Miten hyvää hotellipoikaa RFP

Ei ole mikään salaisuus, että hotellimatkailijat etsivät aina tapoja tunnistaa kokous- ja tapahtumasuunnittelijat, jotka voivat valita hotelleita ja muita tapahtumapaikkoja kokouksiin, kannustaviin matkoihin, konferensseihin ja näyttelyihin.

Monet hotellit ovat vedonneet online-hotellien RFP (Request for Proposals) sivustoihin, kuten Conventionplanit. com ja sabrehotelrfp. com edistämään kokous- ja konferenssipalvelumme valmiuksia. He ovat myös kehittäneet omat online RFP-lomakkeet.

Monet suunnittelijat ovat kuitenkin haluttomia lähettämään hotellipuhelut kolmannen osapuolen hakukoneiden kautta. Monet suunnittelijat haluavat lähettää hotellihintatarjouksensa suoraan hotelli- ja kokouskeskuksiin.

Mitä tietoja sisältyy hotelliin RFP?

Erinomainen työkalu, joka auttaa suunnittelijoita alkamaan kehittää omia lomakkeitaan hotellimaksuihin ja muihin tapahtumatarpeisiin, on tapahtumien hyväksytty käytäntöjen vaihto työkaluista valmistelutoimikunnalta.

Hakijan perustiedot (nimi, nimi, organisaatio, osoite, puhelin, sähköposti jne.)

• Tapahtumapäivämäärät (tarjota vähintään kaksi eri vaihtoehtoa)
• Tarjottimet (päivämäärät ja huoneiden lukumäärät)
• Kokoushuoneen pyynnöt (päivämäärät, huoneiden koot, määrät)
• Ruoan ja juoman vaatimukset
• Saavutettavuusvaatimukset
• ja vastaanottovaatimukset
• Muut asiaa koskevat tiedot

RFP-työkalujen hyödyntäminen

Lisäksi Global Business Travel Association (GBTA) tarjoaa jäsenilleen kattavan RFP-työkalun, jota tapahtumasuunnittelijat voivat harkita.

GBTA -hotellin RFP: n elementtejä ovat seuraavat:

Hotellilaitoksen yleiskatsaus

• RFP-pyynnön esittäjän yleiskatsaus
• Vierashuoneiston tarjoustiedot
• Koko hotellihuoneen kokoustila
• kokoushuoneet
• hotellin suurimman tanssisali- tai kokoushuoneen koko
• enimmäiskorkeus suurimmalle tanssisali- tai kokoushuoneelle
• Onko hotellilla pysyvä hallintorakennus?
• Kuinka monta ihmistä kokoushuoneeseen mahtuu?
• Onko hotellilla oma näyttelytila?
• Mikä on näyttelyn koko?
• Mikä on etäisyys alueen kongressikeskukseen?
• Mikä on kongressikeskuksen nimi?
• Mikä on veroprosentti ruoasta ja juomasta?
• Mikä on juhlapalvelumaksun prosenttiosuus?
• Ovatko bankettipalvelumaksut verotettu?
• Tarjoaaako hotelli hotellivierailuja (A / V)?
• Hotelli tarjoaa alennusta hotellivarauspalveluista?
• Voiko hotelli antaa asiakkailleen mahdollisuuden tuoda ulkopuolisia A / V-myyjiä?
• Kuinka monessa kokoushuoneessa on langaton nopea Internet?
• Kuinka kokoushuoneissa voi olla videoneuvotteluja?
• Onko maksu omien A / V-myyjien käyttöön?
• Hyväksytäänkö hotelli yritystoiminnan "kokouskortit"?
• Tarjoileeko hotelli kokouspakettia?
• Lisäksi olisi hyvä jakaa hotellimyynnin kanssa tapahtuman tyypin kanssa. Tämä antaa heille mahdollisuuden tutustua tavoitteisiin, joihin kokouksesi saattaa olla.

Hyviä uutisia hotellien kanssa työskentelystä on se, että useimmat kokevat kohtuullisen samanlaisia ​​tapaamisia samaan aikaan ja suuri myynti- tai catering-johtaja pystyy jakamaan enemmän yksityiskohtia tavoista auttaa tapahtumasuunnittelijoita saavuttamaan tavoitteensa.

Aiheeseen liittyviä artikkeleita

Tapahtumasuunnittelun luominen

• Tapahtumasuunnittelijoiden näyttelyt
• Kuinka tulla Certified Meeting Professionaliksi
• Kuinka tulla Certified Event Planneriksi