8 Askelta ennen työntekijän luottokorttien myöntämistä

Yrityksen on tehtävä ostoksia tai huollettava. Näiden kulujen huomioon ottaminen on usein hyvä ajatella luottokorttien myöntämistä valituille työntekijöille.

Näiden korttien antaminen työntekijöille merkitsee sitä, että he voivat tehdä tiettyjä liiketoimia yrityksen puolesta ja myöhemmin tallentaa kaikki kuitit talousjohtajalle jokaisen kuukauden lopussa. Yritykseksi, sen sijaan, että annettaisiin käteismaksuja jokaiselle työntekijälle, yritysten luottokortit osoittautuvat parhaaksi vaihtoehdoksi, koska et ole mukana hässäkkää antaa käteistä.

Ennen kuin julkaiset yrityskortteja, sinun on asetettava varotoimenpiteet käyttöön. Ilman tätä, jotkut työntekijät voivat käyttää väärin liiketoimintarahastoja. Luvattomien ostojen riski kasvaa, kun yritysluottokortit ovat heidän käsiinsä ja suojaavia toimenpiteitä ei ole. Tämän riskin hallitsemiseksi seuraavat käytännöt auttavat:

Aloita, aseta odotukset

Kun kortit on annettu, on suositeltavaa asettaa ja ilmoittaa kaikille työntekijöille, mitä heiltä odotetaan kartonkikäytön suhteen. Sinun on laadittava käytäntö, joka selkeästi selittää kortin haltijan vastuun, kulutyyppien, joita kortit tulisi käyttää ja asiakirjojen tyypistä jokaisesta kulusta.

Tämä on yksi tärkeimmistä asioista, joita jokaisen yrityksen on otettava käyttöön, jotta kortin haltija käyttää korttia. Ilman tätä, yrityksesi aiheutuu ylimääräisistä kuluista, joita ei koskaan budjetoitu, mikä pitkällä aikavälillä nostaa liiketoiminnan kuluja.

Varmista, että kortin säännöt ymmärretään oikein

Kuten tiedämme, useimmilla työntekijöillä ei ole lukukulttuuria. Tämä tarkoittaa sitä, että jos lähetät vain työntekijän yrityskortit, joissa on oikeat hienotulostusohjeet ilman, että heitä käyvät läpi, miten tai mitä odotetaan korttikäytön suhteen, se ei auta, koska monet heistä voivat käyttää korttia lukematta sääntöjä.

Edellä mainitun skenaarion välttämiseksi on hyvä järjestää tapaaminen työntekijöiden kanssa ja ottaa ne käytäntöön. Kun tämä on tehty, olisi hyvä, että he tunnustavat politiikan ymmärtämisen kirjallisesti. Tämä tarkoittaa sitä, että jos työntekijä menee vastaiseen politiikkaan, on ryhdyttävä asianmukaisiin toimenpiteisiin.

Ole kiinnostunut menosta

Ajoittain useimmat työntekijät pyrkivät vastaamaan sääntöjä ja päätyvät käyttämään enemmän kuin mitä politiikassa on esitetty. Tämän mielestäsi on hyvä pitää kiinni liiketoimintokorttien käytöstä. Talousjohtajan tulee ilmoittaa kunkin osaston valvojille, että hänellä on vastuu henkilöstön valvonnasta kyseisellä osastolla.

Tämä tavallaan minimoi työntekijöiden väärinkäytön. Kun työntekijä tietää, että joku valvoo kortin kulutusta, he pelkäävät ryhtymään kaikkiin kiellettyihin ostoihin, joita ei ole mainittu politiikassa.

Suojatoimenpiteet paikoillaan

Raha on taloudellinen resurssi, joten se on hyvin vähän. Tämä tarkoittaa sitä, että kun työntekijä loukkaa kortin käyttöoikeuksiaan, taakka siirtyy välittömästi yrityksestä. Tässä mielessä on hyvä, että asetat kehysrajoitukset jokaiseen korttiin.

Johtopäälliköille voidaan antaa korkeampia rajoja kuin alemmissa riveissä. Tämän toimenpiteen tarkoituksena on vähentää luvattomien tapahtumien riskiä. Määritettyä menorajoitetta ei saa missään tapauksessa ylittää ja se tulisi mainita politiikassa. Jos työntekijät ylittävät rajan, ylimääräinen summa on vähennettävä heidän palkkalistoaansa ja rangaistus.

Aina vuosikatsaus

Yrityksen luottokorttiohjelmaa on tarkasteltava vuosittain. Tämä johtuu siitä, että tietyt työntekijät saattavat siirtyä osastosta toiseen ja koska jokaisella osastolla on tietty kulutusraja, on tarpeen tehdä ohjelman vuotuinen tarkistus.

Tämän ansiosta myös yksikönpäälliköt voivat antaa uusia kehysrajoja kunkin työntekijän velvollisuuksien mukaisesti. Jos työntekijä työskentelee osastolla, joka ei enää tarvitse luottokorttia, hänet voidaan poistaa ohjelmasta.

Tehosta tehokkuutta tekemällä seuraamuksia

On hyvä, että sinulla on joku, joka ei ole yrityksen tai kortin haltijan tekemä yritysten yhteenliittymien tiivistelmiä ja lähetä ne sinulle lopussa kuukausittain. Tämän nimettyjen henkilöiden päätavoite on luetella työntekijöiden nimet, jotka eivät antaneet ajoissa selvityksiä ja lausuntoja kortin käytöstä.

Tämä on helppo tapa seurata, mitkä työntekijät noudattavat korttipolitiikkaa ja mitkä eivät. Tietyn ajan kuluttua voit halutessasi murtaa ruoskan niille pysyville kortin haltijoille, jotka aina vastustavat käytäntöjä joko ottamalla kortit pois heidän tilapäisesti tai jopa pysyvästi.

Arvioi Outliers

Muista, että työntekijän myöntämä yrityskortti on tarkoitettu käytettäväksi vain tiettyihin yritykseen hyödyllisiin tuotteisiin eikä sitä saa koskaan käyttää henkilökohtaisten tavaroiden ostamiseen, ellei ole hätää. Näin ollen on tarpeen valvoa kaikkia kuluja, joita kukin työntekijä käyttää kortilla jokaisen kuukauden lopussa.

Jos yksi tai useampi työntekijä käyttää korttia henkilökohtaisissa tuotteissa, on tehtävä perusteellinen arviointi sen määrittämiseksi, onko se johtunut hätätilanteesta vai ei. Jos kyseessä ei ollut hätätapaus, kortinhaltijaa vastaan ​​olisi ryhdyttävä kurinpitotoimiin. Vastaavasti, jos se johtuu hätätilanteesta, aiheutuneet kulut on vähennettävä kortinhaltijan palkasta ilman minkäänlaisia ​​kurinpitotoimia.

Jaa riski

Yrityskorttisi on varmistettava, että työntekijä on henkilökohtaisesti vastuussa kaikista luottokorttitileistä omalla vastuullaan.Tällaisen toimintatavan avulla yhtiö joutuu maksamaan varoja yksittäisille kortin haltijoille vain hyväksyttyjen kulujen mukaan. Tätä tarkoitamme riskien jakamisessa yrityksen ja työntekijöiden kesken. Tämä on hyvä tapa käsitellä työntekijöitä, joilla on taipumus ostaa henkilökohtaisia ​​tavaroitaan kortin avulla, koska heille annetaan vain summa, joka vastaa vain hyväksyttyjä kuluja.