Harkittavissa olevat asiat ennen kuin ostat tilinpäätösohjelmiston

Kirjanpito-ohjelmisto on välttämätöntä pienille yrityksille, jotta voit seurata tuloja, kuluja, asiakastietoja ja muita taloudellisia tietoja. Se on myös erinomainen päätöksenteko, sillä useimmat kirjanpito-ohjelmistot tarjoavat ajankohtaisia ​​raportteja ja budjetin analysointivälineitä antavat yrityksen omistajille mahdollisuuden siirtyä takaisin ja saada kokonaisvaltainen ymmärrys yrityksen taloudesta. Mutta ohjelmien ja ohjelmistomerkkien mereen, mistä valitset pienyrityksille sopivan kirjanpitojärjestelmän?

Mitä tulee harkita, ennen kuin ostat kirjanpito-ohjelmiston

Koska kirjanpitojärjestelmä on elintärkeä pienyrityksille, on tärkeää varmistaa, että teet jonkin verran tutkimusta ennen tietyn tyyppistä varainhoitoa tai kirjanpitojärjestelmä. Kun tarkastelet yrityksen tarpeita tarkasti, voit mitata päivittäiset toiminnallisuusvaatimukset, joita tarvitset. Alla on vain joitakin asioita, ja pidä mielessä, ennen kuin sitoudut ostamaan kirjanpito-ohjelmiston.

1. Tee tarveanalyysi

Ennen kuin päätet tietylle kirjanpitojärjestelmälle, sinun on suoritettava tarveanalyysi arvioitaessa tarvittavia ominaisuuksia, toimintoja ja raportteja. Ota aikaa miettiä, mitkä kirjanpitotapahtumat ovat yrityksesi kannalta merkittäviä, jotta voit valita ohjelman, joka pystyy käsittelemään niitä tehokkaasti. Kaikki raportit, jotka sinun on luotava, valvoa tarvitsemasi tai haluamasi integrointi kolmansien osapuolten sovellusten kanssa, on listattava.

Tämä tarveanalyysi on perusta, johon aloitat valintamenettelyn.

2. Lue kirjanpito-ohjelmiston arvioinnit

Tuotteen muiden asiakasarvioiden lukeminen antaa sinulle paremman käsityksen siitä, mitä ostat. Monet kuluttaja-sivustot kuten Amazon, on lukemattomia arvosteluja, jotka käsittelevät helppokäyttöisyyttä, raportointi, tuki, käyttöjärjestelmän yhteensopivuus ja hinta.

3. Löydä tarpeitasi

Useimmat pienyritykset voivat käyttää pienyritysten kirjanpito-ohjelmia, kuten QuickBooksia suoraan ulos. Useimmat toimittajat laativat raportointikäytännöt ja -mallit, joten voit helposti luoda lähes kaikki tarvitsemasi raportit. Saatat kuitenkin havaita, että tarvitset toimialakohtaisia ​​ohjelmistoja, kuten voittoa tavoittelematonta kirjanpito-ohjelmistoa, rakennusalan kirjanpitosovellusta tai myyntipisteiden kirjanpito-ohjelmistoa, joka vastaa alan ainutlaatuisia kirjanpito- ja raportointitarpeita.

4. Harkitse helppokäyttöisyys

Sinun tai sinun henkilökuntasi täytyy oppia käyttämään ostoasiakirjaohjelmistoa. On todennäköistä, että henkilöstösi vaihtuu vuosien varrella. Siksi kannattaa harkita kirjanpidon ohjelmistopakettia, joka ei ainoastaan ​​vastaa tarpeitasi, vaan se on helppo oppia, kun otetaan huomioon aika ja resurssit, joita voit sitoutua työntekijöiden kouluttamiseen ohjelmiston käytöstä.Jos sinulla on vain vähän resursseja, jotta työntekijät saataisiin toimimaan ohjelmassasi liikevaihdon yhteydessä, niin yksinkertainen ja helppokäyttöinen kirjanpito-ohjelma, kuten QuickBooks tai Peachtree, voi olla tapa siirtyä pienyritykselle. Vaikka markkinoilla voi olla parempia kirjanpito-ohjelmia, pienyritykset eivät näe näiden ohjelmien etuja, jos henkilökunta ei osaa käyttää niitä oikein.

