Mitä sinun täytyy tietää projektinhallintarakenteista

Tiedätkö mitä projektinhallinta on ja miltä se näyttää? Tai mitä tehdä, jos työskentelet ympäristössä, jossa sitä ei ole olemassa? Aloitetaan määritelmällä.

Projektinhallinta: Määritelmä

"Hallinnointi" projektinhallinnan termeissä viittaa käytäntöihin, prosesseihin, standardeihin, menettelytapoihin ja ohjeisiin, jotka määrittävät, miten projekteja johdetaan, hallitaan ja hallitaan organisaatiossasi.

Hallintotapa voi olla laaja ja "raskas", jossa on runsaasti byrokratiaa, tai luonnosta ja "kevyestä" (jolloin se on todennäköisesti tehotonta).

Ohjaajien tulisi pyrkiä hallitsemaan ympäristöään ja kulttuuriaan. Varmistamalla, että hallintoperiaatteet ovat tarkoituksenmukaisia, on keskeinen tekijä sen varmistamisessa, että ne ovat tehokkaita.

Hallinta alkaa ylhäältä. Yhtiön hallituksen olisi sitouduttava ajatukseen hyvän hallintotavan ja siitä, että hankkeita on hallinnoitava asianmukaisesti määriteltyjen ohjeiden mukaisesti. Tämä asenne ja odotettavissa olevat standardit suodatetaan alas Project Boards ja projektin johtajat (ja ohjelmaryhmät, jos ne ovat olemassa).

Miksi projektinhallinta koskee

Projektin sponsori ja muut keskeiset sidosryhmät haluavat tietää, että käytät projektibudjettia oikealla tavalla. He haluavat nähdä, että seuraat hankkeenne edistymistä tehokkaasti ja ryhtymme mukaan hankearviointiin tarpeen mukaan.

Mutta hyvän hallintotavan perustelut hankkeille menevät pidemmälle.

Hallintoa vaativat asiakkaat, erityisesti julkisen sektorin toimijat.

Hallitukset ja sääntelyviranomaiset pyytävät (ja joissakin tapauksissa pakottaa) tietyt standardit tiettyihin hankkeisiin. Hallintotapa ei ole pelkästään sisäinen kysymys: monet säännellyillä markkinoilla toimivat yritykset joutuvat noudattamaan ulkoista lainsäädäntöä kuten Sarbanes-Oxley. Projektinhallinta muodostaa pienen osan siitä, että pystyt osoittamaan, että yrityksesi toimii tehokkaasti ja oman toimialan ohjeiden ja määräysten puitteissa.

Projektinhallinta auttaa myös sinua:

• Paranna sijoitetun pääoman tuottoa ja seuraa tehokkaasti näitä investointeja
• Hanki projektihankkeita
• Vältä yhteisiä syitä hankkeiden epäonnistumiseen
• Lisää kommunikointia
• Esitä standardointi projektien kesken, mikä helpottaa suorituskyvyn vertailua
• Riskin minimointi
• Kehittää ja motivoida henkilöstöä jäsennellyssä ympäristössä

Mikä projektihallinta näyttää

Nyt tiedämme, mitä projektihallinta on, mitä se näyttävät projektista? Tässä on sellaisia ​​toimintoja, jotka osoittavat hallintotapa projektikentässä:

• Tieteellistä projektinhallinnan elinkaarta, johon sisältyy määriteltyjä pisteitä hyväksyttäväksi.Nämä ovat kohdat, joissa keskustellaan hankkeen elinkelpoisuudesta ja tehdään päätös siitä, jatketaanko työtä vai ei.
• Hankkeilla on selkeä liiketoimintapaikka, ja liikeasioissa on tarpeeksi tietoa, jotta johtoryhmät voivat tehdä oikeita päätöksiä.
• Nämä päätökset on asianmukaisesti dokumentoitu ja toimitettu.
• Hankkeilla työskentelevillä on määritelty roolit ja vastuut.
• Jatkuvan oppimisen kulttuuria on mahdollista, mikä mahdollistaa projektityöryhmien jatkuvan parantamisen ja keskustelemisen syytettömästä ympäristöstä saatujen kokemusten kanssa.
• On olemassa prosesseja ja menettelytapoja, joiden avulla projektiryhmät voivat tarkistaa hankettaan ja pyytää tarvittaessa itsenäistä tukea.
• Sidosryhmät ovat sitoutuneet ja he uskovat prosessin.
• Projektiryhmät koostuvat henkilöistä, jotka ovat kokeneita ja päteviä asiaan liittyvissä rooleissa.

