Asiakirjojenhallintajärjestelmän luominen

Asiakirjan hallinta on asiakirjojen käsittelytapa niin, että tiedot voidaan luoda, jakaa, organisoida ja tallentaa tehokkaasti ja asianmukaisesti. Näin ollen oppiminen asiakirjojen hallintajärjestelmän luomisesta on ratkaisevan tärkeää yrityksille.

Monille yrityksille asiakirjojen hallinnan painopiste on asiakirjojen järjestämisessä ja säilytyksessä. He haluavat säilyttää asiakirjoja järjestäytyneellä ja turvallisella tavalla, joka mahdollistaa asiakirjojen löytämisen helposti.

Tässä artikkelissa kerrotaan, kuinka voit luoda asiakirjanhallintajärjestelmän, joka tekee juuri tämän.

Jos kirjoitat dokumentinhallinnan mihin tahansa hakukoneeseen, saat pitkän asiakirjojenhallintaratkaisun listat, joista monet sisältävät ohjelmistoja tai sovelluksia, jotka mainostavat paperitonta toimipisteen etuja.

Asiakirjanhallintaohjelmistot tai -sovellukset on kuitenkin suunniteltu parantamaan yrityksesi sähköisten tiedostojen käsittelyä. Ongelmana on, että monet pienyritykset joutuvat käsittelemään vanhanaikaisia ​​tietoja paperista ja sähköisistä tiedostoista - ja joissakin tapauksissa paperidatan osuus on paljon suurempi.

Yhden ratkaisun ongelmaan sekoitetun tietojenkäsittelyympäristön käyttämisestä olisi asiakirjojen kuvantamisjärjestelmän käyttö kaikkien liiketoimintaasiakirjojen muuntamiseksi sähköiseksi lomakkeeksi. Tämä on kuitenkin liian kallista ja aikaa vievää monille pienille yrityksille.

Hyvä uutinen on, että asiakirjanhallintajärjestelmän perusteet voidaan sijoittaa ilman, että hankit mitään erikoisohjelmistoa tai läpi tukkuasiakirjakuvan.

Järjestelmän ei tarvitse olla monimutkainen; sinun on vain investoitava jonkin aikaa sen suunnittelussa ja toteutuksessa.

Asiakirjanhallintajärjestelmän luominen

Asiakirjanhallintajärjestelmän luominen sisältää kolme vaihetta;

• asiakirjanhallintasuunnitelman luominen,
• asiakirjanhallintasuunnitelman toteutus,
• ja seuranta.

Ensimmäinen vaihe suunnitelman laatimisessa edellyttää näiden neljän kysymyksen vastaamista:

1. Mitkä ovat asiakirjojen luomista koskevat säännöt?

Laskut, maksun muistutuskirjeet, myyntiesitteet, sähköposti, taseet, laskentataulukot, raportit - Kaikki yritykset luovat erilaisia ​​asiakirjoja liiketoiminnan tekemisen ja seurannan aikana. Jotta asiat järjestettäisiin, kaikkien yritysten on luotava sääntöjä asiakirjojen luomisesta.

Onko esimerkiksi olemassa omia mallipohjia joidenkin tavanomaisten liiketoimintaasiakirjojen, kuten kirjeiden ja laskujen, kohdalla ja missä ne sijaitsevat?

Onko olemassa sisäistä tyyliopasta, jota on noudatettava?

Onko uusien asiakirjojen päiväys ja / tai aikaleima?

Mitä menettelyjä olisi noudatettava asiakirjojen jakamisessa tai tarkistamisessa?

Joillekin pienille yrityksille ainoa asiakirja-aineiston luomiseen liittyvä asia on se, missä eri yritysasiakirjojen mallit ovat ja miten niitä käytetään.Jos kuitenkin asiakirjojen luominen yrityksesi sisällä edellyttää, että ihmiset työskentelevät yhdessä, tarkastelemalla tai päivittämällä asiakirjoja, sinun on vietävä aikaa päättää, miten nämä asiat tulisi tehdä tehokkuuden ja johdonmukaisuuden varmistamiseksi.

