Suuret tapahtumasuunnittelun virheet, joita voit ehkäistä

Tuote, jonka tapahtumasuunnittelijat luovat, on sekä herkkä että ohikiitävä. Tapahtumia voi vaikuttaa haitallisesti erilaisiin olosuhteisiin, ja kun vahinko on tehty, on yleensä mahdotonta "yrittää uudelleen. "Siksi suunnittelu edellyttää tällaista omistautumista yksityiskohtiin. Yksi pieni virhe voi esittää ketjureaktion, jota on vaikea saada takaisin. Alla on lueteltu 5 tällaista virhettä, joten muista lisätä ne tarkistuslistalle estettävissä olevista katastrofeista.

Ei sallittu riittävä asennusajankohta

Tapahtuman asettamisessa on aina kilpailu aikaa vastaan, mutta sinun on arvioitava, kuinka kauan tarvitset kaiken paikan. Mikään ei näytä pahemalta kuin huoneen täynnä työntekijöitä, jotka juoksevat kun ensimmäinen vieras saapuu. Tavoitteena on oltava, että kaikki asetetaan vähintään 15 minuuttia ennen ovien avaamista.

Kuljettavien sovellusten ajoitus

Taulukkolaskenta, sähköposti ja juhla-tilaustilaus ovat erinomaisia ​​työkaluja tapahtuman tiedottamiseen. Kuitenkin vedoten yksinomaan asiakirjoihin, joissa maalataan kuvan tilauksesta voi johtaa virheisiin. Parempi strategia on kulkea reitin läpi asiakkaan kanssa paikan päällä aina kun se on mahdollista. Keskustele hetkiin ja yksityiskohtiin ikään kuin tapahtuma olisi tapahtunut edessäsi.

Unohtamatta toimittajien vahvistamista

Keskimääräinen tapahtumamyyjäsi palvelee useita asiakkaita useissa eri luokissa.

Lyhyesti sanottuna tämä tarkoittaa, että heillä on paljon muistaa. Haluat aina saada sanallisen tai sähköpostin vahvistuksen kaikista toimittajista 48 tuntia ennen asennusaikaa. Sähköposti on tyypillisesti parempi, koska voit määrittää odotuksesi ja pyytää heitä vastaamaan kirjallisesti.

Yli kilpailevia tapahtumia

Jos sinulla on ollut "meluisa naapuri", tiedät jo, kuinka häiritsevät nämä tilanteet voivat olla.

Suorita muita tapahtumia vastaan ​​tapahtuma voi olla suuri haaste, joten sinun kannattaa keskustella tästä tilanteesta etukäteen tapahtumapaikanhallinnan ja asiakkaidesi kanssa. Selvitä, kuka jakaa samoja yhteisiä alueita ja julkisia resursseja puolueen kanssa, ja selvittää, kenellä on valtuudet ratkaista melua, jos siitä tulee ongelma.

Ei ole valmiussuunnitelmaa

Mitä tapahtuu tapahtumallesi huonoon säätilaan tai jopa tapahtumapaikan sulkemiseen? Nämä eivät ole helppoja suunnitella, mutta ne ovat mahdotonta hallita näyttelypäivänä. Esitä valmiussuunnitelmasi vähintään 2 viikkoa etukäteen hyvästä toimenpiteestä. Vaikka aiot peruuttaa tapahtuman, tarvitset myös järjestetyn menetelmän ottaa yhteyttä kaikkiin vieraisiisi.

Ei ole tarpeeksi apua tapahtumapäivänä

Työvoimakustannukset ovat aina ongelma yrittäessä tasapainottaa tapahtumien budjetteja. Sanottiin, että kätkemisen puute saattaa aiheuttaa suurempia ongelmia kuin budjetin ylittäminen.Et voi odottaa tehdä kaikkea itse, jos olet tapahtumasuunnittelija. Työntekijöiden, toimittajien ja yksityiskohtien koordinointi riittää pitämään sinut omassa käytössäsi. Älä pelkää viettää muutama sata dollaria palkata lisää työntekijöitä, koska et voi enää päästä liikkeelle.

Pakkausluettelon käyttäminen

Off-site-tapahtuman hallinnointi edellyttää yleensä kattavaa tarvikeluetteloa. Tietenkin sinulla yleensä on useita viikkoja saada kaikki nämä tarvikkeet järjestyksessä, mutta he eivät tee mitään hyvää, jos he eivät koskaan tee sitä paikkaan. Pakkausluettelossa annetaan hetkellinen keräilijä asioista, joita sinun on ladattava autoon. Toki, olet todennäköisesti löytänyt kynät ja nauha lainata paikan päällä, mutta mitä tapahtuu, jos unohdat nimimerkkisi tai kannettavan tietokoneen? Tee pakkausluettelo ja tarkista se kahdesti ennen lähtöäsi.

Hyvä uutinen on, että nämä tapahtumasuunnittelun virheet ovat kaikki helposti estettävissä. Itse asiassa voit tulostaa tämän artikkelin ja lähettää sen toimimaan muistutuksena siitä, mitä ei tehdä. Muista, että ennaltaehkäisy on aina helpompaa kuin toipuminen!