Paras tapa maksaa työntekijän takaisin kilometrimäärään

Mikä on paras tapa korvata työntekijät ajokilometrillä heidän liikemiehistään? Keskustelin tästä kysymyksestä Motusin toimitusjohtajan Craig Powellin kanssa. Motus tarjoaa ajoneuvojen hallinta- ja korvausalustan, joka takaa oikeudenmukaiset ja tarkat korvaukset matkaviestinnän työntekijöille.

Mitkä ovat vaihtoehtoja ajojärjestelmän perustamiselle yritykselleni?

Yrityksen työvoimat ovat yhä liikkuvampia, ja yhä useammat työntekijät ajavat liiketoimintaa päivittäin.

Sinulla on kaksi vaihtoehtoa yrityksellesi: yrityksen omistamien autojen laivasto-ohjelma tai omien autojen kuljettajille tarkoitettu korvausohjelma.

Laivasto-ohjelma (yrityksen omistuksessa olevat autot) on houkutteleva vaihtoehto työnantajille, jotka tarvitsevat kuljetuksia tiettyihin toimintoihin, kuten huoltoautoihin, pakettiautoihin, kuljetusajoneuvoihin tai muihin laitteisiin liittyviin vaatimuksiin. Laivasto-ohjelma antaa yrityksesi valvoa ja valvoa asioita, kuten vakuutus ja ajoneuvon ylläpito sekä kyky valita ajoneuvon ominaisuudet, joita yritys pitää tärkeinä. Näihin kuuluvat mm. Yritysten brändäys, turvaelementit ja telematiikka, joilla saadaan 24/7 tietoa ajoneuvojen sijainnista ja ajamisesta.

yritykset, jotka eivät vaadi erikoisajoneuvoja tai kuorma-autoja työntekijöilleen, kuten A

korvausohjelmasta

myynti- ja palveluyrityksille.

Korvaus tarjoaa työntekijöille joustavuutta ja valinnanvaraa, vaatii vähemmän sisäistä hallintoa, eikä vaadi etukäteen aiheutuvia kustannuksia tai pääoman menetystä.

Mikä on tärkeätä päättää, mitä järjestelmää käytetään?

Riippumatta mallista - laivastosta tai korvauksesta - sinun on palautettava työntekijät asianmukaisesti heidän ajoneuvojensa liiketoimintaan tai kohdattava seuraukset, kuten kallis IRS-tarkastukset tai pahempi, oikeusjuttuja.

Jotta laivasto-ohjelma, kysy itseltäsi ohjelman ensisijaisena tarkoituksena - työntekijänä perk (hyöty) tai tarjota yrityksesi liikennetarpeet. Jos ensisijainen tavoite on tarjota liiketoimintatyökalu, sen pitäisi vähentää laivastokuluja korvaamalla työntekijöiden henkilökohtaiseen käyttöön liittyvät kulut.

Korvausohjelman avulla

voit valita joko litteän autovakuutuksen, senttiä per kilometrin ohjelmaa tai standardin IRS-kilometrimäärän korvaamaan työntekijöilleen. Mutta kaikki kolme näistä vaihtoehdoista voivat aiheuttaa yrityksille menettävän vuosittain tuhansia dollareita työntekijää kohden, koska ne eivät vastaa tarkasti kullekin yksittäiselle kuljettajan kulut, kuten vaihtelevat kaasun hinnat ja ajokilometrien määrä.

Mikä on FAVR ja miksi se on paras vaihtoehto kilometrimaksuun?

FAVR on IRS: n tulomenettely, joka korvaa työntekijöille verovapaan kiinteisiin ja muuttuviin kustannuksiin, jotka liittyvät liikenteeseen. Kiinteisiin kustannuksiin voivat sisältyä vakuutus-, lisenssi- ja rekisteröintimaksut, kun taas muuttuvissa kustannuksissa on polttoainetta ja ylläpitoa.