2. Kuinka tallennamme asiakirjoja?

Tähän kysymykseen on todella kaksi näkökohtaa.

Ensimmäinen koskee varastointiin liittyviä fyysisiä näkökohtia. Vaikka pienyrityksesi tallentaa asiakirjoja arkistokaappeihin, varastoihin liittyy kustannuksia. ei pelkästään itse arkistokaapin kustannuksia, vaan ajan kulut, kun sinä ja / tai työntekijäsi arkistoi asiakirjat tai siirryt hakemaan heidät. Itse asiassa suurin kustannus, joka liittyy varastointiin useimmille pienille yrityksille, on todennäköisesti ajan hukka, kun ihmiset etsivät asiakirjoja.

Asiakirjojen säilyttämisen toinen näkökulma on organisatorinen; miten asiakirjat arkistoidaan? Asiakirjojen avaimena on noudattaa hyviä tiedostonhallintatapoja. Jill Chongva kertoo, miten perustaa arkistointijärjestelmä nopeaan ja tehokkaaseen arkistointiin arkistointijärjestelmän hallintaan, kun taas 10 tiedostonhallintavihjeestä kerrotaan, miten tietokoneen tiedostoja säilytetään ja ajantasaistetaan.

Sinun on myös tiedettävä, miten arkistoida asiakirjat. Kuinka hallitset tiedostoja, jotka ovat vanhentuneet tai jotka ovat vain valmiita siirtämään asiakirjanhallintajärjestelmän takaisinpolttimeen?

Lähdetään esimerkiksi jokaisen vuoden alkuun läpi tietokoneen eri työhön liittyvien tiedostojen avulla, poistamalla ne, jotka eivät ole enää nykyisiä, ja luomaan uusia kansioita, jotka on merkitty vuosittain ja / tai aiheittain. tarvittu.

Sama voidaan tehdä paperitiedostoilla; ei ole vaikeaa poistaa vanhoja (er) dokumentteja tiedostokansioista ja tarroista ja luoda uuden otsikon "vanha". Joissakin ohjelmissa on automaattisia arkistointivaihtoehtoja. Esimerkiksi Microsoft Outlookin avulla voit arkistoida vanhoja sähköpostiviestejä.

3. Kuinka asiakirjojen hakeminen yksinkertaistuu?

Tämä kysymys on asiakirjahallintajärjestelmän ytimessä. Leger Marketingin Xerox Kanadan tekemässä tutkimuksessa Kanadan SMB-omistajat ja johtajat sanoivat keskimäärin, että se maksoi 2, 152 dollaria vuodessa asiakirjojen hallintaan ja tallentamiseen sekä noin tunnin tuntiin etsimään näitä asiakirjoja (globeandmail. Com).

Jälleen kerran hyviä arkistointikäytäntöjä voi olla pitkä matka ratkaisemaan ongelma. Tämän sivuston tietojenkäsittelyartikkeleiden selaaminen käynnistyy. Jos teet sellaisia ​​asioita kuin johdonmukaisesti noudata 10: n tapaa säilyttää digitaalisten tiedostojen järjestämiseen liittyvät ohjeet, esimerkiksi asiakirjat löytyvät paljon helpommin.

Ja oletko ainoa omistaja, joka toimii yksin tai yrityksen omistajana työntekijän kanssa, suosittelen luomaan tiedostokohteiden luettelon , joka muistuttaa käyttäjiä, missä tietyt tiedostotyypit ovat - ja mistä löytää erityisiä asiakirjoja. Jos yrityksesi on kuin useimmat, muista, sisällytetäänkö tiedosto tietokoneesi järjestelmään, sisäiseen palvelimeen, pilvessä vai paperimuodossa, joka on jätetty fyysiseen sijaintiin, kuten arkistokaappiin.Oletetaan esimerkiksi, että käytät yritykselleni kuvia, videoita tai jopa paperikuvia. Tiedostojen sijainti -luettelossa oleva tieto voi olla seuraava:

Digitaaliset kuvat / video: tietokone (tai palvelin) - asema E: / valokuvat - tiedosto asianmukaisessa kohdekansioon
Paperi valokuvat: arkistokaappi 3 - Valokuvat - alfa aiheittain

Jaetut verkko- tai pilviasemat on varustettava sisällön mukaan, samoin kuin arkistokaapit.

