Helppoa hankkeen budjetin luomista

Kokeneet projektipäälliköt ja suuryritysten työntekijät saavat ohjelmistoja ja kirjanpitäjiä auttamaan heitä hankkimaan budjetteja. Mutta mitä jos et? Jos katselet tyhjää laskentataulukkoa tai projektin sponsorin sähköpostiosoitetta, jossa pyydetään hankkimaan hankkeen rahoitusta, tämä artikkeli on sinua varten.

Tarkastelemme viisi asiaa, jotka sinun tarvitsee tehdä perushankkeen budjetin luomiseksi.

Tehtäväluettelosi käyttäminen

Tee hankkeen tehtäväluettelosta ensin. Sinulla voi olla myös työnjaon rakenne ja jos sinulla on yksi, se on parasta käyttää sitä. Tehtäväluettelo kuitenkin tekee niin kauan kuin se kattaa kattavasti kaiken, mitä sinun tarvitsee tehdä projektissa.

Jos sinulla ei ole tehtäväluetteloita, on aika luoda yksi. Kirjoita kaikki, mitä sinun on tehtävä ja mitä tarvitset rakentaa tai tehdä tai tehdä ennen kuin projekti on valmis. Sen ei tarvitse olla missään erityisessä järjestyksessä, mutta siihen on sisällytettävä kaikki.

Lopuksi tässä vaiheessa aja ideoita projektiryhmän kanssa, sillä jotain olet unohtanut. Monet päätä ovat parempia kuin yksi!

Arvioi jokainen komponentti

Nyt läpi listan ja selvittää kunkin kohteen hinta. Esimerkiksi tehtävää, joka kertoo "perustaa kokouksia keskustelemaan vaatimuksista", saattaa olla hankinta ja vuokraaminen kokoushuoneista tai hankkimalla tarvittavat resurssit kuten projektori tai flip chart-kynät.

Tästä aiheutuu kustannuksia, niin saat tarjouksia huoneen vuokrauksesta ja muista laitteista ja huomata sen alas.

Tee tämä kaikki tehtäväluettelossa, joten pääset hinnasta jokaiseen kohteeseen. Jotkin projektityöt eivät välttämättä liity hintaan, ja se on OK.

Lisää arvioita yhdessä

Seuraavaksi liitä yhteen kaikki arviot.

Tämä on helpoin tehdä, jos lisäät laskentataulukon kohteet, lisäät kustannukset seuraavaan sarakkeeseen ja lisää sitten sarakkeet alareunassa. Anna laskentataulukon tehdä matematiikan sinulle! Tästä tulee budjettisi laskentataulukko.

On myös hyvä ryhmitellä kustannukset luokkiin, joten voit helposti nähdä, missä suurin osa rahoista on menossa. Käytä kategorioita, kuten "Project Start Up", "Infrastructure" tai "Training" - valitse ryhmittymiä, jotka merkitsevät jotain hankkeen yhteydessä.

Add Contingency ja verot

Olisi hienoa, jos sinulla olisi kristallipallo ja voinut ennustaa nämä kustannukset 100 prosentin tarkkuudella, mutta et luultavasti luota itsesi kykyisi tehdä niin! Tämä on tapaus, jossa on varoja. Rahan rahasto perustuu siihen, kuinka varmaankin sinusta tuntuu, että olet arvioinut oikein. Se ei liity mihinkään tiettyyn tehtävään. Se on yleinen "hätäpotin" siinä tapauksessa, että sinulla on jotain vikaa tai jättää jotain väärin.

Jos et tiedä, kuinka paljon varaudutaan lisäämään, käytä 10 prosenttia vaiheessa 3 luodusta kokonaismäärästä.Tämä on ei-tieteellinen olettamus, jota monet projektipäälliköt käyttävät ja antavat sinulle vähän pehmentämistä budjetillasi, mikäli tarvitset sitä.

Lisää rivin budjettisi laskentataulukkoon alareunassa, joka kertoo "Epävarmuus" ja määrittää käytetyn prosenttiosuuden.

Älä unohda lisätä mitään liikevaihtoveroa tai muita veroja, joita ei ole nimenomaisesti jo sisällytetty yksittäisiin rivikohdan arvioihin.

Lisää kaikki ylös ja se on lopullinen budjetin summa.

Hanki hyväksyntä

Viimeinen asia on saada managerisi tai projektiasijaasi hyväksymään budjetti. Kerro heille siitä, miten koota ne yhteen ja mitkä tekijät muodostavat kokonaistalousarvion.

Se on se! Projektin budjetointi on projektinhallinnan perusosaaminen ja tässä oppaassa pääset alkuun projektin budjetin luomiseen.