Ennen kuin ostat pienyritysten kirjanpito-ohjelmiston

Kirjanpitojärjestelmä voi olla erinomainen työkalu pienyrityksille, jonka avulla voit seurata kaikkia taloudellisia tietoja ja luoda helposti raportteja tehokasta suunnittelua varten. (Lue lisää pienyritysten kirjanpitojärjestelmän eduista.)

Mutta koska käytät kirjanpito-ohjelmistoja usein, on tärkeää varmistaa, että valitset kirjanpidon ohjelmiston, joka sopii yrityksellesi ja tarpeisiisi.

Onko se mobiilikäyttöinen?

Pienyritysten kirjanpito-ohjelmistomarkkinat ovat omaksuneet pilvitietojärjestelmän isolla tavalla. Suurin osa uusista toimittajista, kuten FreshBooks ja Zoho, eivät tarjoa ollenkaan työpöytäversioita, ja perinteiset valmistajat, kuten Intuit (QuickBooks), ovat siirtäneet työpöytäohjelmistomme verkkoon ja ohjaavat asiakkaitaan kohti tilauslaskentaa. Jotkut toimittajat tarjoavat edelleen työpöydälle tai hybridi-työpöydälle / pilvi-versiolle.

Online-versiot ovat ihanteellisia mobiilikäyttäjille. Yleisimmin käytettyjen verkkoselainten lisäksi ne tarjoavat yleensä iPhone / iPad- ja Android-sovelluksia, joten ne sopivat ihanteellisesti laskujen lähettämiseen ja kulutustietojen syöttämiseen missä olet.

Suhtaako se kirjanpitotarpeisiisi?

Jos olet ainoa haltija / toimeksisaaja tai pieni yritysomistaja ilman työntekijöitä, sinulla on mahdollisuudet päästä laatimalla peruslaskentapaketti, joka käsittelee laskutusta, kulujen seurantaa ja antaa perusraportin, jolla voit pitää välilehdet yrityksellesi .

Yleensä nämä edulliset tarjoukset eivät todellisuudessa ole tosiasiallisia kirjanpitopaketteja, koska ne eivät suorita kaksinkertaista kirjanpidollista kirjanpitoa (Myyntisaamiset, maksettavat tilit ja pääkirjanpito).

Suuremmat yritykset, joilla on työntekijöitä, ovat sisällyttäneet tai joilla on enemmän kirjanpitotarpeita, tarvitsevat entistä vankemman (ja kalliimman) paketin, joka voi tehdä kaksinkertaisen kirjauksen kirjanpidon ja jolla on kehittyneempiä ominaisuuksia, kuten palkanlaskenta, varastonhallinta, projektinhallinta, asiakas suhteiden hallinta (CRM), analytiikka ja paljon laajempi valikoima raportteja (ja mahdollisuuksia räätälöidä raportit).

Onneksi suurin osa tuotevalikoimasta antaa sinulle mahdollisuuden aloittaa peruspaketin avulla ja laajentaa tarpeitasi kasvaen. Myös useampia kolmansien osapuolten lisäosia suosittujen laskentakokonaisuuksien joukkoon voi lisätä (esim.) Palkkasumman moduulin, jos myyjä ei tarjoa tällaisia ​​(katso QuickBooks-lisäosat).

Toinen ominaisuus, joka on erittäin hyödyllinen on tilinpitäjän pääsy. FreshBooks tarjoaa esimerkiksi portaalin kirjanpitäjille, joten kirjanpitäjä voi käyttää FreshBooks-raportteja ja päiväkirjakirjauksia, jotka säästävät tietojen manuaalista vaihtamista.

Onko käytössä helppokäyttöinen ominaisuus?

• Antaako ohjelmiston lähettää sekkejä, tilauksia ja laskuja verkon kautta?
• Onko sillä mahdollista yhdistää verkko pankkitilillesi?
• Onko se integroitu muihin usein käyttämiin ohjelmistoihin, kuten Microsoft Officeen?
• Onko mahdollista muuntaa tietoja muista kirjanpito-ohjelmista tai tietokannoista?
• Mitä tapahtuu, jos päätät siirtyä toiseen ohjelmapakettiin tulevaisuudessa - pystytkö helposti ottamaan ja siirtämään olemassa olevia tietoja?

Toisin sanoen, että kirjanpito-ohjelmisto pystyy vastaamaan kaikkiin tarpeisiisi nyt ja tulevaisuudessa?

Kuinka jyrkkä oppimiskäyrä on?

Kaikki kirjanpitojärjestelmät väittävät olevan "käyttäjäystävällisiä", mutta sinun on vielä investoitava jonkin aikaa oppimiseen sen käyttämisestä.

Tämä on erityisen tärkeää, jos sinulla ei ole tietotaitoa kirjanpidosta; on ohjelmisto suunnattu kirjanpito ammattilaisille tai kuka tahansa voi nousta-nopeus sen melko nopeasti?

Tarkkaile, ennen kuin ostat. Onko käyttöliittymä intuitiivinen ja mukava? Haluatko sinä (ja työntekijät) istua alas ja oppia sitä vai tarvitsetko lisää investointeja koulutukseen? Useimmat myyjät tarjoavat ilmaisen kokeilujakson (yleensä 30 päivää).

Kuinka hyvä asiakaspalvelu ja tuki?

Oppimiskäyrän osalta online-apu tekee ohjelmasta. Onko tilinpäätösohjelmistossa ominaisuuksia, kuten näyttöruutuja, hakukelpoisia ohjehakemistoja, demoja ja esimerkkitilejä, jotta pääset alkuun? Onko tulostettavissa olevia käsikirjoja saatavilla? Ja kuinka helppoa on yrityksen tuki? Tutustu online-arvosteluihin saadaksesi näyttöä ihmisistä, jotka ovat käyttäneet ohjelmistoa.

Onko se skaalautuva?

Kuinka helppoa tai kallista on siirtyä yhdestä käyttäjästä useisiin käyttäjiin? Useimmat perusohjelmistomyynnit ovat yhden käyttäjän tai yhden käyttäjän ja tilivastaavan käyttöoikeus. Käyttäjien lisäämiseen tarvitaan päivittää kalliimpiin suunnitelmiin. Esimerkiksi Zoho-kirjojen "Perussuunnitelma" mahdollistaa yhden käyttäjän + tilin, "Standard Plan" mahdollistaa kaksi käyttäjää + kirjanpitäjä, ja "Professional Plan" sallii rajoittamattoman käyttäjät (ks. Zoho Books suunnitelmat / hinnoittelu).