Miten johdon kokoukset tuottavat tapahtumat

Sinun ei tarvitse etsiä kovin kauas löytää artikkeleita asiantuntijoista ajanhallinnasta, suoritetuista johtajista ja muista guruista ja pohdinnoista, jotka houkuttelevat kokouksia ja suosittelevat, että vältät, kutistuvat tai muuten vältät näistä usein hankalasta yritysajasta wasters.

Kuitenkin joskus meidän on vain tavattava. Ja kyllä, asiantuntijoilta löytyy hyviä ohjeita ajankäytön hallinnoinnista, asialistan valvonnasta ja järjestyssäännöistä.

Painopiste on hieman erilainen, ja se tarjoaa kokeillut ja tosi-ohjeet, jotka auttavat johtajia kääntämän viisi yhteistä kokoustapaa kivuttomiksi ja tuottaviksi tapahtumiksi.

Viisi yleiskokouksen ratkaisua

1. Eliminoi kuolema "Taulukon ympärillä" päivityksiä . Tiedät tämän kokouksen. Cram kahdeksantoista ihmistä huoneessa ja sitten vaativat jokaisen henkilön jakamaan päivityksen, joka tyypillisesti kuulostaa yrittämiseltä perustella heidän olemassaoloaan ja tehdä tapaus heidän enslyrining suuren työntekijän Hall of Fame. Toimitusjohtajat ja vanhemmat johtajat ovat tunnettuja näiden kokouksien johtamisesta nauttivasti uskomalla, että tämä on hieno tapa kaikille kuulla, mitä yrityksessä tapahtuu. Todellisuudessa ihmiset lähinnä virittävät ja keskittyvät suunnittelemaan omaa päivitystään, jota kukaan ei kuuntele.

Sen sijaan: Käytä aina vertaistasi, tiimijäseniä tai avainhenkilöitä, mutta älä mene "pöytän ympärille". Tarjoa tietoja poikkeustapauksissa.

Jaa asiaankuuluvat uutiset, mukaan lukien taloudelliset tulokset, suuret asiakaspalkinnot tai päivitykset organisaationlaajuisissa aloitteissa. Pidennä myös yksilöiden tarjontaa tärkeiden kysymysten nostamiseksi. Jos jotain huomionarvoista ja yleisesti tunnettua on tapahtunut, jonkun pitäisi jakaa se. Jos joku ryhmä tarvitsee apua toisesta ryhmästä, nosta pyyntö.

Muussa tapauksessa ei pakota kaikkia osallistujia jakamaan.

2. Tilakokoukset yleensä. Nämä voivat olla julmia ajoittajat, varsinkin kun ne lukkiutuvat toistuvina tapahtumina ja huonosti hoidetaan.

Sen sijaan : Älä koskaan kutsu kokousta jotain, jota voit etsiä. Hyödynnä päivän tekniikka-työkaluja, jotta työryhmät säilyttävät nykyisen ja näkyvän tilapäivityksen, jossa kaikki voivat nähdä sen hiiren napsautuksella. Jos sinun on täytettävä, leikkaa suunniteltu kokousaika puoliksi tai käytä ketterä lähestymistapoja ja aja lyhyt "stand-up" istuntoja. Ole drakonialainen näistä istunnoista pitkittyneiden katoamisten ja häiriötekijöiden vuoksi. Keskity osuuteen ja edellytä ihmisiä käsittelemään tämän foorumin ulkopuolella olevia asioita.

3. Rakenteettomat ideointikokoukset. Useimmat ideointikokoukset ovat niin huonosti helpotettuja, että lopetamme ideoiden tukahduttamisen, tukemalla pomo-idean tai luomalla suuria listoja hienoista asioista sen jälkeen, joita ei koskaan kuulla eikä näy uudelleen.

Sen sijaan: Työskentele aivoriihi-aiheen määrittelemiseksi ja jakamalla se kutsujien kanssa ennen istuntoa. Kerää panoksensa ja vahvista se ja lähetä se tai jakaa se ilman ideoita. Käytä live-istuntoa hyppäämään ja rakentamaan lähetettyjä ideoita lisäämällä luetteloon.

Vastusta ideoiden arvioimiseksi tässä istunnossa. Sisällytä muita tekniikoita, jotka minimoivat sosiaalistumispaineita, kuten aivojen kirjoittamista. Ja ennen kaikkea lujittaa ideoita ja luo prosessi, jonka avulla voit arvioida niitä sekä arkistoida ne helppokäyttöisen ryhmän referenssin suorittamiseksi tulevissa istunnoissa ja tilanteissa.

4. Toimintakatsaukset, jotka tekevät inkvisitista miellyttävän. Jos olet koskaan kärsinyt istuntoa, jossa kokouksen johtaja - yleensä toimeenpaneva johtaja - keskittyy joko yhteen kamppailuun tai etsii jokaisen esityksen heikkoa kohtaa ja sitten kiihdyttää lähettiläitä armottomasti, tiedät kuinka tuhoisa tämä muoto on. Älä ylläpitää tätä prosessia.

Sen sijaan: pidä syvään funktionaaliset sukellukset ja yritysproktologiset kokeet yksityisinä ja keskittyvät jakamaan keskeisiä toimintaindikaattoreita, ongelmia ja mahdollisuuksia.

Ryhmäkokous ei ole aika tai paikka, jolla erotetaan alhaisempi alue tai yksilö. Luo seurantakokous paikan päällä, mutta älä altista kaikkia muita näkyvälle ristikkäistutkimukselle tässä asiassa. Älkää hylkäämään vastuuvelvollisuutta parannukselle, mutta poistakaa julma ja mikä on yleisön häpeää kokousjohtamisohjelmistasi.

5. Kokoukset, joissa nostetaan kysymyksiä spontaaneista päätöksistä. Oddly tai ironically, kokoushuone on yksi pahimmista paikoista nopeita päätöksiä. Ensimmäisen kerran esiin nousevan ongelman nostaminen ja päätöksen tekeminen asettavat ihmiset paikan päällä, ja he kiusaavat teitä käyttämään tätä lähestymistapaa.

Sen sijaan: Työtä jatkuvasti ryhmäkokouksissa, jotta tärkeät sidosryhmät otetaan mukaan asioihin ja vaihtoehtoihin. Hakea heidän panostaan, tarjoavat näkemyksiänne ja työskentelevät yhteisten etujen välittämiseksi. Käytä kokousfoorumia vahvistamaan sidosryhmien edut ja tunnistamaan niiden suositukset. Vaikka et saisi silti saada välitöntä päätöstä ilman muuta askelta tai kahta, sinun on vahvistettava työsuhteita esitystyötäsi.

Bottom-Line for Now:

Olemme luonteeltaan yhteisöllisiä olentoja ja jopa erilaisia ​​teknologiatyökaluja, joiden avulla voimme muodostaa yhteyden ilman samaan paikkaan. Joskus se vain auttaa olemaan kasvotekijä, kasvot. Hyödynnä tällä kertaa viisaasti ja osoitat osallistujiesi kunnioitusta tuottavilla kokouksilla, jotka minimoivat aikaa investoinneilla ja maksimoivat korkealaatuisen tiedon jakamisen ei-uhkaavassa ympäristössä.