Miten ulkoistetut talousjohtaja hyödyntävät verkkokirjapalveluja

Verkkokirjausratkaisut hyödyntävät pilvipalveluympäristöä kerätäkseen ja korreloimaan tietoja, joita yrityksen on hallittava talouttaan. Nämä ohjelmistosovellukset yksinkertaistavat kirjanpitoprosessia, minimoivat tiedon syöttämiseen kuluneen ajan ja lisäävät tehokkuutta koko aluksella. Monet yrittäjät ja talousjohtajat hyödyntävät näitä etuja seuraamalla älykkäitä toteutusprosesseja luomaan täydellisen ympäristön päivittäisten talouksien käsittelyyn.

Löydä paras ohjelmisto

Ensimmäinen askel ihanteellisen online-kirjanpitojärjestelmän määrittämisessä on määrittää, mikä ohjelmistoalusta on yritykselle oikeat työkalut. CFO: n tulisi tutustua hyödyllisimpiin vaihtoehtoihin ja kehittää luettelo parhaista ominaisuuksista tarjoavista alustoista. Pienyritykset ovat kooltaan, laajuudeltaan ja tarpeiltaan erilaisia, joten on tärkeää neuvotella yrityksen johtajien kanssa etukäteen selvittääkseen mitä välineitä tarvitaan taloudellisten tietojen jatkuvien vaihteluiden hoitamiseen.

Tässä vaiheessa on runsaasti huomiota, mutta kaikesta ominaisuuksista ja hyödyistä kirjanpitojärjestelmän tarjoamiin tukipalveluihin on arvioitava. Monet yritykset vaativat paljon räätälöintiä tai tarvitsevat ohjelmiston mittakaavassa ja tarjoavat kattavampaa raportointia tielle. Tilinpäätöstä koskevat tarpeet sekä tulevaisuudessa että tulevaisuudessa olisi analysoitava ennen pisteytyslinjan allekirjoittamista.

Palkkasumman yksinkertaistaminen

Palkkasumma kasvaa entistä monimutkaisemmaksi pienyritysten laajentuessa ja ylimääräisten työntekijöiden palkkaamiseksi. Ajan jäljitysinformaatiota on siirrettävä palkkalistoille, jotta saadaan raportit, jotka ovat välttämättömiä työntekijöiden täsmällisen korvauksen saamiseksi. Online-kirjanpitotyökalut voivat ottaa seuranta- ja palkkalistoihin liittyvät tiedot ja kääntää sen muotoon, jota voidaan käyttää suorittamaan tarkastuksia suoraan ohjelmasta.

Tämä lisää tarkkuutta ja varmistaa, että kaikki työntekijät saavat palkkion ajoissa, aina ilman että kirjanpitoyksikkö joutuu viettämään tuntikausia palkkalistoilla joka viikko.

Useat ajan seurantaohjelmat käsittävät myös monipuoliset mahdollisuudet ja edut mobiililiitännän kautta. On aika seurantaohjelmia, joiden avulla käyttäjät voivat syöttää aikaa kentästä, mobiilisovelluksesta ja jopa tekstiviestiviesteistä. CFO: t voivat perustaa useiden eri jäsenten hyväksymisprosesseja, mikä edistää parempien tietojen ja yksityiskohtien toimittamista palkanlaskennassa.

Myynnin tietojen hallinta

Pienyritykset käsittelevät jatkuvasti myyntitietoja. Saapuvat ja lähtevät laskut, maksut, tilaukset, tilausten täyttö ja toimitustiedot sisältävät olennaisia ​​taloudellisia tietoja, jotka muodostavat suuren osan kuvaa kassavirrasta.Jos näitä numeroita ei ole tarkasti ja oikea-aikaisesti seurattu, ne voivat aiheuttaa sekaannusta, joka tukahduttaa yrityksen kykyä päättää tulevaisuuden kasvusta.

Online-kirjanpito-ohjelmisto hallitsee kaikkia näitä olennaisia ​​tietoja, koska se tulee niin, että yritysjohtajille on aina selkeä kuva siitä, kuinka paljon rahaa on saatavilla milloin tahansa.

Tarjoamalla nopea ja tarkka tapa määrittää yksittäisten tilausten ja laskujen tila, nämä alustat säästävät aikaa jokaisessa myyntisuppilohkossa. Jotkin ohjelmistoratkaisut tarjoavat mahdollisuuden luoda laskuja automaattisesti ja lähettää ne asiakkaille purkamaan myyntiosastoa entistä enemmän.

