Paikka Koordinaattorit Tapahtumien tarkistuslista

Useimmat paikat ovat tottuneet paineisiin, jotka tulevat koordinoimaan useita tapahtumia lyhyessä ajassa. Loppujen lopuksi heidän liiketoimintaansa riippuu siitä, että he tarjoavat laadukasta palvelua, ja jokainen tapahtuma on mahdollisuus esitellä taitojaan sekä tapahtumasuunnittelijoille että osallistujille. Kriittisin aika on kuitenkin ennen kuin esitys alkaa jo, kun asiakas kävelee juhlatilaan. Tässä vaiheessa äänimerkki asetetaan loppupäiväksi.

Tämä on yksi oppitunti, jonka oppinut nopeasti koordinaattorina, ja kehitin myöhemmin oma setelistilistani, jotta asiakkaat tyydytettäisiin (ja miehitettiin) stressitäytteisen asennusjakson aikana.

Värikarttasi on valmis

Asiakkaan haluamaasi ensimmäinen asia on purkaa kaikki heidän tapahtumatuotensa ajoneuvoistaan. Tämä voi olla vaikea tehtävä, varsinkin jos pysäköintitilanne on vaikea liikkua. Kuvittele, että joku kävelee omaan paikkaasi raskaiden raskaiden kuormien kanssa - mikä on ensimmäinen asia, jota he etsivät? Vastaus on luonnollisesti kori, tai mikä tahansa muu, joka keventää kuormitustaan ​​ja tekee pahanhavaintoistyön huomattavasti helpommaksi. Käytettävissä olevat kärryt ovat oikein, kun he kävelevät paikan päällä, on helppo tapa saada heidät tuntemaan "helpottuneita" vain esittämällä.

Valmistele rekisteröintitaulukot

Seuraavassa useimpien asiakkaiden tehtävien luettelossa on käynnissä rekisteröinti. Tämä tarkoittaa sitä, että paikka on paremmin varustettu kaikilla rekisteröintikomponenteilla ennen niiden saapumista.

Sisältää kaikki pöydät, tuolit, sähkö- ja jalkalistat. Tunnisteiden ja sisäänkirjautumismateriaalien järjestäminen vie paljon aikaa tapahtumasuunnittelijoille, eikä heidän tarvitse odottaa, että saisit nämä yksinkertaiset asiat alulle.

Kaikki huoneet Pöydät ja liinavaatteet

Kaikkien pöytien ja tuolien asettaminen tapahtumapaikalle voi tietenkin kestää jonkin aikaa.

Toivottavasti, jos olet tulossa aikaisemmasta tapahtumasta, olet kertonut asiakkaalle etukäteen, milloin odottaa, että kaikki huoneen osat on asetettava. Jos asiakkaasi kävelee huoneeseen, jossa kymmeniä työntekijöitä salaa pöydät ja tuolit, he todennäköisesti joutuvat paniikkiin. Ihannetapauksessa työryhmäsi on kaikki asetettu pöytäliinoihin, jotta suunnittelijat voivat aloittaa keskuskappaleiden, huutokauppojen jne. Sijoittamisen.

Hanki kaikki ennätykset varhain

Vain siksi, että johtava suunnittelija osaa navigoida rakennuksessa ei tarkoita, että hänen tukihenkilöstään tekee. Voit tallentaa kaikki tarpeettomat haasteet päivittämällä rakennuksen kylttejä heti, kun asennusjakso on alkamassa. Muista, että myyjät, kuten kukkakaupat ja DJ: t, tarvitsevat myös tietää minne mennä. Kaikki nämä asiat on tarkasteltava asiakkaasi kanssa ennen tapahtumapäivää, mutta ne ovat myös välttämättömiä, kun tarkastellaan suurta päivää.

Arvostele BEO: n ja laskuja

Olette todennäköisesti lähettänyt nämä asiakirjat useita kertoja tapahtumia edeltävien päivän aikana, mutta ei koskaan sattunut tarkistaa niitä viimeisen kerran. Vaikka asetusaika on hektinen, sinun on täytettävä 15 minuuttia aikaa tarkastella näitä asiakirjoja yhdessä. Tapahtumien koordinaattoreiden tulee saada asiakkaalle valmiiksi paketti, joka sisältää BEO: n, huoneen kaavion ja mahdollisen laskun.

Hyvin harvat kokeneet suunnittelijat antavat mahdollisuuden tarkastella näitä kriittisiä asiakirjoja.

Esittelyt

Muista tuoda tiimisi avainjäsenet asiakkaallesi virallisen esittelyn kautta. Tämä luettelo sisältää catering-päällikön, bankettikapteeni, toiminnanvalvoja ja audio / visuaalisen koordinaattorin. Ajattele asiakkaan puolesta, kun otat käyttöön tiimin - onko mitään yksityiskohtia, jotka pitäisi keskustella kasvotusten kanssa johtoryhmän kanssa? Lyhyen keskustelun käynnistäminen on tehokas keino korostaa kuka on vastuussa kustakin alueesta.

Tämä lyhyt tarkistuslista tapahtumien asetusosista tulee pitkälle pitämään asiakkaasi tyytyväisiä saapuessaan. Ensisijaisena edustajana paikkakunnallasi on aina parasta antaa asiakkaille matkapuhelinnumerosi, jos jokin menee pieleen, kun työskentelet toimistossa.

Muista, että he saattavat turhautua, jos he tarvitsevat jotain, mutta he ovat vielä turhautuneempia, jos he eivät löydä ketään auttaakseen heitä!