa. Sitten voit varmistaa, että kaapat, mikä antaa sinulle suurimman parannuksen joukkueen suorituskykyyn.

Vihdoin oppitunteja on olennaista

Haittapuoli - jos haluatte kutsua sitä - usein kertoo, että sidosryhjiisi kyllästyvät siitä, että sinua pyydetään antamaan jatkuvasti palautetta, elleivät he näe, että jotain tapahtuu. Tämä on todella tärkeää. Kukaan ei halua pyytää mielipidettään, jos he tietävät, että aiot ryhtyä siihen perustuviin toimiin ja helpottaa heidän elämäänsä.

Se on myös erinomainen tapa jatkaa hyvää vaikutusta asiakkaisiisi ja asiakkaisiisi.

Luo seuranta-aikataulu

Helpoin tapa varmistaa, että toimita palautteesi ja oppitunneasi, jotka on paljastettu säännöllisissä keskusteluissa sidosryhmien kanssa, on luoda seurantaohjelma. Tämä on yksinkertaisesti loki kaikista toimista ja tehtävistä, jotka kuuluvat keskusteluihisi. Luo perusseuranta laskentataulukkoon tai käytä tavallista To Do -luettelojärjestelmää tallentamaan ja seuraamaan toimia.

[Lue lisää projektin seurannasta.

]

Etu tämän tekemisestä - paitsi hyvä projektinhallintatapa - on se, että seuraavalla kerralla voit tarkistaa voit palauttaa henkilön, joka esitti tämän asian ja kertoo heille, että olet tehnyt jotain siitä . Näin voit rakentaa hyviä suhteita myös vaikeiden sidosryhmien kanssa: joku antoi sinulle palautetta, teit jotain tuloksena ja menit takaisin ja kertoi heille, että olet ryhtynyt toimiin. Heidän pitäisi pystyä helposti näkemään parannuksia.

Täällä on kuitenkin haaste, ja se tulee, kun et pysty parantamaan prosessia tai toimimaan heidän palautteensa suhteen. Näin tapahtuu: ei ole mahdollista toteuttaa kaikkea, mitä sidosryhmät pyytävät, varsinkin kun osa heistä aikoo pyytää täysin epärealistisia asioita, kuten muutoksenhallintaprosessin romuttaminen. Palaa niihin ja selitä, miksi et pysty toteuttamaan tai toimimaan heidän palautteensa suhteen.

Tämä ei ole yhtä hyvä kuin se pystyy tekemään sen (heidän näkökulmastaan), mutta se osoittaa eheyttä ja kykyä seurata läpi. Rakennatte edelleen kiinteän maineen projektipäällikkönä, joka toimittaa, jos pidät sidosryhmät tietoisiksi, vaikka lopputulos olisi, ettei heillä ole sitä, mitä he haluavat.