Budjetointi Johdon perusteet uusille johtajille

Julkaistu 8/1/2015

On todennäköistä, että kun joku on ylennetty ensimmäiseen johtoryhmäänsä, se on ensimmäinen kerta, kun he hallitsevat osaston talousarviota.

Useimmat uudet johtajat saavat vähän tai ei lainkaan muodollista koulutusta talousarvion ennusteen kehittämiseen, kulujensa seurantaan tai vuosien puolivälin sopeuttamiseen. Heille annetaan usein laskentataulukko tai raportti johtajalta tai talousosastolta, ja heidän on odotettava tietävänsä, miten he tekevät sen tai oppivat kokeilla ja virheillä.

Vaikka "kokeilu ja virhe" voi olla tehokas tapa oppia uutta taitoa, olisi parempi, jos uusi johtaja ei joutunut tekemään liikaa tuskallisia virheitä.

Seuraavassa on muutamia kokemuksia omasta kokeilustani ja virheen oppimisesta. Uskon, että useimmat uudet johtajat voisivat hyötyä:

Sijoittaa aikaa oppimaan heti alusta

Ei ole parempaa aikaa kysyä "tyhmiltä" kysymyksiä kuin silloin, kun olet aivan uusi ja jollet ole koskaan tehnyt sitä. Parempi kysyä ja viettää aikaa etukäteen oppimalla sen sijaan, että odotat, että joku on osoitettava virheesi. Pyydä aikaa johtajalta (tai edeltäjältäsi, jos voit) tarkistaa perustavan filosofian, yleisten tavoitteiden, muodon ja kunkin rivikohdan. Jos organisaatiossasi on rahoittaja, pyydä häntä myös viettämään aikaa kanssasi. Useimmat ovat kauniita ja halukkaita jakamaan osaamistaan. Loppujen lopuksi, jos he voivat kouluttaa sinua tekemään asioita heidän vaatimustensa mukaisesti etukäteen, sinulla on vähemmän päänvaivaa heille myöhemmin.

Ota taloushallinto ja budjetointi muiden kuin taloudellisten johtajien kurssiin

Tarkista paikallisten yliopistollisten kauppakorkeakoulujen kohdalla "Executive Education". "Useimmat kauppakorkeakoulut tarjoavat yhden tai kolmen päivän, ei luottokursseja. Kurssin aikana tai sen jälkeen kannattaa tarkistaa yrityksen vuosikertomus ja ymmärtää eri taloudelliset tunnusluvut ja raportit.

Hallinnoi budjetistasi kuten omalla liiketoiminnallasi

Kun työskentelemme suurten organisaatioiden kanssa, päätämme käsitellä "yrityksen" rahaa kuin kasvaa puissa. Se ei ole, ja nyt sinun tehtäväsi on hallinnoida henkilökohtaista omistusta osastosi resursseista.

Ole Team Player

Jos mahdollista, tarkista managerisi budjetti. Vaikka on tärkeää, että omistat budjetin, yksikkösi kuuluu suurempaan kokonaisuuteen. Pyydä johtajaa näyttämään, missä budjetti sopii yhteen ja tukee suurta kuvaa sekä vuorovaikutussuhteita vertaisesi kanssa. Saattaa olla aikoja, jolloin toinen osasto tarvitsee rahaa tavoitteisiin, jotka ovat korkeampi kuin sinun. Älä odota, pyydä sitä tai ota se pois - olla ennakoiva ja tarjota apua vertaisohjaajalle. Sinua pidetään strategisena ja yhteistyökykyisenä.

Älä pelaa tyhmiä pelejä

Vain koska "kaikki tekevät sen", se ei tarkoita sitä, että yritys ei ole tyhmä ja huono. Esimerkki tyypillisestä tyhmä budjetointipelistä, jonka johtajat pelaavat, on "käytä sitä tai menettävät sen menoja. "Kun pääset lähelle vuoden loppua ja budjetti on käynnissä ennustuksenne mukaan. Edellisinä vuosina, kun olet käyttämättömänä, seuraavan vuoden budjetinne määrättiin kyseisen vuoden todelliseksi.

Joten, jotta budjettisi ei leikannu uudelleen, voit käydä ostoksilla - ostaa tavaroita, joita et tarvitse tai varastoi vain siinä tapauksessa, että tarvitset sitä.

Seuraa kuluja kuukausittain ja tee ennakoivia korjauksia

Älä oleta, että "joku" kertoo, kun olet yli budjetin. Itse asiassa saatat joutua pyytämään kuukausittaisia ​​raportteja tai seurata itseäsi. Älä odota vuoden loppua, kun se on yllätys (sinulle ja sinun pomo). Silloin on liian myöhäistä tutkia ja tehdä korjauksia. Ole vastuullinen, mitatka itseäsi ja raportoi proaktiivisesti johtajalle.

Ole läpinäkyvä ja osallistu joukkueeseesi

Jaa talousarvio tiimillesi, ehkä jopa saattamalla heidät mukaan ennusteiden luomiseen. Tiimiäsi osallistumalla ja auttamalla heitä ymmärtämään budjetointiprosessia luo yhteistä omistajuutta ja kannustaa työntekijöitsi löytämään luovia tapoja hallita kuluja.

Ole strateginen

Älä ota vain viime vuoden todellisia ja lisää kymmenen prosenttia seuraavan vuoden ennusteeseen. Aloita strategian ja tavoitteiden kehittäminen ja määritä tarvittavat resurssit näiden tavoitteiden saavuttamiseksi. Jos tarvitset enemmän kuin viime vuonna, valmistele liiketoimintasi tapaus perustellaksesi pyyntösi lisärahoituksesta.

Älä ylitä sitä

Hallinnoidessasi budjettia on tärkeä rooli johtajalle, älä koskaan unohda tärkeimpiä omaisuuksia: sinun ihmiset! Varmista, että käytät vähintään viisinkertaista aikaa, jolla kehität tiimisi, että rypistät numeroita.