Must-know projektinhallinnan ehdot

Projektinhallinnan ala, aivan kuten mikä tahansa muu osaamisalue, on ainutlaatuinen sanasto, joka on täynnä lyhenteitä ja erikoismerkkejä. Kolme keskeistä termiä ja käsitteitä, jotka sinun on ymmärrettävä, ovat:

• Soveltamisala
• Risk
• Oletukset

Tässä artikkelissa on yleiskuva näistä kolmesta keskeisestä projektinhallintamenettelystä, ja siinä on linkkejä ja ehdotuksia lisälueksi.

Soveltamisala

Projektinhallinnassa laajuus on raja, joka määrittelee projektin laajuuden.

Laajuus kuvaa sitä, mitä toimitetaan asiakkaalle hankkeen aloitteesta.

Laajuuden ymmärtäminen mahdollistaa projektipäällikön ja projektiryhmän ymmärtävän, mikä kuuluu projektin rajoissa tai sen ulkopuolella. Jos jotain "ei ole laajuudeltaan", sitä ei huomioida hankkeen suunnittelutyössä. Toiminnan laajuuden rajoissa olevat toiminnot katsotaan "soveltamisalaksi" ja ne kirjataan aikataulussa ja talousarviossa. Jos toiminta jää rajan ulkopuolelle, sitä pidetään "laaja-alaisena" eikä sitä ole suunniteltu.

Olitpa projektipäällikkö tai osa projektiryhmää, sinun kannattaa harkita, onko jotain laajuudeltaan vai olemattomiisi eteenpäin.

Kuvittele esimerkiksi, että asiakas on pyytänyt sinua rakentamaan verkkosivuston. Kun hahmotellaan projektin soveltamisalaa (tai määrität sen rajat), mainitset seuraavat kohteet:

• Sivuston suunnittelu ja rautalangan kaavio
• Testipenkin perustaminen
• Hyväksyttyyn rautalankojen koodaus < Verkkosivusto-teeman graafinen kehittäminen
• Testaaminen ja virheenkorjaus ennen sivuston julkistamista

Hankkeen aikana asiakas pyytää sinua sisällyttämään yrityksen videokuvauksen. Videota ei ole määritelty hankkeen puitteissa, joten se ei ole lainkaan.

Vaikka saatat mielellään tehdä videotöitä lisämaksusta, tämä edellyttää hankkeen laajuuden ja kustannusajan arviointia.

Jos selkeää ja sovittua soveltamisasiakirjaa ei ole, videon kysymys olisi voinut olla kiistanalainen tiimisi ja asiakkaiden edustajien välillä. Selkeä soveltamisala antoi mahdollisuuden purkaa tilanne ja käsitellä muutosta järjestäytyneesti.

Joten miten määrität, mikä on vai ei? Haluat ensinnäkin hahmotella kaikki tiedot, jotka tällä hetkellä tuntevat, asiakkaan tai projektin omistajan kanssa käytyjen keskustelujen perusteella. Sitten haluat tehdä tärkeitä oletuksia, jotka ajavat sitä, mitä pidetään soveltamisalan ulkopuolella tai sen ulkopuolella.

Olettamukset

Jossain vaiheessa elämässäsi on todennäköisesti kerrottu, "Älä koskaan tee oletuksia. "Kuitenkin hankkeiden hallinnan olettamukset ovat jokapäiväistä toimintaa.Oletukset auttavat määrittelemään laajuuden ja riskien sekä hienosäätää arvioitasi aikaa ja kustannuksia varten. Tietenkin, on välttämätöntä dokumentoida ja vahvistaa oletukset.

Harkitse jotain yksinkertaista, kuten kirjan luomista. Sanotaan, että ystävillesi on idea sohvapöytäkirjasta ja hän on pyytänyt sinua hallitsemaan projektia. Hänen ensimmäinen pyyntö on budjetista, jotta hän voi saada rahoitusta.

Kun määrität soveltamisalaa, on selvää, että ystäväsi on epäselvä monista yksityiskohdista, kuten sivujen määrästä, kuvan sisällyttämisestä, kansityylistä ja sivujen paperin painosta. Koska kaikki nämä tekijät vaikuttavat kustannuksiin ja tuotannon monimutkaisuuteen, sinun on tehtävä oletuksia erittelyistä ja vahvistettava oletukset hyväksyttäväksi tai hyväksyttäväksi ystäväsi kanssa.

Yli keskustelun jälkeen ystäväsi kertoo, että hän aikoo sisällyttää 50 valokuvaa kirjaan. Voit perustella oletuksen 50 kuvaa tai olettaen, että numero kasvaa ajan myötä, voit olettaa, että kuvissa on 75-90 sivua.