Hankkeiden hallinto liittyy organisaation hallintorakenteisiin kokonaisuutena. Jos olette sitä mieltä, että projektinhallinnan päätavoite on varmistaa, että hankkeet toteutetaan oikealla tavalla, näet, miten se liittyy taloushallintoon yritysjohdolla, yritysriskien hallintaa ja paljon muuta.

Projektinhallinnan tulisi sovi yhteen nykyisten organisaatioprosessien kanssa. Toisin sanoen älä luo aivan uutta varainhoitoprosessia, kun sinulla on jo sellainen, joka toimii muilla aloilla! Käytä nykyistä ja muokkaa yritysprosesseja, jotta ne sopivat käytettäväksi projektiympäristössä.

5 Tarkennusalueet projektinhallinnassa

Kun aloitat tutkinnan, huomaat, että projektinhallinta on levinnyt kaikkiin projektijohtamisen elementteihin.

On kuitenkin joitain keskeisiä painopistealoja, joilla hallinto on erityisen tärkeää.

1. Menetelmät ja prosessit: Nämä auttavat sinua toimimaan luotettavasti ja kestävästi.
2. Knowledge Management: Tämä on ratkaisevaa oppitunneille ja siitä, että organisaatio oppii hankekokemuksesta. Tietämyksen hallinta on välttämätöntä, jos haluat lopettaa saman virheen tekemisen useita kertoja.
3. Projektinhallinta kypsyys: Koska organisaatiosi projektinhallinnan kypsyys kasvaa, niin kykymme toimittaa onnistuneesti.
4. Senior-Level Buy-in: Sitoutuminen projektihallintaan alkaa alkuun. Jos sinulla on hallintotukea, se kasaantuu kaikilla liiketoiminnan tasoilla ja hallintotavan lähestymistapa on kestävämpää.
5. Tuettava kulttuuri: Tuen kulttuuri, ei syyllinen, varmistaa, että projektipäälliköillä on oikea ympäristö, jossa he voivat menestyä. Projektinhallintatoimiston tai projektipäällikön johtama tukeva kulttuuri auttaa projektipäälliköitä saavuttamaan tavoitteensa ja hankkeen tavoitteet.

Mitä tehdä, jos ei ole yritystason

Monet pienyritysten projektipäälliköt joutuvat toteuttamaan hankkeita tukevassa ympäristössä ja hankkeen hallinnan käsitteellä on sisäänosto, mutta ilman muodollista organisaatiorakenteita, joista he voivat ruokkia.

Tässä tilanteessa - ja se ei ole yksinoikeus pieniin organisaatioihin - sinun on suunniteltava projektinhallinnan malli tyhjästä. Jos projektinhallinnan lähestymistapaa ei ole, jonka voit ottaa hyllyltä ja sopia projektiin, sinun on luotava oma.

Se ei ole niin vaikeaa kuin se tuntuisi!

Aloita perusasiat:

• Luo rooleja ja vastuuta koskeva asiakirja
• Varmista, että sinulla on projektin sponsori
• Varmista, että sinulla on projektilevy tai ohjausryhmä ja järjestä säännölliset kokoukset, ja jakaa minuutit
• Määritä riskienhallintaprosessi
• Määritä muutoksenhallintaprosessi
• Rakenna pisteitä projektiohjelmaan, jossa tarkistat hankkeen toteutettavuuden liiketoimintaasian alkuperäisten tavoitteiden mukaisesti jokainen vaihe on luonnollinen kohta näiden tarkastusten tekemiseksi).

Viime kädessä hankkeen toteuttajan vastuulla on varmistaa, että hallintotapa on riittävä, mutta projektinjohtajat voivat myös osallistua aktiivisesti tähän.

Hallintotapa voi olla yksi projektinhallinnan kuivemmista aiheista, mutta se on yksi tärkeimmistä. Se, että ylimmän johtoryhmät tietävät, että teette hyvää työtä, ja se vakuuttaa heille, että hanke on käynnissä niin kuin pitäisi. Se tarjoaa myös tarkastuksia ja tasapainoja, joita johtajat tarvitsevat tietämään, että rahaa käytetään sopivalla tavalla ja yhdenmukaistetusti yritystoimintaan.