FAVR on tarkin korvausratkaisu, koska se tarjoaa kullekin työntekijälle räätälöidyn korvauksen, joka perustuu henkilön paikallisiin kustannuksiin ja liikematkalenteriin, joka voi vaihdella kuukausittain.

Mutta kiinteiden ja muuttuvien kustannusten täsmällinen tallentaminen voi olla monimutkaista hallinnointia - miksi useimmat työnantajat eivät käytä sitä.

Monet työnantajat valitsevat sen sijaan yksinkertaisemmat litteät autovakuutukset "yhden koon mukaan" (500 dollaria kuukaudessa työntekijää kohden). Mutta tämä menetelmä ei ota huomioon sitä tosiasiaa, että kaksi työmatkasta ei ole sama, joten yhtä työntekijää ei pitäisi korvata saman verran. Kilometriltä-ohjelman korvaus on oikeudenmukaisempi, mutta silti epätarkka. Miksi IRS-standardin mittarilukema ei ole paras vaihtoehto? Useimmat yritykset käyttävät IRS-liiketoiminnan mittarilukemaa laskeakseen kunkin yksittäisen työntekijän takaisinmaksun. Mutta IRS-taso ei ole vaadittu korvausaste, koska se perustuu kansallisen keskimääräisen ajoneuvokulun kustannuksiin

edellisen

vuoden aikana.

IRS-taso on aikaisempien vuosien tietojen aikaisempi kustannusten keskiarvo eikä todellinen korvausaste. Työntekijät voisivat viettää enemmän matkustusta kuin heille korvataan tai heitä voidaan korvata, jos kaasun hinnat ovat laskeneet - eikä mitään muutoksia maksettaisi, koska heille maksettiin, koska se perustui viime vuoden numeroihin.

Mitä useimmat yritykset saavat väärin, kun kyseessä on tasainen autovakuutus vs. korvaus?

Litteiden autojen korvaukset eivät ole oikeudenmukaisia, kun kyse on eri paikoissa asuvien työntekijöiden korvaamisesta. Esimerkiksi yksi työntekijä voi asua alueella, jossa kaasun hinta on 12 senttiä halvempaa kuin seuraavassa kaupungissa, jossa toinen työntekijä asuu. Myös liikematkojen kiinteät kustannukset, kuten autovakuutusmaksujen ja verojen hinta, vaihtelevat huomattavasti sijainnin mukaan.

Muut ajokulut vaihtelevat myös. Esimerkiksi autovakuutusmaksut vaihtelevat huomattavasti valtiolta, 825 dollarista Charlotte, North Carolina 3 $, 150 Detroitissa Michiganissa. Verot samalle $ 21 000 sedansille maksavat 249 dollaria Nevadassa, mutta ne voivat maksaa jopa Rhode Islandilla $ 1 689. Vuosittaiset korjauskustannukset eivät ole samat kaikissa valtioissa, joko keskimäärin 393 dollaria New Jerseyssä, mutta vain 270 dollaria Vermontissa. Saman kiinteän maksun maksaminen eri paikoissa asuville työntekijöille jättää nämä varianssit kokonaan huomiotta.

Koska autovakuutuksia käsitellään korvauksena, ne ovat myös veronalaisia ​​sekä työnantajalle, joka maksaa FICA: n verot (sosiaaliturva- ja Medicare-verot), sekä työntekijän, joka maksaa sekä FICA: n että tuloverot. Tämä tarkoittaa sitä, että yhtiö maksaa autoveron määrän ja siihen liittyvän FICA: n verorahoituksen, kun taas työntekijä ottaa kotiin autonkorvausmaksun, vähennettynä tuloverot ja heidän FICA-maksuunsa.Verovapaan korvausmallin, kuten FAVR, työntekijä "vie kotiin" täsmälleen summan, jonka työnantaja korvaa.

Mitä virheitä yritykset tekevät veloittaakseen laivavälineen henkilökohtaiseen käyttöön?