Maksettujen ja saatavien seuranta

Yrityksestä voi tulla paperilla kannattavaa, mutta se voi olla kamppailtava tai epäonnistunut todellisuudessa. Tämä on yleinen ongelma yrityksissä, joilla on tehottomia kirjanpitoprosesseja, jotka eivät tuota todellista tarinaa kassavirran takia. Käyttämällä online-työkalua, jolla seurataan molempien velallisten tilien tilaa ja myyntisaatavia, poistetaan sekaannus ja osoitetaan, mihin toimiin on ryhdyttävä yrityksen talouden tervehdyttämiseksi.

Sähköposti-muistutusten ja hälytysten määrittäminen nopeuttaa saamisten keräysprosessia ja muistuttaa yritysten omistajille ja avainhenkilöille, kun velat ovat erääntyneet.

Tämän ansiosta voit luoda tasapainoisen maksuaikataulun, joka pitää yrityksesi punaisena sen sijaan, että se purkaa sen budjetin.

Kannusta mobiilikäyttöä

Etäkäyttö on suuri osa sitä, mikä tekee verkossa kirjanpidon niin tehokkaaksi. Kaikki CFO: sta matkaviestintyöhön pääsevät voivat käyttää ohjelmistoa ja syöttää olennaiset tiedot mistä tahansa laitteesta nykyisestä sijainnistaan ​​riippumatta. Kun jokainen yritys saa aluksella tallennusmyynnin ja menot sellaisina kuin ne tapahtuvat, sen pitäisi luoda tarkka tarkkuus koko hallissa. Toimistosta poissa olevat työntekijät eivät enää tarvitse odottaa palata heidän tietokoneisiinsa tietojen tallentamiseksi. Sen sijaan he voivat syöttää kaikki numerot käyttämällä mobiililaitteidensa sovellusta, joka yhdistyy pääkirjanpidon ohjelmistoon ja toimittaa tiedot suoraan pilvitietoon.

Synkronointi pankkien kanssa

On liian helppo unohtaa kirjoittaa talletuksen tai peruutuksen liiketoimintarekisteriin ja saada epämiellyttävän yllätyksen kuukausittaisen ilmoituksen saapuessa. Tämä ongelma voidaan välttää luomalla online-kirjanpito-ohjelmisto, joka automaattisesti vastaanottaa taloudellisia tietoja heti, kun pankkitoiminta tapahtuu. Tarkat dollarin määrät tallennetaan välittömästi ja pääsee käsiksi kojelaudasta, joka ei vain paranna tarkkuutta, vaan tekee myös tarpeettomaksi viettää kuukausittain kuukausittain lajittelua paperiasiakirjojen avulla varmistaakseen, että kirjat tasapainoavat.

Pidä tiedonsiirto avoinna

Luotettavan verkkotilinpitojärjestelmän avulla järjestelmänvalvojat voivat luoda erilaisia ​​sisäänkirjautumislupia, jotta yrityksen päätoimittajat, esimiehet ja työntekijät voivat käyttää ja muokata tietoja. Valvontatyökalujen ansiosta CFO: t tarkistavat, että kaikki toimii sujuvasti ja vastaat kaikkiin kysymyksiin käyttämällä sovelluksen yhteistyövaihtoehtoja.Tämä pitää tietovirran vapaasti kaikkien taloudellisten päätösten tekijöiden kesken ja poistaa esteitä, jotka ovat tehokkaan toiminnan tavoin. Jos liiketoiminnan tarpeet muuttuvat, talousjohtaja ja palveluntuottaja ovat aina valmiina auttamaan parannuksia.

Hyödynnä raportointia

Raporttien luominen taloudellisista tiedoista ilman ohjelmistoa on työläs prosessi, joka yhdistää pienyritysten työntekijät, jotka voisivat olla tuottavampia muualla. Tietojen keruun viivästyminen ja näiden manuaalisten raporttien laatiminen aiheuttavat riskin, että tiedot saattavat vanhentua, kun raportti on valmis. Verkkopohjaiset kirjanpitoalat sisältävät raportointivälineet useille tärkeimmille liiketoiminnan mittareille:

• Ennustettu myynti
• Tulot ja kulut
• Kassavirta
• Tulos ja tappio

Koska kaikki järjestelmään syötetyt tiedot korreloi välittömästi , jokainen uusi raportti heijastaa viimeisimpiä muutoksia yhtiön talouteen. Cross-platform-synkronointi on yksi verkkopohjaisten raportointijärjestelmien tärkeimmistä eduista, mutta se ei ole ainoa. Kattavat hallintapaneelit voivat yhdistää tietoja, parantaa raportointia ja sallia taloustoimittajien pääsyn yrityksen keskeisiin suorituskykyindikaattoreihin ilman edes käynnistää tietokonetta. Mobiiliyhteydet kirjanpitosovelluksissa ovat kaikkialla ja käyttäjät voivat tarkastella ja muokata, käsitellä ja analysoida kaikkia tärkeitä tietoja missä ja milloin se on tarpeen.

