5 Vaihetta kirjanpidon valitsemiseen

Voit käyttää kirjanpitojärjestelmän valintaan liittyviä tarkistuslistoja, jotta voit löytää oikean kirjanpitojärjestelmän ennen ostoa. Harva pienyritys sijoittaa huomattavan määrän aikaa ja resursseja tekemään oikeita kysymyksiä ennen kirjanpitosovellusohjelman valitsemista sen varmistamiseksi, että heidän yrityksellensä on paras valinta. Sen sijaan kirjanpito-ohjelmiston valintaa yleensä kiihdytetään, jos vain vähän, jos ajatellaan, onko olemassa parempia vaihtoehtoja.

Jos valitset pienyrityksille kirjanpidosovellusohjelmiston tai harkitset ohjelmistopäivitysten muuttamista tai muuttamista, voit käyttää tätä kirjanpitojärjestelmän valintaan liittyvää tarkistuslistaa resurssina noudattamalla seuraavia ohjeita: auttaa sinua löytämään oikeat kirjanpito-ohjelmat pienyrityksille.

Vaihe 1

Sinun tulee pyytää kaikkia työntekijöitasi, jotka käyttävät kirjanpito-ohjelmistoa merkittävästi, jotta he voivat auttaa sinua antamaan panoksesta siihen, tarvitsee. Jos pienyritys on tarpeeksi suuri, eri osastojen tai osastojen avulla voit muodostaa teknologiakomitean, jossa on vähintään yksi edustaja kustakin merkittävältä osastolta tai osastolta arvioimaan ohjelmistopäivityksiä, jotka harkitset ostamista.

Vaihe 2

Sinun tulisi olla jokainen työntekijä tai edustaja teknologiakomiteassa valmistelemaan tarpeiden analyysi ja vuokaavio niiden merkittävistä prosesseista.

Tarveanalyysin tulisi olla luettelo vaatimuksista, jotka jokainen työntekijä tai osasto tarvitsee päivittäisiin tehtäviinsä. Tarveanalyysissä kuvataan vaatimukset, joita sinulla on kirjanpitojärjestelmä, jonka voit antaa myyjälle, jotta voit selvittää, täyttääkö ohjelmistopaketti tarpeitasi.

Vuokaaviot antavat sinulle visuaaliset sisäiset prosessit, joita työntekijät käyttävät tehtäviensä suorittamiseen. Vuokaaviot ovat hyödyllisiä ainakin muutamasta syystä: (1) huomaat, että tietyt vaiheet voidaan poistaa toiminnan tehostamiseksi ja yrityksesi aikaa ja rahaa säästämiseksi; (2) voit nähdä, mitkä vaiheet suoritetaan parhaillaan käsin, jotta näet, pitävätkö hankkimasi kirjanpitojärjestelmän automatisoimalla näitä tehtäviä; ja (3) voit käyttää näitä vuokaavioita perustana luomaan tai päivittämään yrityksen käytäntöjä ja menettelytapoja käsitteleviä käsikirjoja tai työntekijöiden työpöytätoimintoja tällä hetkellä.

Vaihe 3

Sinun pitäisi luoda talousarvio kirjanpitosovelluksille. Suosittelen talousarvion luomista hintaluokiksi, jonka harkitsit hankintaasi, koska saatat huomata, että kalliimpi kirjanpito-ohjelmistosovellus automatisoi entistä enemmän tehtäviä, joten sen lisääntyneet kustannukset voivat olla perusteltuja.

Vaihe 4

Voit ottaa työntekijöitsi tai teknologiakomiteasi tunnistamaan potentiaaliset kirjanpito-ohjelmat, jotka vastaavat tarpeitasi, jotta voit tarkastella tarkemmin näitä ohjelmia. Voit halutessasi harkita konsulttitoimintaa riippumattomien ammattilaisten, kuten teknologiakonsulttien ja sertifioitujen tilintarkastajien, kanssa saadakseen mielipiteesi mahdollisista ohjelmista, jotka vastaisivat tarpeitasi.

Kirjanpitäjällä on tietoa ja kokemusta siitä, mitä muut pienyritykset käyttävät ja joilla voi olla kokemusta erilaisten kirjanpitojärjestelmien käytöstä loppukäyttäjänä. Teknologiakonsultti voi antaa sinulle käsityksen mahdollisista merkittävistä teknologiaongelmista, joita saatat joutua tekemään uuteen kirjanpitosovellusohjelmaan, joka perustuu eritelmiin, kuten se, onko se yhteensopiva muiden ulkopuolisten ohjelmien kanssa, jotka tarvitset yrityksellesi tai uusille laitteille voi olla tarpeen varmistaa, että ohjelma toimii oikein, mikä voi vaikuttaa päätöksentekoprosessiin.

Vaihe 5

Sinun on esitettävä kaikki lyhyt luettelosi kirjanpito-ohjelmat, jotta voit varmistaa, että se vastaa tarpeitasi. Voit myös pyytää maksutta kokeilua ohjelmasta, jos otat yhteyttä myyjään. Voit saada työntekijöidesi päivittäiset tehtävät kokeiluversioon, jotta saat paremman käsityksen siitä, miten ohjelmisto pinoa kilpailijoitaan vastaan.

Seuraavien ohjeiden avulla voit auttaa sinua valitsemaan pienyrityksille kirjanpidon ohjelmistoja.