4. Miten voimme tehdä asiakirjamme turvalliseksi?

Asiakirjaturvallisuuden ensimmäinen puolustuslinja on liiketilat fyysisesti turvaaminen. Kaikilla yrityksillä on oltava asennetut turvajärjestelmät, kuten hälytysjärjestelmät, jopa kotipohjaiset yritykset.

Yritykset voivat myös tarvita tai haluavat sijoittaa muihin turvalaitteisiin, kuten ikkunapalkkeihin / -räpylöihin, turvakameroihin ja / tai partiointipalveluihin. Voit viettää koko ajan salasanojen luomista ja tiedostojen salaamista suojatakseen sähköisiä tiedostojasi, mutta sillä ei ole merkitystä, jos joku voi vain kävellä ja varastaa tietokoneen ja siihen liittyvän kiintolevyn.

Kaikki arkistokaapit on lukittava ja pidettävä lukittuna työajan jälkeen (ja lukittu lounaalla, jos kukaan ei ole luotettava lähietäisyydellä).

Sähköisten asiakirjojen yleiset turvallisuusmenettelyt sisältävät asiakirjojen varmuuskopioinnin säännöllisesti ja asiakirjojen varmuuskopioiden säilyttäminen muualle kuin samaan kovalevylle, jossa alkuperäiset asiakirjat sijaitsevat. Off-site on parasta suojata sitä, ettei yrityksesi tiedot lakkaa tuhoamaan luonnonkatastrofit - vielä yksi syy siihen, miksi pilvi on ihanteellinen liiketoiminnalle. Lisätietoja tehokkaan varmuuskopiointijärjestelmän määrittämisestä ja käyttämisestä on ohjeaiheessa Onnistuneen varmuuskopiointijärjestelmän asennus.

Pienet yritykset, joilla on sama tietokoneverkko jakavat kollegoja tai työntekijöitä, voivat myös rajoittaa joidenkin käyttäjien pääsyä, jotta he voivat käyttää tai nähdä vain joitain verkon resursseja. Esimerkiksi sinulla voi olla verkko- tai pilvihakemisto nimeltä "Kirjanpito", jolla on pääsy vain hallintaan. Vaikka käyttäjällä olisi pääsy resurssiin, kuten sovellukseen, tiettyjä asiakirjoja voidaan suojata salasanalla. Asiakirjojen sisältö voidaan salata myös siten, että ne ovat saatavilla vain niille, joilla on vaadittu salausavain.

Työntekijöiden varkaus on toinen tietoturvauhka. Työntekijöiden pienyritysten tulisi tehdä palautetta koskevia tosiasioita ja saada työntekijöiltä taustatarkastuksia politiikasta.

Asiakirjanhallintajärjestelmän käyttöönotto

Kun olet luonut asiakirjahallintasuunnitelmasi vastaamalla edellä esitettyihin kysymyksiin, olet valmis toteuttamaan sen ja varmista, että kaikki henkilökunnasi tietävät yrityksen liiketoiminnan asiakirjojen hallintajärjestelmästä. asianmukaisten menettelyjen mukaisesti, kun luot, tallennat ja haet asiakirjoja.

Sinun on myös varmistettava, että kaikki, jotka käyttävät ja käyttävät organisaatiossa olevia asiakirjoja, käy läpi asioita, kuten nimeäminen ja asiakirjojen tallentaminen asianmukaisesti. Tarkastetaan säännöllisesti tarkistus siitä, voidaanko yksittäisiä tiedostoja helposti löytää ja suojata väärentämiseltä.

Voit luoda asiakirjojen hallintajärjestelmän päivässä, mutta sen toteuttaminen ajan mittaan on avain sen menestykseen. Palkinnot ovat valtavat - voit löytää mitä haluat löytää, kun haluat sitä ja mielenrauhaa.