Kaikki ohjelmat yhdistävät

Verkkoselvitys on erittäin hyödyllistä, kun se on liitetty muihin sovelluksiin, joita yritys käyttää operaatioiden hallintaan. Yhteensovittaminen ajan seurannan, palkanlaskennan, varastonhallinnan ja muun ohjelmiston avulla turvallisen integrointialustan avulla yksinkertaistaa tiedonsiirtoa ja varmistaa, että online-kirjanpitojärjestelmän kautta saavutettavat tiedot ovat aina tarkkoja.

Automaation tavoin integraatio helpottaa tehokkuutta ja säästää yritystä huomattavan määrän rahaa vähentämällä aikaa metsästää alaspäin osuuksia, jotka olivat aiemmin hajallaan eri osastoissa. Integraatio myös paljastaa paljon toistuvaa tietojen syöttötehtävää, vähentää virheen määrää ja antaa yrityksille mahdollisuuden optimoida raportteja, jotka sisältävät suurimman osan yksityiskohdista.

Yksi tärkeä osa kirjanpitojärjestelmän integraatiota on ymmärtää ensin, mitä haluttu tulos on ennen järjestelmien kohdistamista. CFOs voi tarkemmin arvioida eri ohjelmien monien ominaisuuksien ja etujen merkitystä varmistaakseen, että ne todella vastaavat yrityksen tarpeita. Esimerkiksi työn kustannuslaskentaan tarvitaan useita järjestelmiä, jotka puhuvat toisilleen palkkalistoilla, ajan seurannassa ja pääkirjojen järjestelmissä. Jos työn kustannuslaskenta on tärkeä raportoinnin periaate, se, onko aikasovellusohjelma synkronoinut tiedot palkkahallintopalveluihin, on erityinen ja tärkeä näkökohta.

Työympäristön muokkaaminen

Yritykset, jotka tarjoavat integraatioratkaisuja, sisältävät usein räätälöinnin osana palveluitaan.CFO: t voivat hyödyntää tätä luomaan keskeisen alustan, joka on räätälöity erityisesti yrityksen tarpeiden hoitamiseen. Jokainen yritys vaatii tiettyä asennusta työnkulun, tietojenkeruulomakkeiden ja ohjelmistosovellusten välisten yhteyksien suhteen. Itsenäisen alustan on oltava riittävän helppokäyttöinen kaikille ilman laajaa koulutusta. Verkkotilinpito voi olla saumattomasti integroitu tähän ympäristöön niin, että siitä tulee säännöllinen työkalu tiedonsiirron hallinnassa.

Muista, että muokkaukset saattavat edellyttää koulutettujen IT-palveluiden puuttumista tarpeen mukaan yhteyden muodostamiseen, varmistaa, että tiedot synkronoituvat asianmukaisesti ja raportit ovat tarkkoja. Tätä tukea on budjetoitava, kun otetaan huomioon uusien kirjanpitojärjestelmien ja online-kirjanpitopalvelujen käyttöön liittyvät kustannukset, koska ne tarvitsevat viime kädessä paitsi asennuksen aikana myös muutoksen aikana, kasvun aikana ja kun tilitiimi tarvitsee uutta tietoa ja raportointia. Yritykset lähestyvät tätä monin tavoin.

Pienet yritykset, joiden budjetti on rajallinen ja joiden osuus talousjohtajasta on kirjanpitopäähän, saattavat mieluummin pitää suhteensa haltijan kanssa, joka voi olla joustava ja tarvittaessa soittamaan. Ellei tarve ole laaja, työtuntien laskutus olisi todennäköisempää pienyritysten budjettien hyödyntämiselle kuin kuukausittainen pidätys. Toisaalta suuremmat yritykset tai monimutkaiset kirjanpitotarpeet saattavat hyötyä enemmän pitämästä tietotekniikkayritystä ylläpitäjän palvelemaan jatkuvia tarpeitaan. Rajoitetuissa tilanteissa jotkut yritykset sopivat parhaiten tarjoamalla henkilökunnalle sisäistä IT-tukea. Tämä on yleensä kaikkein parhaiten soveltuva yrityksille, joilla on jo tietotekniikan henkilöstö, joka voi ottaa lisäjärjestelmän vastuuta.

Antamalla CFO: eille, yritysten omistajille ja työntekijöille yhteinen ympäristö, jolla seurataan ja hallitaan taloutta, online-kirjanpito käsittelee monia tarkkuutta ja viestintää koskevia kysymyksiä, jotka voivat aiheuttaa haitallisia virheitä. Oikea toteutus luo alustan, joka muuttaa tapaa, jolla yritykset käsittelevät taloutta ja tarjoavat ihanteellisen ympäristön tuottavuuteen ja kasvuun.