Yksinkertaistaminen ja nopeuttaminen HR-palveluiden toimitus

Henkilöstöjohtajat ovat merkittävä työntekijän tuen ja mukavuuden lähde sekä henkilökohtaisessa että ammatillisessa työssä. HR on palveluliiketoiminta, ja palvelu sisältää työntekijöitä, jotka auttavat etenemään uraansa ja ratkaisemaan asioita työntekijöiden ja heidän esimiehensä välillä.

HR tukee myös heitä joidenkin elämän tärkeimpien ja tärkeimpien tapahtumien, kuten avioliiton, synnytyksen ja taistelun vakavan sairauden kautta.

Mutta liian usein rutiininomaiset hallintopalvelut, kuten vastaaminen samoihin kysymyksiin uudestaan ​​ja uudestaan ​​tai yksinkertaisten tapahtumien suorittaminen, kuluttavat suurimman osan HR: n ajasta.

Vähennä hallinnollista työtaakkaa

Avain hallinnollisen työmäärän pienentämiseen on työntekijöiden kouluttaminen, jotta heistä tulee omavarainen ja automatisoi arkipäiväisempiä tehtäviä. Siellä voi auttaa palvelunhallinnan lähestymistapaa. Palvelunhallinta yksinkertaistaa rutiininomaisten hallintopalvelujen toimittamista, jolloin aikaa keskittyy korkean arvotason toimintaan.

Tyypillisessä HR-organisaatiossa on todennäköisesti järjestelmiä, joilla hallitaan työntekijöiden tietoja ja palkkaukseen liittyviä toimintoja. Siihen ei kuitenkaan todennäköisesti ole automatisoitua järjestelmää työntekijöiden tiedustelujen ja pyyntöjen täyttämiseksi.

Harkitse, mitä tapahtuu, kun työntekijä saa kutsun tuomaristoon. Mahdollisuudet ovat, että yritys tukeutuu edelleen fyysiseen paperityöhön tai merkkijonoon, joka käsittelee työntekijän pyyntöä työstä poissaolosta.

Koska työntekijöiden vuorovaikutusta seurataan yleisesti sähköpostin ja laskentataulukoiden avulla, työntekijöiden pyyntöjä jätetään usein huomiotta tai unohdetaan. Sitten tapahtuu virheitä, mikä lisää turhautta ja lisää työtä HR: lle.

Sähköpostilla ei ole helppoa nähdä, onko pyyntö pysähtynyt vai tunnistaa prosessin pullonkaulat ja poistaa ne.

Samoin on vaikea analysoida ja vastata työntekijöiden tarpeisiin - esimerkiksi tunnistaa usein pyydetyt tiedot ja varmistaa, että tämä on saatavilla verkossa.

Manuaaliset hallinnolliset prosessit turmelevat työntekijöitä ja heijastuvat valtavaan henkilöstöjoukkoon. Eräs viimeaikaisesta tutkimuksesta käy ilmi, että HR-työntekijät käyttävät keskimäärin 12 tuntia viikossa käsittelemällä rutiininomaisia ​​työntekijäpuheluja ja sähköpostiviestejä.

Palvelunhallinnan lähestymistapa työntekijöiden tarpeiden tyydyttämiseen

Palvelunhallintamenetelmä poistaa nämä tylsiä, aikaa vievät prosessit. Se ei vain korvaa sähköpostiosoitetta - se muuntaa miten HR työskentelee työntekijöiden kanssa.

Ajattele palvelujohtamista täydellisenä yhdistelmänä hallinnollisen avustajan ja projektipäällikön kanssa. Se vastaa välittömästi työntekijöiden pyyntöihin, etenee tapauksia, automatisoi toistettavia manuaalisia prosesseja ja jopa hallinnoi monimutkaisia ​​yksiköiden välisiä monenlaisia ​​toimintoja, kuten työntekijöiden aluksella ja offboardingissa.

Palvelunhallinta ei koskaan unohda eikä tee virheitä, seuraa aina ihmisiä niin, että asiat saadaan tehtyä, ja kerrotaan, onko ongelma, jota se ei pysty ratkaisemaan. Se myös osoittaa, missä työntekijät viettävät aikaa - joten voit optimoida resurssien käyttöönoton ja maksimoida tuottavuuden.

