5 Askelta yritystiedostoa ylläpitävä järjestelmä

Olet luultavasti kuullut sanan "Garbage In, Garbage Out". "Tämä lause, joka alun perin sovellettiin tietokonelaitteistoihin ja -ohjelmistoihin, toimii myös yrityksen talouden puolella. Jos haluat menestyä, sinun on luotava taloudellinen järjestelmä, joka poistaa roskat ja antaa sinulle tarkkoja ja hyödyllisiä tietoja, jotta voit nähdä, miten olet tekemässä, ja tiedät, milloin nämä tiedot toimivat.

Tässä on viisi helppoa vaihetta yksinkertaisen taloudellisen tietojenkäsittelyjärjestelmän luomisessa: Kaappaus, Tarkistus, Tallennus, Tarkastelu, Laki.

Ensin CAPTURE tiedot.

Jos se ei ole olemassa, sitä ei ole olemassa. Kun aloitat yrityksesi, ota tapana kaapata kaikki, joten se muuttuu automaattisesti. "Capture" on vaikein ja tärkein osa prosessia; se on tapa muodostaa tapana kerätä tietoa. Pidä kirjaa yrityksestäsi käyttämistäsi summista ja kaikista summista, jotka olet ottanut myytävänä. Älä ole huolissasi siitä, että teet mitään tietoa. Varmista, että kaikki, mitä pyydät, sisältää (a) kohteen kuvauksen, (b) määrän ja (c) päivämäärän.

Toiseksi TARKISTA varmista, että tiedot ovat täydellisiä ja oikein.

Joka toinen viikko viettää tunti läpi kaiken ja tarkistaa sen. Tarkista, että kaikki tiedot, jotka olette valmiit tallentamaan.

Varmista, että olet sisällyttänyt päivämäärän ja summan sekä riittävän yksityiskohtaisesti siitä, mitä kustannuksella voit tallentaa tarkasti. Esimerkiksi paperi, 3 dollaria. 55, 7/12 "ei ehkä ole tarpeeksi tietoa. Mikä oli paperi? Oliko tämä sanomalehti, jonka ostit toimistolle? Vai ostitko tietokoneen paperia?

Aseta tietty aika tapaamiselle itsellesi vaihtoehtoisten viikkojen lopussa (joka toinen perjantai) tarkistaaksesi kaiken. Älä odota liian kauan. sitä kauemmin odotat tämän, sitä vaikeampaa on muistaa ja kerätä tietoja.

Kolmanneksi, TALLETA Tiedot tallentamiseksi.

Tallennus tarkoittaa taloudellisten tietojen käyttöä käyttökelpoisessa muodossa. Kun kaikki on valittu, siirrä se kirjanpitäjälle tallentamaan tai tallentamaan se itse. Tee tämä kuukausittain. Syötä tiedot laskentataulukkoon tai kirjanpito-ohjelmaan. Saatat huomata myös, että online-ohjelmisto toimii sinulle, joten sinä ja kirjailija voivat sekä nähdä tiedot että keskustella siitä. Varmista, että saat kaiken tallentamisen kuukausittain, joten voit tarkistaa sen.

Neljäs, Consolidate and REVIEW the Information.

Kun taloudelliset tiedot on tallennettu kuukausittain, tulosta neljä raporttia:

• tase
• tuloslaskelma (p & l)
• myyntisaamisten ikääntymisraportti ja
• maksulliset raportit.

Kutakin raporttia varten on vertailu samoihin raporttitietoihin viime kuussa. Kiinnitä erityistä huomiota näiden raporttien sisältämiin erityisiin tietoihin.

Lopuksi, ACT, perustuu mitä tiedät.

Useimmissa tapauksissa "ACT" voi merkitä sitä, ettei mitään tehdä, jos kaikki näyttää hyvältä.

Muissa tapauksissa se voi tarkoittaa muutoksen tekemistä. Luo "laukaisupisteitä", joissa tiedot pakottavat sinua toimimaan. Seuraavassa on joitain ehdotettuja käynnistyspisteitä:

1. Tase . Jos velat kasvavat kuukausittain kolmen kuukauden ajan (mikä todennäköisesti tarkoittaa varojen ja / tai kulujen kasvua), vähentää menoja.
2. Tuloslaskelma . Jos näet, että tietyn kulut kasvaa prosentteina myynnistä, kysy itseltäsi, miksi se kasvaa. Jos korotus on tarpeen, saatat haluta vähentää menoja muihin kuluihin, jotta voit säilyttää voitotason.
3. Myyntisaamisten ikääntyminen . Ole vakuuttava menossa hitaasti maksaen. Mitä kauemmin pidät velan maksamattomana, sitä vähemmän on mahdollista, että saat rahat. Määritä keräysjärjestelmä, kuten olen keskustellut edellä, varmistaakseni, että maksat nopeasti ja että hitaasti maksetut maksajat eivät jätä olettamaan, ettet halua rahaa.
4. maksettavat tilit . Maksa mitä voit mahdollisimman nopeasti. Yritä maksaa varhain saada alennuksia. Jos et voi maksaa kaikkia laskuja, maksa ne, jotka aiheuttavat sinulle rangaistuksia tai jotka vaikuttavat luottoluokitustasi. Vaikka joku muu on vastuussa laskujen maksamisesta, olet viime kädessä vastuussa siitä, että yrityksesi velat maksetaan.

Vaikka et tunne rahoitusjärjestelmiä, sinun pitäisi pystyä asettamaan tämä liikkeelle ja pitämään se käynnissä. Tärkein osa kerää tietoja. Kun olet muodostanut "keräystodin", löydät loput tulevat mukaan sen kanssa.

Muista, CCRRA - Säilytä yrityksesi taloudelliset tiedot, Tarkista se joka toinen viikko, , sitten Act tarpeen mukaan, jotta taloudellinen tilanne muuttuu sujuvasti. Jos noudatat tätä yksinkertaista viisivaiheista järjestelmää, minimoit "roskat" ja siihen liittyvät ongelmat ja maksat taloudellisen tilanteen. Hyvin järjestetty rahoitusjärjestelmä pitää yrityksesi taloudellisesti elinkelpoisena monien vuosien ajan.