Kohteet, jotka sinun on järjestettävä tapahtumasuunnittelulistallesi

Jokainen suolaa arvostava suunnittelija tietää, että tapahtumasuunnittelulistaus on ehkä arvokkain työkalu onnistuneen tapahtuman suunnittelussa. Se on yksi tapahtumasuunnittelutyökalu, joka antaa sinulle helpon, kun heräät keskellä yötä paniikkihikoilla, vakuuttu siitä, että olet unohtanut tärkeän yksityiskohdan seuraavan tapahtuman suunnittelussa. Kanssa kattava tapahtumasuunnittelulistaus puolestasi, voit lähestyä tapahtumaa luottamuksella, tietäen, ettet ole jättänyt mitään huomiotta.

Mitä jos pidät itseäsi erittäin organisoituna ja käytät jo tarkistuslistaa tapahtuman suunnittelussa, mutta olet havainnut tilanteita, joissa huomaat (liian myöhään), että sinulla ei ole tärkeitä yksityiskohtia. Missä menee väärin?

Jokainen tapahtuma edellyttää tapahtumien suunnittelun tarkistuslistaa, joka on suunniteltu kyseisen tapahtuman kanssa ja joka on räätälöity yksittäisten tapahtumien määrittelyihin. Joten jokaisen tapahtumasuunnittelun tarkistuslista on erilainen. Tapahtumasuunnittelulistalle on kuitenkin viisi kohdetta, vaikka sinulla olisi pienet syntymäpäiväjuhlat tai suuri yritystoiminto.

Tapahtumissopimusten allekirjoitus

Tämä voi kuulostaa itsestään selvältä, mutta varmista, että allekirjoitat - ja saat allekirjoitetut kopiot vastineeksi - kaikki sopimuksesi, joita tarvitset tapahtumallesi. Tämä sisältää tapahtumissopimukset asiakkaan, toimipaikan, toimittajien, hotellien, viihteen jne. Kanssa. Yrityksen kädenpuristus on mukava tapa harjoittaa liiketoimintaa, mutta ei tapaa varmistaa myyjien vuokraus eikä tapa sitoutua työskentelemään asiakkaan kanssa .

Hanki kaikki kirjallisesti, älä tee mitään työtä tai käytä tuntikausia tapahtuman suunnittelussa, kunnes kaikki paperityöt on allekirjoitettu ja toimitettu. Jos olet tapahtumasuunnittelija, joka tarvitsee tapahtuma-sopimuksen tapahtumapalveluista, napsauta tästä.

Vahvista tapahtuman päivämäärä ja aika

Olet polveutunut syvälle tämän tapahtuman suunnitteluvaiheessa.

Kuinka kukaan voisi saada päivämäärän väärin? Toimittajilla on usein muuta liiketoimintaa. Asiakkaat voivat sopia tapahtuman päivämäärästä ja ajasta ja sitten yksinkertaisesti unohtaa ilmoittaa sinulle suunnitelmien muutoksesta. Ennen kuin aloitat tapahtuman suunnittelun, tarkista päivämäärä ja aloitus- ja loppumisaika saadaksesi ne kirjallisesti, jotta kaikki ovat samalla sivulla.

Vuokrauksen lisäohje

Älä aliarvioi lisäedun arvoa tapahtuman päivänä. On aina olemassa jotain, joka vaatii ja useimmat tapahtumasuunnittelijat ovat jo liian kiireisiä järjestämään tapahtumia kiinnittäen huomionsa syntyviin tilanteisiin. Lisäapua antaminen on tärkeä askel, jota usein unohdetaan, ennen kuin on ehkä liian myöhäistä palkata parhaan tapahtuman henkilökunta käsillä olevaan työhön. Älä tyydytä jäljellä olevia tapahtumien palkkaamiseen.Aseta tämä kohde tapahtumavalvontaluetteloon ja varmista parhaiten koulutetusta henkilökunnasta tarvittava kokemus, joka sopii tapahtumahaluksi.

Sivuston käveleminen

Mikään ei voi verrata jotain mielessäsi aivan kuin kokea sitä ensikäden. Tapahtumapaikan läpikäyminen asiakkaan ja myyjien kanssa on tärkeä vaihe tapahtumasuunnittelussa.

Se tarjoaa mahdollisuuden esittää kysymyksiä, käsitellä huolenaiheita ja päästä yhteisymmärrykseen huonekokoonpanosta, sisustuksesta, rekisteröinnin sijoittamisesta ja tapahtumasta. Usein kertaa, vaikka ajattelemme, että kommunikoimme selkeästi, näkemyksemme siitä, mikä on jotain, on ristiriidassa sen kanssa, mitä joku muu kuvittelee kuvauksemme perusteella. Käy läpi fyysinen tila suunnitteluvaiheiden aikana, joten tapahtumapäivää ei ole yllätyksiä.

Sisällytä muistutuksia seurantaan

Ihanteellisessa maailmassa kertoo joku, että se riittää varmistamaan työn tekemisen. Valitettavasti todellinen työ maailma ei toimi tällä tavoin tai ainakaan tapahtumasuunnittelun liiketoimintaa. Niin monia yksityiskohtia hallita ja useat pelaajat osallistuvat tapahtuman eri vaiheissa, joten jotain eksyä helposti.

Joten, kun kehität tapahtumasuunnittelulistan, jotta voit pitää sinut järjestettyinä ja aikataulussa, voit lisätä muistutuksia tiettyihin jatkotoimiin. Esimerkiksi, jos puhut ruokavaliosta valikkoharjoista, sisällytä tapahtuma-suunnittelun tarkistuslista oleva artikkeli, joka sisältää artikkelin "Seuratkaa ruokalistalla ehdotetusta valikosta" ja "Aikataulukoita ruokakaupalla". Tapahtumasuunnittelussa ei ole sellainen asia, joka vahvistaa jotain liian monta kertaa.