Palvelunhallinta ei korvaa nykyistä Human Capital Management -järjestelmääsi - se integroituu siihen ja täydentää sitä, jolloin saat näkyvyyden ja hallinnoinnin todennäköisesti useimmiten sähköpostin kautta.

Se tarjoaa myös samanlaisen näkyvyyden työntekijöille. He voivat nähdä heidän tutkimustensa tilan pikemminkin kuin tuntea, että heidän pyyntönsä katosivat mustaan ​​reikään pian sen jälkeen, kun he olivat toimittaneet heidät.

Työntekijöiden kyky valvoa pyyntöjen etenemistä vähentää merkittävästi turhautuneita seurantaviestejä, puheluita ja henkilökohtaisia ​​vierailuja henkilöstölle, mikä vähentää HR: n hallinnollista työmäärää.

Palvelunhallinnan lähestymistavan edut

Palvelunhallinta alkaa verkkopohjaisen HR-portaalin käyttöönotolla, jossa työntekijät voivat löytää HR-tietoja ja pyytää HR-palveluja. Ihannetapauksessa työntekijät voivat käyttää tätä portaalia työpöydän tietokoneissa, kotikoneissa, kannettavissa tietokoneissa ja älypuhelimissa ja tablet-laitteissa.

Näin he voivat hallita HR: n perusedellytyksiä - kuten etujen rekisteröintiä tai tilan muutostaratkaisuja.

Työntekijät valitsevat itse tarvitsemansa palvelut palveluluettelosta tai etsivät tietoja portaalin tietopohjasta.

Kun työntekijä lähettää pyynnön portaalin kautta, palvelunhallintajärjestelmä luo automaattisesti tapauksen ja paimenat sen kautta koko täyttöprosessin. Tähän kuuluu tapauksen jakaminen oikealle HR-asiantuntijalle, joka automaattisesti johtaa tapausta henkilöstä toiseen, kun jokainen täyttämisvaihe on valmis ja ylläpitää täysi tapaushistoria.

Voit myös laajentaa tätä palvelua muille osastoille. Esimerkiksi palvelujärjestelmät voivat automaattisesti perustaa IT-tilejä tai pyytää toimistotiloja uusille työntekijöille osana liityntäprosessia.

Palvelujärjestelmä ohjaa päästä päähän -palveluprosesseja ja tietää, miten nämä prosessit toimivat. Esimerkiksi se voi automaattisesti kertoa, milloin tapaus on pysähtynyt, jotta voit ryhtyä toimenpiteisiin.

Se tuottaa myös laajan valikoiman KPI: t ja muut prosessimenetelmät - esimerkiksi kuinka hyvin joukkueesi vastaa työntekijöiden kyselyihin. Se voi jopa analysoida tietopohjaisten kyselyjen tyyppejä, minkä ansiosta on helppo tunnistaa ja täyttää sisällön puutteet.

Johtopäätös

HR-ammattilaiset haluavat jatkaa uraa HR: ssä, koska he haluavat auttaa ihmisiä, ei viettää päiviä arkistointipapereita, päivittää laskentataulukoita ja vastata sähköposteihin. Liian usein arkipäiväiset pyynnöt ja paperityöt saivat keskeyttää tämän työn, joka turhauttaa heidät ja työntekijät, joita he yrittävät auttaa.

HR on palveluntarjoaja ja voi etsiä esimerkkiä palveluntarjoajaltansa IT-osastosta. IT on ottanut johtoaseman monissa yritystoiminnoissa palveluhallintakoulutuksen soveltamiseksi automatisoimaan IT-avustajien pyyntöjen lähettämistä ja täyttämistä.

Näiden tehtävien automatisointi mahdollistaa IT: n keskittymisen strategiseen työhön, joka voi auttaa yritystä täyttämään laajemmat liiketoimintatavoitteensa ja paremmin osoittamaan IT: n arvon.

Palvelunhallinnan lähestymistapa on avainasemassa HR: lle, joka nostaa profiilinsa yritysjohtajille tuottamalla laadukkaampia palveluja ja lisäämällä työntekijöiden tyytyväisyyttä samalla vähentämällä omaa työmäärää. HR voi omistaa aikansa ja osaamisensa entistä strategisempiin toimintoihin, jotka siirtävät liiketoimintaansa eteenpäin.