Jotkut työnantajat antavat työntekijöilleen mahdollisuuden käyttää omistuksessa olevia laivastoajoneuvoja omaan ajokäyttöönsä. Mutta olisit yllättynyt siitä, kuinka monta yritystä ei ymmärrä, että tämä henkilökohtainen käyttö on verovelvollinen työntekijälle. Yrityksillä ei myöskään ole hyvää tapaa laskea kullekin kuljettajalle perittävää veroa.

Usein järjestöt yksinkertaisesti veloittavat kiinteän summan kattamaan henkilökohtaisen käytön kaikissa kuljettajissaan riippumatta siitä, kuinka monta henkilökohtaista kilometriä he ajaa. Tämä voi olla suuri rahaetu niille työntekijöille, jotka käyttävät laivaston ajoneuvoja varsin paljon henkilökohtaiseen käyttöön. Mutta työntekijöitä, jotka käyttävät laivavälineitä tiukasti liiketaloudelliseen käyttöön ja pitävät omat autot henkilökohtaiseen käyttöön työolojen ulkopuolella, voidaan epäoikeudenmukaisesti liioitella. Mitä tapahtuu, jos yritys ei korvaa työntekijöitään tarkasti? Työntekijöiden epätäsmällinen korvaaminen liiketoimintaan liittyvistä ajokuluista maksaa monille yrityksille vuosittain tuhansia dollareita (noin 3 000 dollaria vuodessa työntekijää kohti, kuten Motus laski). Tämä ei kuitenkaan ole

mitään verrattuna luokan toimintakanteisiin. Viime vuosina työntekijät ovat onnistuneesti perineet työnantajilleen jopa 7 miljoonaa dollaria korvaamaan epätasa-arvoiset korvausmenettelyt. Kalifornian osavaltiossa nämä oikeusjutut ovat nopeasti tulossa sääntö, ei poikkeus, koska Kalifornian työlainsäädäntöosasto 2802 on erityisen tiukka. Kalifornian koodi varmistaa, että

"Työnantajan on korvattava työntekijänsä kaikki työntekijälle aiheutuvat tarpeelliset menot tai tappiot välittömästi hänen tehtäviensä suorittamisen seurauksena. "

Työnantajat tulkitsivat tämän tavallisesti työvälineissä käytettävien laitteiden tai työkalujen kustannuksina, mutta niitä käytetään yhä enemmän ajokorvausasiakirjoissa (Radio Shack ja Toys" R "Us esimerkki).

Laivasto-ohjelmissa on myös omat haasteet, kun kyse on siitä, että työntekijöitä palkitaan tarkasti näiden ajoneuvojen henkilökohtaiseen käyttöön. Yhtiön ajoneuvojen henkilökohtainen käyttö on dokumentoitava asianmukaisesti ja työntekijöitä veloitetaan henkilökohtaiseen käyttöön. Alle raportoitu henkilökohtainen mittarilukema asettaa yrityksille vaarallisen kalliita IRS-tilintarkastuksia ja saattaa maksaa yritykselle jääneistä takaisinperusteista.

• Mitkä ovat resursseja, jotka voivat auttaa yritystäni? Yrityksesisi voi käyttää samaa teknologiaa, joka vahvistaa uuden digitaalisen työpaikan seurata liiketoiminnan mittarikustannuksiaan. Seuraavassa on muutamia esimerkkejä:
• GPS-yhteensopivat älykkäät laitteet työntekijöiden matkustustietojen keräämiseen ja tallentamiseen

Mobiilisovellukset

automatisoimaan työntekijöiden mittarilukemien seuranta ja tarkasti ottamaan huomioon kunkin työntekijän täsmälliset liiketoiminnot, työmatkat ja henkilökohtaiset mailia. Oikeilla mobiilisovelluksilla ja ohjelmistosovelluksilla voit poistaa kuljettajat käsittelevät manuaaliset tehtävät tuottavuuden lisäämiseksi, kustannusten pienentämiseksi ja IRS-vaatimusten noudattamisen varmistamiseksi - kaikki samalla saavat tietoa ajokäyttäytymisestä ja liikkuvasta työvoiman tehokkuudesta.