Voit nähdä, miten oletukset vaikuttavat suoraan aikatauluun. Kuvittele esimerkiksi, että ohjaat projektia puistossa, johon kuuluu keinujen rakentaminen.

Projektin asettamisessa sinulle annetaan talousarvio ja niille osoitetut tiimin jäsenet, joista yksi vastaa materiaaleista. Kun luot aikataulusi, kysy materiaalin vastuulliselta henkilöltä, kun sementti saapuu. Tämä henkilö vastaa, että hän ei ole varma, kun sementti saapuu, mutta uskoo, että se tulee olemaan 1. kesäkuuta - 10. kesäkuuta. Kun rakennat laajuudestasi ja aikataulusta, olette olettaa, että sementti saapuu viimeistään 10. kesäkuuta. Esimerkissä on kaksi etua oletusten tekemiseksi.

Ensimmäinen etu on se, että oletus sementin vastaanottamisesta viimeistään 10. kesäkuuta antaa mahdollisuuden suunnitella toimintoja, jotka perustuvat sementin saapumiseen. Toinen etu on se, että se toimittaa materiaalille vastuuhenkilö, jolla on määräaika toimittaa sementti, jota hän voi sitten välittää toimittajalleen. Se on vahingossa asettanut hankkeen keskeisen määräajan eteenpäin.

Tehdään olettamuksille asetetaan vertailuarvoja, joita usein tarkastellaan projektin aikana, jotta projektiryhmä voi olla mukana aikataulussa, ajankohtana ja budjetissa. Mutta mitä tapahtuu, kun oletukset ovat väärässä? Tässä on kyse riskeistä.

Riski

Kun olet laatinut laajuudesi ja havainnut oletukset, jotka ovat soveltamisalan ja arvioiden taustalla, sinun on ensin aloitettava riskialueiden arviointi. Riski on sama projektinhallinnassa kuin reaalimaailmassa; se on vaara tai mahdollisuus, joka voi aiheuttaa vahinkoa. (Huomaa: Project Management Institute ja Project Management Knowledge Body-PMBOK tarjoavat yksityiskohtaisia ​​riskien ja tyyppien määritelmiä ja yksilöivät puitteet projektiriskin hallinnalle.)

Kaikissa projekteissa on riski ja jos olet projektipäällikkö tai projektin omistaja , ei ole vain sinun vastuullasi riskin ennakointi, mutta myös tehtävänne on ilmoittaa näiden riskien mahdollinen vaikutus projektiryhmään ja valmistautua lieventämään riskejä.

Riski tulee eriasteisesti. Joskus riski voi tarkoittaa vain sitä, että projekti kulkee hieman eri tavalla tai vie pienen odottamattoman käänteen. Joissakin tapauksissa riski voi kuitenkin johtaa katastrofaalisiin tuloksiin, jotka kääntävät hankkeen päähän.

Käytetään leikkipaikka-skenaario edellä mainitusta sementti-esimerkistä. Yksi riskeistä on se, että sementti ei saavuta 10.6. Oletetun päivämäärän. Mitkä ovat tämän riskin mahdolliset vaikutukset? Kaikki sementin kaatamisen jälkeen seuraavat toiminnot viivästyvät tämän ongelman seurauksena.

Riskit voivat olla positiivisia. Harkitse hankkeen vaikutusta, jos sementti näkyy ennakoitua aikaisemmin. Vaikka tämä vaikuttaa myönteiseltä lopputulokselta, se luo silti ongelman kaikkien muiden hankkeen vaiheiden ajoittamiselle ja sekvensoinnille.

Projektinjohtajat työskentelevät projektiryhmien kanssa aivoriihi ja tunnistavat mahdolliset riskit. He ottavat prosessin askeleen pidemmälle ja tarkastelevat riskin mahdollisia vakavuutta ja sen todennäköisyyttä. Lisäksi ne yksilöivät ne henkilöt, jotka parhaiten pystyvät tunnistamaan riskin syntymisen ja kehittävät sovittuja riskinhallintasuunnitelmia.

Useilla yrityksillä on yksityiskohtaisia ​​riski-malleja, joita he ovat kehittäneet ajan mittaan ja kokemuksistaan ​​muiden hankkeiden kanssa. Joillakin toimialoilla on koottu riskiprofiileja, joita käytetään riskianalyysin lähtökohtana. Monet toimialat harjoittavat erittäin yksityiskohtaista tilastollista analyysia riskien suunnittelusta.

Bottom Line

Termit: laajuus, oletukset ja riski ovat tärkeitä projektinhallinnan maailmassa. Käytä tätä artikkelia lähtökohtana näiden ja muiden tärkeiden projektinhallintaratkaisujen tutkimisessa tarkemmin.