5. Ajattele tukea

Sinun on päätettävä, millaisen tuen haluat auttaa sinua käyttämään tuotetta. Useimmat toimittajat tarjoavat sinulle täydelliset ohjesivustot - sähköposti, puhelin ja verkkotuki. Jotkut myyjät tarjoavat ilmaista tukea, jos ostat ohjelman, kun taas useimmat tarjoavat teknisiä tukisuunnitelmia, joita voit ostaa kirjanpitojärjestelmän lisäksi. Lue kaikki foorumit, jotka koskevat muita käyttäjiä saadaksesi asiakastuen valitsemastasi ohjelmistotoimittajalta, koska niitä ei ole luotu yhtäläisesti. Tietyt kirjanpitojärjestelmätoimittajat tarjoavat riittävän tuen, kun taas toiset eivät.

6. Harkitse skaalautuvuutta

Kuinka paljon kasvua odotat yrityksesi kasvavan lyhyellä ja keskipitkällä aikavälillä? Kun olet tehnyt ennusteesi liiketoiminnan kasvusta, haluat nähdä, kuinka skaalattavissa tarvitset kirjanpitojärjestelmäsi on täytettävä tämän kasvun.

Tarvitsetko kirjanpito-ohjelmia, jotka toimivat kannettavissa tietokoneissa ja työpöyissä tai mobiililaitteissa? Tarvitsetko kirjanpitojärjestelmää, joka pystyy toimimaan verkossa? Kuinka kallista on lisätä uusia käyttäjiä kirjanpitojärjestelmään? Haluat pohtia näitä kysymyksiä ja jos pienyritys toimii verkossa, kannattaa ottaa yhteyttä tietotekniikan ammattilaiseen varmistaaksesi, että valitsema kirjanpito-ohjelmisto on yhteensopiva laitteesi kanssa. Tietotekniikan ammattilaisen pitäisi pystyä varmistamaan, että olet täyttänyt laitteisto- ja ohjelmistomääritykset ja teke myös muita verkottumista koskevia ehdotuksia, jotka parantavat liiketoimintaasi.

7. Tarvitsetko asiakirjanhallintaa?

Jotkut pienyritykset haluavat toimia paperittomassa ympäristössä, kun taas toiset ovat mukavampia ollessaan hieman vanhanaikaisia. Mitä tahansa prosessia valitset, sinun on varmistettava, että ohjelmisto on suunniteltu vastaamaan tarpeitasi. Jos haluat esimerkiksi paperittoman toimiston, sinun on tarkistettava kirjanpito-ohjelmiston asiakirjojen hallintaominaisuudet. Vaihtoehtoisesti voit ostaa kolmannen osapuolen asiakirjojen hallintatyökalun, ja voit etsiä, onko kirjanpitojärjestelmä integroitu asiakirjojen hallintajärjestelmään, mikä helpottaa liiketoiminnan työnkulun prosesseja.

8. Voisitko käyttää työnkulunhallintaa?

Jos valitset paperitonta toimistoympäristöä, sinun on valittava kirjanpito-ohjelma, jolla on joko sisäänrakennettu työnkulun prosesseja tai jonka avulla voit rakentaa ne vastaamaan liiketoimintaprosesseihinne. Koska sinulla ei ole fyysisesti paperikopioita, jotka toimivat toimiston ympärillä tarkistettaviksi ja hyväksyttäviksi, sinun on pystyttävä suunnittelemaan prosessien hyväksyminen yksinkertaisten ja monimutkaisten tehtävien, kuten aikalehden, toimittajan tai tarkistuksen hyväksymiseksi.

9. Harkitse tietoturva-tarpeet

Kirjanpito-tietoturva on aina tärkeä, koska haluat varmistaa, että henkilötietosi, työntekijän henkilökohtaiset tiedot ja asiakkaasi tiedot ovat suojattuja. Voit kuitenkin toimia alan, kuten terveydenhuollon, kanssa, jossa sinulla on muita vaatimustenmukaisuusvaatimuksia, kuten HIPPA. Näiden rikkomusten seuraamukset voivat rikkoa yritystäsi, joskus jopa 500 000 dollaria. Riippumatta vaadittavasta turvallisuustasosta, haluat varmistaa, että mallit on rakennettu kirjanpitosovellusohjelmaan tai että voit käynnistää tarvittavat tietoturvaominaisuudet IT-suunnitelmaan näiden tarpeiden täyttämiseksi.